浅析如何加强高校基建档案管理

2014-08-15福建许碧瑜

职业技术 2014年4期

福建许碧瑜

2006 年实施“十一五”规划以来，随着我国高等教育事业的大众化发展，高校的办学规模也日益扩大，随之产生了大量的高校基建档案资料，大大增加了高校基建档案管理的难度。因而，如何加强高校基建档案管理，最大限度地发挥其经济、社会效益，为高校稳定持续发展提供便利服务，成为摆在我们面前的一个急迫需要解决的新课题。

一、高校基建档案的特点和作用

1.高校基建档案的重要特点

高校基建档案数量多且繁杂，要做好高校基建档案管理，了解高校基建档案的特点是首要任务。其特点可概括为以下四点：

（1）档案周期长。一个基建项目一般包含项目的申请批复、可研、立项、设计、施工、竣工、结算等几个阶段，这往往需要数月甚至数年的时间才能完成。因此，基建档案的归档周期要比其他档案长。

（2）专业性强。基建工程一般由建筑、结构、电气、暖通、给排水等专业组成。每个项目资料既相互独立，又相互关联，技术性很强。且每一个项目又涉及好几个分部分项工程。

（3）动态性。基建档案是记录基建从提出到交付使用全过程的档案，在建设过程中，基建资料随时都可能存在动态变化。如在设计中常遇到设计变更、施工质量出现问题需要采取补强方案等。

（4）庞大性。基建档案由于投资规模大，参建部门多，设计专业广，使得形成的数量往往多于其他类型档案。

2.高校基建档案的作用

基建档案是高校基建工作的历史记录，它真实客观地反映了学校内建筑物、构筑物、地下管线的位置及走向，是高校建设发展的重要历史凭证。它对今后学校改建、扩建、抗灾及今后发展都具有极高的参考价值。学校通过对基建档案的利用，可以直接或间接的在改造、修缮等各种生产和经济活动中起到增值的作用。以华南女子职业学院烟台山校区教学楼办产权为例，由于种种原因，该校区在建成后未及时办理产权证，学校固定资产科通过档案室查找借阅办理产权需要的基建档案顺利办下产权证，落实学校产业。

二、高校基建档案管理的现状及问题

1.基建档案管理重视不够，归档资料质量低

大部分高校在基建前期建设中，往往对基建档案的重视不够，建设过程中不注重资料的收集，无法提供完整的档案资料。在基建档案的收集整理过程中，发现有：（1）信息记录不完整且不符要求。有的资料填写有错漏，如工程的竣工日期、竣工图的编制日期未填，施工、监理报告在套用其他工程格式后工程名称未及时更改，隐蔽工程的资料不齐全和资料随意用铅笔、红色水笔等涂改等。（2）竣工图纸编制不规范。主要表现为未按实际现场施工情况编制、直接用施工图代替竣工图，竣工图章上的签章存在代签现象等。上述与事实不符、不能真实反映实际情况的竣工图是没有利用价值的。（3）提供的资料很多为复印件。作为最有力凭证的档案原件，建设相关单位提供的数量少，在办理规划许可证、消防图审、施工许可证等流程时，又要求提供原件办证，导致最终学校归档时仅能使用复印件。但复印件与原件的法律效力有很大区别，在利用时复印件不能作为依据。

2.档案管理人员水平不高

基建档案管理是基建档案的真实性、连续性和完整性的可靠保证。如果忽视基建档案形成的任何一个环节，势必无法保障基建档案成套性和完整性。目前，大部分高校安排基建部门技术人员兼职担任基建档案管理人员，虽其专业知识强，但对基建档案重要性的认识存在不足，存在“重建设，轻档案”的思想。且兼职档案员工作繁杂，时间和精力都放在如何监管基建项目上。在工作繁忙时，根本就顾不上基建档案的收集整理。而高校档案管理机构派出的管理人员工程知识匮乏，对基建程序不了解，无法对基建档案起到很好的监管作用。

3.利用方式不妥

由于基建档案的复杂多样性，很多高校在利用基建档案时直接借用原件，造成原件残破，大大影响对档案的保管。

三、做好高校基建档案管理的对策

1.转变观念，提高基建档案意识

正确认识基建档案的重要性是提高基建工程管理质量的关键和保证。基建档案管理必须以人为本，贯彻科学发展观，化被动为主动，使学校领导、各参建单位和档案人员达成共识，分工配合，共同做好基建档案工作。同时通过加大档案宣传，加强基建档案人员的工作积极性和责任感，提高档案工作的地位，使广大基建工程参与者、利用者逐步认识到档案和档案工作的必要性，群策群力，共同配合提升基建档案管理水平。

2.制定和完善各项管理制度

一是，做好高校基建档案的管理要提升专业化管理水平，应强化基建档案管理人员的职业道德和提高其业务技能。档案管理人员不但要培养良好的职业道德，了解工程专业基础知识及识图知识，更要熟悉工程建设流程，做好基建档案前期准备阶段、施工、监理阶段和竣工验收阶段的档案收集整理工作。二是，根据国家及省内编制的基建档案管理条例，制定符合本校自身情况的基建档案归档范围及期限，学校基建职能部门按要求定期向档案管理机构移交档案，同时学校档案管理机构及时安排人员下现场指导整理、立卷工作，并制定交档计划。三是，把项目基建档案工作写入与施工单位、监理单位签订的合同中，使施工、监理单位既明确基建档案归档的要求以及需提交的竣工验收档案资料数量，又能促使其按时保质收集档案，从而规范化管理基建档案，做到有章可循，有据可依。

3.做好基建档案工作“三同步、三参加、三纳入”管理

“三同步”、“三参加”、“三纳入”是国家对基建档案管理提出的基本要求，其内涵主要包括：（1）三同步。基建工程从工程项目的申请开始就与建立档案工作同步进行；工程建设过程中，要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收时，要与提交多套齐全合格的竣工图的验收同步进行。（2）三参加。工程建设开始，基建档案管理人员参加基建例会、协调会议等；工程竣工验收时，档案人员要参加基建项目的竣工验收；参加重要设备、仪器的开箱工作，如水泵、高低压配电柜等设备开箱、调试工作等。（3）三纳入：将档案工作纳入项目（工程）建设计划；纳入施工管理各个环节；纳入基建分管领导和参建部门人员的岗位责任制。

做好基建档案管理的“三参加、三参加、三纳入”，关键在于学校从制定基建计划起就将档案管理纳入其中，且从工程提出开始，基建档案员就提前介入，及时的参与、收集、整理该项目档案，保证档案的质量。否则，若在工程结束后在开始收集，容易错漏些重要资料，且因参建部门多，事后补资料手续繁琐核实困难，而造成档案的缺失。

4.逐步完善基建档案现代化管理

随着高校办公系统信息化与网络技术的普及，高校档案管理模式也在逐步信息化，基建档案归档也应同步更新。因此，高校基建档案管理工作，必须从传统手工作业方式向信息化管理过渡，采用科学、先进的档案管理软件进行档案信息的存储和利用，提高工作效率，避免重复工作。同时通过计算机信息系统将传统的纸质载体档案材料转化为可以自动检索、网络化运用的技术。例如，设计单位除提供纸质的蓝图外还应提供规范的CAD图等设计成果；施工单位可将设计变更、签证等直接在电子图上修改、标识，作为竣工电子图交存；与基建相关的管理文件进行电子扫描存档，建立电子目录；施工阶段照片、隐蔽工程照片、会议录音录像等资料收集存档，建立电子目录；绘制建设工程情况一览表和投资情况统计表等，用于后期工程利用时检索、统计和查阅。