浅议新时期医院人事档案信息化管理工作

2014-08-15张秀梅

中国卫生产业 2014年14期

张秀梅

大连市金州区第四人民医院，辽宁大连 116100

近年来，随着我国医疗体制改革的深入推进和医疗市场竞争的加剧，医院管理发生着显著的变化。医院规模的加大，医院员工队伍的壮大，使医院人事档案管理进入了全新的时期。与此同时，进入信息时代以来，计算机、互联网络等现代信息技术在社会管理的方方面面都发挥着重要的作用，为医院人事档案管理的信息化奠定了基础。在这种情况下，医院人事档案管理迈向信息化已是一种必然的趋势。接下来，笔者将结合自身的工作要历，分析医院传统人事档案管理的弊端，探讨医院人事档案管理实现信息化管理的对策。

1 医院传统人事档案管理的局限性

医院传统的人事档案管理模式依然是不少医院人事档案管理的主要方式，它主要的特点是静态管理，以资料的记录为主，注重历史性，无法实现共享，对变化中的个人信息无法做到动态处理。具体来说，传统的医院人事档案管理的局限性主要表现在以下几个方面。

1.1 管理制度僵化

我们正处于社会变革阶段，人事制度也在不断的改革与发展过程中，医院等医疗卫生单位的选人、用人手续呈现出简化的趋势，但人事档案管理的终身制特点没有改变，人事档案材料的更新、补充与修正不及时，给需要使用人事档案的用人单位带来不便，甚至影响到人才流动中人事审批审核工作，给人才流动带来了事补的阻碍，与时代潮流所不相符。

1.2 在人事档案管理方法过时

人事档案管理是专业性很强的管理工作，并具有高度的保密性与政治性，这对管理人员提出了很高的要求。但从当前大多数医院人事档案管理工作人员队伍来看，管理人员人数的不足，兼职人员的大量存在，降低了人事档案管理水平。特别是非信息化管理手段，使人事档案还停留在手工编辑、人工检索的阶段，人事档案的整理、归档都无法做到及时性，给人事档案管理带来隐患。

2 医院人事档案管理信息化的作用与前提条件

2.1 医院人事档案管理信息化的作用

信息化是我们这个时代的特征，实现医院人事档案管理工作的信息化，不仅给我们带来了一种全新的人事档案管理工作理念，更可以为我们的人事档案管理工作水平提升发挥重要作用，进而推动整个人事管理工作水平的提升。一方面，人事档案管理信息化有助于提升医院人事档案管理的工作效率和准确性。人事档案管理工作的政治性、保密性以及对准确的要求，在传统人事档案管理模式下，管理人员一个个档案柜、一个个档案袋的查找方式，不仅效率极低，也容易造成档案袋内内容装错袋等问题。而实现信息化以后，则可以很好地避免这些问题，只需要一个检索关键词，就可以轻松地查找到所需要的档案。另一方面，人事档案管理信息化有助于人事档案管理创新。在信息化系统中，借助网络与各种信息化平台，管理人员可以对医院所有人事档案进行相应的管理，如，出报表、做统计等，既方便又迅速。

2.2 医院人事档案管理信息化的前提条件

医院实现信息化的人事档案管理需要一定的前提条件，主要包括：①必要的资金投入，构建计算机网络，购进计算机终端等都需要资金投入。②建立与信息化管理相适应的管理制度，从文档一体化、归档、保密等制度，到查阅利用制度、网络安全管理制度，要围绕着人事档案管理信息化构建起完整的制度，以保障人事档案信息体系的安全、高效运转。三是员工队伍培训。制作和运用人事档案信息，涉及到网络管理、图像处理、数据库建设以及网页建设等多个方面的知识，需要对人事档案管理工作人员进行相应培训，使其具备信息化管理能力。四是技术支持，建立医院人事档案信息化管理系统，除了自身档案的信息化处理，还需要借助专业知识开发信息化管理平台，保障数据库正常运转，这些都需要有专业的技术力量。

3 医院人事档案管理信息化的对策

医院人事档案管理实现信息化不仅便于了解医院每个员工的人事档案，更可以对整个员工队伍的情况进行整理总结，从而及时获得医院急需人才的准确信息，进而为医院人才引进提供科学依据。要实现医院人事档案管理的信息化，做好以下几个方面工作。

3.1 要给予充分重视

人事档案的信息化管理是人事档案管理的必然要求与发展趋势，但它绝不仅仅是人事管理部门的事情，而是整个医院管理的范畴。从医院院长到每一个员工，都应该认识到人事档案管理信息化的重要性，在经济上、工作上给予人事档案管理信息化工作支持，从档案材料的提供、撰写到个人信息的变更填写，都要符合医院人事档案管理信息化的规范要求。特别是医院管理层，要从经费上保障信息化设备的到位与及时更新，为人事档案管理引进更加专业化的工作人员，建立高素质人事档案管理人员队伍。

3.2 加强档案信息化技术研发

医院人事档案信息化软件系统平台，是医院人事档案管理信息化的基础，医院应该开发具有其自身特点的统一的数据库，从而有利于医院各部门之间的档案信息传递与共享。同时，加强信息系统平台的管理，以保证医院人事档案数据的准确性与完整性。并对所有部门与管理人员的使用、管理权限进行明确规定，以确保在人事档案信息化系统平台下，其人事档案管理符合政治性、保密性、准确性的要求，维护人事档案的权威。特别是要严禁无关人员对人事档案的查阅和修改，以维护医院人事档案管理的正常秩序，使其成为医院管理的重要助力。

3.3 加强档案信息化软件系统的安全防护

安全是人事档案信息化系统平台正常运转的基础，没有安全保障的信息化系统将失去存在的价值。医院人事档案信息化系统平台的安全防护主要是做好防病毒攻击和非法入侵。对于前者，应该出台严格的制度，对人事档案系统的信息使用、操作做出明确的规范，严禁使用未经许可的U盘等介质存贮信息，不得使用来路不明的软件，数据库服务器单独设置等，以做到系统安全的万无一失。对于后者，要从硬件和软件两个方面做好防火墙，对确需使用医院人事档案信息的人员进行单独授权，对系统进行严格的加密管理，并对医院内部局域网与互联网络进行隔离等。

3.4 加强管理人员工作培训

医院人事档案管理信息化对其管理工作人员有着与传统人事档案管理工作更高的要求，要加强对管理人员的培训工作，以使其适应信息化管理手段的要求。一方面，要加强管理人员的政治素质培训。网络环境下，信息的安全问题更加突出，在安全授权、系统维护以及信息准确性上，要对管理人员加强培训，以保证人事档案管理始终安全有序地开展。另一方面，要加强管理人员的业务培训。这其中包括了人事档案管理专业知识，计算机专业知识、网络知识、数据库知识以及网页制作等知识。通过培训，要让员工能够熟练地使用人事档案信息化系统平台进行档案编辑、检索等处理。可以组织专业培训，也可以请进来、走出去，组织人员工外出培训，不断提高医院人事档案管理工作人员的信息化水平。