浅谈对人事档案管理的探讨

山西 任春霞

人事档案管理工作是各单位和部门人事组织工作的重要组成部分，也是全国档案工作的重要组成部分。人事档案工作也在不断发展和变化。也面临了一些新形势和新任务。如何在市场经济条件下正确认识人事档案工作的社会价值，面临着一些问题，进一步改进人事档案管理工作，充分发挥人事档案管理工作的作用，更好地为单位和社会组织服务。

一、人事档案及人事档案管理的概念

随着社会和人类的发展，以及文字的文明和运用，私有化的出现，为档案的形成创造了条件。

1.档案的含义

档案的含义：现代一般认为，档案是指国家机关和单位、社会团体和个人在从事各项活动时对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像和历史记录。档案是最原始的记录，人类经过社会实践活动，随着社会的生产力和科技的发展，通过新材料、新的记录方式，如：声像档案、磁盘档案、光盘档案、胶片档案等等决定的档案的多样性。

2.人事档案的含义

人事档案是人事管理工作中记录个人学习、工作的经历以及品德表现，以组织和社会团体为单位，按一定的方法和规则加以整理、统一保管起来，以备查找和利用的文字材料。是个人经历、学历、社会关系、工作表现、业务技能、思想品德及各种奖励处分等信息的记录。是对个人情况的真实反映。

3.人事档案管理的含义

人事档案管理是收集，整理，存储，人员识别，统计提供利用的活动。人事档案是人事管理活动中形成的，记录和反映其性能的个人经历，以个人为单位，准备的文件和材料的研究。主要由人员，组织，在中等劳动等部门，和使用人员的工作活动的选择，是个人经验，原始记录的教育背景，社会关系，道德品质，专业能力，工作条件等。参与各方面反映在社会活动的真实记录和个人细节。

二、人事档案管理存在的主要问题

人事档案具体包括以下内容：1、履历材料；2、自传材料；3、鉴定、考核材料；4、学历、职称材料；5、政治历史审查材料；6、参加党团组织材料；7、奖励材料；8、处分材料；9、招工、聘干审批表、转正定级表、任免呈报表、晋升审批表、调资审批表、离退休审批表等组织上形成的审批材料；10、其他可供参考的材料。

人事档案管理存在的主要问题表现在以下几个方面：

1.人事档案内容的真实性

内容的真实性是人事档案的生命，而现有的档案存在内容的失真性。如：出生年月、参加工作时间等，公历农历填写随便，每一次填写都不同，而且出生年月中身份证时间和材料内容不同。参加工作时间、入党时间也不同。不同材料出现的姓名也不同。不写曾用名，也不加以说明。档案中的考核鉴定材料中大多只有优点，没有缺点。怎么有利于自己就怎么写，随意性很大。人事档案部门也没有进行严格审核，及时发现问题、解决问题，给档案工作带来了困难。

2.人事档案材料的完整性

人事档案材料不全，一些履历表、年度考核表、学历都没有，探其原因，有两方面：一是对人事档案的不重视，他们认为年度考核表等类似的表格已填过不少，自己近年来变化也不大，不填也行。有的人填写不认真，能省则省，家庭成员和社会关系都不填，这些材料他们也不送到主管部门，而是自己保存。二是主管部门没有将材料及时归档。一些人事档案人员并非专职人员，往往身兼数职，只是将要保存的材料收集堆放，没有及时归档，导致个人档案中材料内容不全，更严重的是有的同志调离时也没将归档的材料放入其中个人档案中。

3.人事档案制度的完善性

完善人事档案制度人员是基础，制度是保障。档案的性质决定了人事档案工作是一项非常严肃的工作，必须按照各项规章制度办事，遵循《收集制度》，建立人事档案材料收集网络，明确收集的范围和要求，遵循《保管保密制度》，采取切实有效的措施，减少人为因素的影响，保障档案的安全，延长使用寿命；遵循《查阅制度》，明确人事档案利用的方式和方法，制定严格的查阅制度，确保人事档案的安全，充分发挥人事档案的利用率。人事档案信息化管理采用信息化手段是当今社会发展的一大趋势，同时对人事档案工作提出了新的要求，因此运用当代科技新成果和新手段，提高人事档案工作的效率和水平。

4.人事档案管理人员素质的要求性

作为一名档案管理人员更需要一种奉献精神和服务意识，这就需要具备一定素质和能力，同时树立以下几个意识：

（1）政策意识

为了保障档案管理工作的开展，国家制定了一系列的档案法律法规。档案管理人员要树立有法纪意识，严格按照相关规范管理档案材料，确保档案的安全、有序管理。按照有关法律规定，确保人人事档案信息真实准确、材料齐全完整，管理规范严谨。

（2）责任意识

人事档案是反映个人经历、工作表现的真实历史记录，人事档案因其真实性、原始性和较强的机密性以及无可置疑的证据作用备受重视和信赖。是人才资源的信息库，所以档案管理人员要有较高的政治素质、业务素质和文化素质，做到档案的不坏、不丢、不散、不乱。同时要努力提高业务知识，熟悉档案整理工作的相关规定，使每卷档案达到完整、真实、精炼、实用的要求。

（3）创新意识

档案工作要获得良好的发展，依赖于档案人的创新意识。人事档案管理者要利用现代化管理手段，不断学习掌握现代档案管理理论与新技术的运用，开拓创新，加大投入，对人事档案实施动态化管理和维护，建立新的数字档案和多媒体，通过现代化手段建立人才信息收集，为社会生活和经济的发展提供有力的保障。

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