房管档案信息化建设

陈璐瑶

（烟台开发区住建局，山东 烟台 264006）

0 引言

随着现代信息技术的发展，各行各业都处于数字化信息社会的环境之中。电子文件的大量出现，对传统的档案管理理论及其方法有严峻的挑战。近年来，随着房产行业的快速发展，房产管理档案在住房保障、交易评估、权属登记、私房落政、旧房改造、市场调控、优秀历史建筑保护和诉讼仲裁等方面的作用日显突出，政府、社会对房管档案规范化、信息化管理的要求和需求日益迫切。党的“十六大”明确指出：“信息化是我国加快实现工业化和现代化的必然选择”，并及时提出要“以信息化带动工业化”战略决策，将信息化建设列为国民经济和社会发展的重要内容。因此，房管档案工作必须跟上国家信息化建设步伐，实现档案信息化建设与国民经济和社会需要同步发展，笔者就房管档案信息化建设谈谈粗浅的认识。

1 房管档案信息资源建设

房管档案，是各级房产行政管理部门在管理过程中，经过收集、管理、鉴定，按照一定的程序和手续形成的反映房产状况的有保存价值的文字材料、图纸、磁介质磁盘等各种载体的材料。房管档案信息化建设，是指以计算机技术为基础，结合网络等各种高新科技，将房管实体档案转化为计算机数据，并通过计算机系统对档案数据进行信息化管理的过程。房管档案信息化不仅能够规范、简化房管行业档案管理的过程和手段，提高房管档案保管与利用的效率，而且能为政府机构间共享数据、方便公众查询、深化档案编研利用提供有效的技术支撑。房管档案资源信息化的核心内容即档案信息资源的建设，而档案资源信息化的对象主要是档案资源。因此，房管档案信息资源建设水平直接决定档案信息化内在质量，关系到档案资源的有效开发和利用程度。首先，房管档案信息化离不开现代信息技术的支持。无论是档案资源加工的数字化，还是档案信息传输的网络化，都是以计算机技术、通信技术以及相关信息技术为工作手段和技术基础的，档案资源信息化离不开信息技术在档案领域的应用。房管档案信息化建设通常所用的信息技术主要包括数据技术、数据库技术与数字化技术、网络及数字通信技术、数字信息存储技术等；其次，信息设备是实现房管档案信息化的物质支持。基础硬件设施主要包括网络设备、服务器、档案数字加工的输入、输出、存储、传输及其他设备；最后，充足的高质量的房管信息资源是信息化的基础。档案的信息化建设，档案部门对本单位的档案信息资源进行合理配置、分工协调，形成档案信息资源库，以有效提供房管档案信息。只有建立起资源配置合理、特色突出、利用方便的档案信息资源库，才能有效地实现房管档案共享。

2 加强房管档案标准化的建设

房管档案专业工作的标准化，就是制订、修订各种类别、各种层次的档案专业标准，将其付诸实施的工程。既要按照国家推荐信息化管理的标准，又要根据房管系统业务特点和自身需要来定制相关管理标准系统，并在实践中不断进行完善。在信息化建设前，要根据档案法律法规和《电子文档归档与管理规范》等相关文件，结合房管档案实际情况，指定电子档案管理标准的实施细则，使信息化建设方案既符合国家的标准，又有鲤鱼实际的操作。夯实实体档案管理，加强档案的收集、整理和保管工作。必须认真组织力量，深入探索，把握房管档案信息化建设的特点和规律，加速推进房管档案信息化建设。逐步实现房管档案管理的规范化、系统化和科学化。要建章立制，进一步强化档案信息化建设和制度规范，制定和完善房管档案标准化建设和管理的法规标准，使档案信息化建设驶入规范有序的发展轨道。健全组织领导，推行责任领导管理，将档案工作人员纳入目标管理，完善内部监督管制约机制，并将档案归档人员纳入年度考核范围内，狠抓归档管理，认真把好档案的归档关，严格房管档案收集、分类、整理、立卷、保管等规范操作，做到收集齐全、整理规范、编号科学、保管安全。

3 房管档案信息化安全保障系统建设

实施档案信息网络管理必须努力确保档案信息的安全。房管档案信息化管理实现了工作方式的现代化，进一步规范了工作流程，提高了工作效率，促进了档案信息资源的共享与互通，但同时也对网络的安全管理提出了更高的要求，这包括信息系统硬件、软件、数据和网络等方面的安全。与一般信息相比，房管档案信息材料对安全、保密等方面要求更为严格，而计算机网络的开放性、集成性、共享性等特点，又使上网档案信息的安全受到一定的威胁。因此，要订立详尽的责任制度、安全保密制度，完善权限分级体系。实施档案网络信息化管理必须努力确保房管档案信息的安全。首先，必须对档案信息进行分析，分清开房档案信息和非开放档案信息，确定非开放档案信息的保密程度以及对不同利用者的限制范围；其次，制定严格的安全管理制度。应从机房管理、软件管理、监督管理等几个方面着手维护计算机系统的物理安全。其次，用户分类、设置权限。既要保证有权用户对房管档案信息的有效利用，又要研制用户的使用权限，保障档案信息的安全可靠；最后，数据备份，防止电子文档信息的丢失或失真。同时，要设置网络防火墙，对传输的数据加密，并做好病毒防治等工作。只有保证系统的安全顺利运行，房管档案管理现代化的目标才能得以实现，否则一切都无从谈起。

4 房管档案管理人员队伍的建设

房管档案涉及到个人隐私、商业秘密和国家机密，需要档案管理人员具有正确的政治方向和良好的职业道德；房管档案信息建设，需要档案管理人员具有相应的档案管理和信息技术等方面的知识。因此，要进一步加强房管系统档案管理人员的教育培训，通过岗位培训、继续教育、专题讲座、交流考察等方式不断提高房管系统档案人员在档案管理、房产业务、计算机操作、网络应用等方面的技能。因此房管系统档案人员队伍应加大新鲜血液的注入，吸纳既懂房管行业档案管理工作又熟练掌握信息技术的复合型人才，以适应房管档案信息化建设的需要。

总之，只有在加强房管档案信息资源建设、档案标准化建设、档案信息安全保障系统的建设等多方面多下功夫，不断摸索和积累经验，我们的房管档案管理工作才能适应现代化管理需求，且可获得自身的持续健康快速发展。