石油天然气长输管道建设项目档案管理的实践

王洪虎

（中国石油西部管道分公司档案馆，新疆 乌鲁木齐830013）

近年来，管道运输已成为我国石油和天然气最主要的运输方式之一，是国民经济发展的重要基础工程，对促进地区经济、带动管道沿线相关企业发展具有重大作用。

截止目前，我国现有陆上油气管道约900条、总里程近l 2万公里，覆盖全国所有省（区、市），主要集中在新疆、甘肃、陕西、浙江、河南、湖南、四川、山西、湖北、广东、江苏等 11个省（区、市），据《2014中国油气产业发展分析与展望报告蓝皮书》中预测，中国油气管道建设将朝着大口径、大流量和立体网络化方向发展，至2020年油气管道总里程将超过15万公里，由此产生大量的管道建设项目工程资料。为实施国家能源安全战略和西部大开发战略，开工建设的西部原油成品油管道工程，由中国石油西部管道分公司负责运营，本文将通过对该管道工程资料收集、整理、编制、归档、移交和利用全过程的探讨，以期为大型管道工程提高档案资源的信息化管理和利用水平提供参考和借鉴。

1 长输管道建设项目基本概况和资料产生特点

长输管道建设项目是投资大、占地多、施工距离长、建设周期长、技术复杂、设计面广的系统性工程，这些特点使得长输管道工程资料产生、收集有别于普通的建设项目。

（1）项目建设工程量大、线路长、跨地区、高强度、移动性、无依托。西部原油成品油管道工程，西起乌鲁木齐市，途经新疆和甘肃两省区共28个市(县)，最终到达兰州市，线路实际长为1858公里，设成品油首站和原油首站各1座，原油和成品油末站各1座，中间泵站9座，阀室55座，工程总投资估算为146亿元，施工区域60%以上为戈壁荒滩，社会依托条件差。管道施工采用多点同时开工，单标段连续性施工的方式，施工机具设备及各种临时设施必须随着施工进展而不断迁移。工程竣工后实际移交各类工程资料、照片、电子文档光盘共计5万余卷（件）。

（2）项目建设周期长，多点施工组织协调工作难度大。相比于炼厂、油田等建设项目，管理人员可以集中办公，但是管道项目建设动辄几百或者上千公里沿线施工，传统的管理模式和管理手段都难以适用。西部原油成品油管道工程，首次在国内大型管道建设中采用EPC工程总承包管理模式，是指受业主委托，按照合同约定对工程建设项目的设计、采购、施工、试运行等实行全过程承包模式，项目总共有100余家参建单位，划分为9个单项工程、97个单位工程，从项目立项到管道干线及沿线站场全部投产，历时近6年，项目资料多点分散产生，施工现场收集管理困难。

（3）工程物资采购与配送难度大。西部原油成品油管道工程作为大型管道建设项目，仅管材就需数十万吨，还有大量输油泵、大型阀门等设备和其他物资。管道施工与其他工程不同，其他项目的物资都集中到一个地方，而管道的物资必须配送到全线近千公里施工现场，这些物资首先通过飞机、火车运输到各个物资中转站，再用汽车运输到施工作业带。中间多次倒运，项目设备开箱验收和随机资料清点工作多采用委托方式进行收集，设备资料收集可控性差。

2 EPC管理模式下建设项目资料管理新思路

针对管道建设项目资料产生特点，西部管道公司在项目建设期间将资料管理纳入日常重点工作，紧紧围绕真实记录工程建设实际，准确反映工程建设状况，规范资料编制，组织开展工程资料管理工作，确保优质高效完成工程竣工资料的收集、整理、编制、归档和移交工作。

（1）建章立制，健全资料管理网络，为建设项目资料管理提供可靠的制度和组织保障。在项目建设初期，公司就将资料管理纳入各参建方工作职责，实行领导责任制。各参建单位建立各自的资料管理机构，健全资料管理网络，做到层层有把关，级级有落实，确保项目资料工作与项目建设同步进行。公司通过对前期项目建设资料管理经验的积累和总结，逐渐摸索建立和完善了资料管理的各项制度和工作流程，在科学的、系统的分析的基础上，总结归档为企业标准，编制发布了《建设项目文件整理与归档程序 》、《档案管理程序》、《电子文件归档与管理归档规范》等一系列标准化程序文件，提高了工作效率，节约了管理成本，并为企业取得了可观的经济效益。工程建设期间，业主成立管道项目管理机构（PMT）对管道项目建设资料实行统一领导、分级管理。业主委托的专业管道项目管理公司（PMC项目监理）依据相关标准规范要求，根据管道工程建设需要，编制完成一系列规范性文件和操作程序文件，并根据项目建设不同专业类别和单位工程，编制了施工、监理、QHSE等各类表格，完成管道工程建设资料管理制度建设。设计采购施工总承包商（EPC）根据项目资料归档范围，将资料收集和归档纳入合同管理，负责资料的日常管理工作，组织各承包商完成项目资料的收集、整理、组卷和归档。建设项目资料在正式移交前，由各参建单位按照保密规定自行保管。

（2）强化培训，提高资料管理人员岗位技能，确保建设项目资料质量受控。为规范项目建设资料管理，提高各参建单位人员资料收集整理质量和编制水平，定期和不定期组织参建单位资料管理人员进行培训。在项目建设的不同阶段，培训内容各有侧重，通过制度学习、现场演示、经验交流等丰富多样的形式，针对性的进行培训。强化培训效果考核评价，加强日常工作期间的检查指导，利用建设项目平台畅通沟通渠道，提高资料管理人员对工程资料管理重要性的认识，明确项目建设期间资料格式规范及注意事项，减少资料后期的编制工作量，掌握资料收集、管理、编制的基本方法和要求。

（3）加强督察，落实责任，保证建设项目资料收集齐全、完整、准确。在工程建设中，为确保工程建设资料齐全、完整、准确，公司主要采取了以下三项措施：一是明确资料收集原则，“谁产生，谁归档”，责任落实到岗位，确保资料收集齐全。二是狠抓施工资料生成管理，落实“三同时”制度，确保工程资料真实准确，严格要求区段监理强化施工过程资料管理，对施工过程记录逐项签字确认，杜绝人工推演和主观臆造。三是加强督查，采用定期和不定期方式对各施工标段监理、检测、施工等生成的工程资料进行检查，及时纠正工程资料管理中的问题。在工程建设期间，每年定期组织对各监理、施工、检测单位工程资料收集及管理情况进行检查和讲评，并利用单体工程完工、工程竣工预验收等时机，对区段监理、检测、施工单位工程资料收集、整理、组卷等情况进行针对性的检查和指导，确保工程资料的及时性、真实性和准确性。

（4）规范审核流程，明确职责，确保建设项目资料归档质量。各参建单位按照竣工资料管理规定完成项目资料编制后，自行组织自检自查，合格后上报EPC申请验收；EPC接到申请后，组织进行单项资料初步验收，发现问题整改完毕后提交监理PMC；EPC初步验收通过后，监理PMC再次检查核实后，按要求提交验收相关材料，向PMT申请组织档案专项验收；PMT组织档案专项验收，确认符合标准后出具正式验收意见；EPC在项目竣工验收后3个月内向运营单位移交档案，以上所有流程相关方都必须全部签字确认并加盖公章，用以备查。严格的归档审核流程和责任制度，从制度上确保了归档资料的质量，为项目投产后的使用打好了基础。

3 提升信息化管理水平，提供高效快捷的利用服务

长输管道设备检维修、升级改造分布在数千公里的管线上，传统的纸质资料借阅已经无法满足基层一线使用的实际需要，因此，公司在管道项目开工建设初期，就将电子文件收集、整理和归档作为项目资料管理的重点工作，并列入档案专项验收重点检查内容。在签订EPC项目合同时，专门条款中明确电子文件的归档范围、编制规范、归档要求等内容，以及按要求完成档案管理系统的挂接。

项目资料归档移交后，进入企业档案管理环节，通过深化档案管理系统推广利用，提高了企业档案信息资源的管控能力：通过制定统一的档案规范标准，实现了档案规范化管理，实现了各类档案在线查询、借阅和归还功能；通过档案的数字化工程，实现了档案资源的电子化，提升了档案利用服务能力；通过增强档案与企业生产经营之间的有机联系，强化编研利用，使“死档案”变成“活信息”，实现了档案的高效利用。项目投产以来，档案部门在公司生产检维修、安全设施改造、产能扩建过程中，提供在线利用500余人次，档案30000 卷（件）。

随着馆藏资源不断丰富，信息化管理水平不断提升，项目资料将在管道运营企业后续的运行管理、检维修等过程中发挥出更大的作用。档案部门作为企业信息资源的管理单位，要更加积极主动地开展档案宣传和资源的深入发掘，及时为利用者提供准确、齐全、完整的数据信息。