高校二级学院教学档案管理的新模式研究

严华李江

（上海电力学院，中国 上海 200090）

一个学校的各项活动必定是围绕着教学而展开的，其中教学档案作为教学活动的原始记录，客观地记录了教学活动的各项环节，保留着教学各个进程的真实情况。如何提高二级学院教学档案管理水平，实现教学档案管理工作的标准化、规范化和现代化，是二级学院教学档案管理工作中的一个重要课题。

1 二级学院加强教学档案管理的重要性

1.1 规范的教学档案管理有助于提高教学管理水平

教学管理水平的提高，在很大程度上要依靠教学档案来提供依据，通过对教学档案中有关内容的分析、总结、预测，从宏观上可以明确学校的发展方向，制定教学计划，更好地安排师资，并可根据实际需要制定短期规划和长远规划。

1．2 规范的教学档案管理有助于提高教学质量

学校的主要任务是教书育人，如何提高教学质量始终是教学过程的根本，有完整的教学档案就意味着有了众多的经验累积，在此基础上不断加以完善和提高，便可以为以后教学活动提供有益的参考，为有效提高教学质量服务。倘若没有规范的管理教学资料，老师们便无从查阅，无法参照，更谈不上经验的积累，教学质量的提高。

1．3 规范的教学档案管理是教学工作评价的重要依据

对二级学院进行评估，教学工作的评价是其最重要的方面。其中三个方面的评价，如教学管理、教学建设、教学效果，是需要直接查看教学档案的，其考核是以教学档案为依据的。 如要评价整个学校的教学管理工作的水平与质量，可以通过查看教学管理文件、条例和制度，以及教学计划的执行与修订情况，考试的组织管理与违纪处理情况。这就需要在进行教学的过程中，要建立健全教学管理档案。

2 二级学院教学档案管理存在的主要问题

2.1 档案管理意识淡薄，管理制度不健全

二级学院是从事教学活动的一线教学单位，承担着艰巨的教学任务。从学院领导到教师更是始终把教学工作放在最为突出的位置。但对教学档案管理工作仍缺乏足够的重视，重教学轻档案的现象仍然普遍存在。二级学院档案建设起步较晚，学校档案馆和教务部门在宏观层面制定了教学档案管理的规章制度，但针对二级学院的制度建设较少，造成了在实际档案管理的过程中，由于各院系自身特点的不同，教学档案不齐全、不规范、不完整的情况很多。

2．2 档案材料管理不规范，收集不齐全

一方面，各二级学院基本不设专职教学档案管理人员，一般是由教务员兼任档案管理员，他们都没有受过专业的档案知识培训，主要精力也很少花在收集和整理教学档案上。因此，各学院教学档案管理工作基本上停留在应付了事的状态上，管理不规范现象较为严重。另一方面，教师教学任务重，往往对教学档案材料草草应付，疏于整理，有的档案材料无落款、无日期、无单位盖章，造成档案材料不齐全、不完整、质量不高，甚至不少教学档案在个人手中没有及时上交归档。

2．3 管理技术落后，管理条件参差不齐

二级学院教学档案管理由于缺少人员、经费、场所，导致管理手段较为单一，大多数学院教学档案仍然以纸质文档为主，以手工管理为主要方式，信息化管理手段运用不足。在管理条件上，大多数普通院校对学院教学档案管理投入不足，没有为学院配备专门存放教学档案的标准化库房。甚至条件不足的学院将档案存放在学院教学秘书办公的场所，教学档案管理环境较差，严重影响教学档案管理质量。

2．4 教学档案信息资源缺乏充分的开发和利用

目前，大部分二级学院教学档案信息化管理程度不高。受传统教学模式的影响，二级学院的教学档案还以纸质材料为主，管理手段比较落后，档案查找主要靠人工进行，没有档案管理系统辅助，档案编研利用更是无从谈起。大多数教学档案基本上处于、束之高阁、的状态，除了应对教学评估和学校教务部门的教学检查之外，基本上无人问津。此外，由于对教学日常材料的管理存在不系统、不齐全等问题，导致高校内部各系、部之间难以进行档案资料的交流和沟通，从而使得高校教学档案难以实现信息资源方面的共享。

3 二级学院教学档案管理的新模式

3.1 采用过程管理的纵向方式的分类管理

传统的教学档案管理大都是采用了横向分类的方式来进行，以档案的性质、特征、作用等，进行整理存档。这种分类管理方式凸显了不同类型教学档案之间的区别，有助于档案的分类管理和特色档案建设，也有利于开展专项教学督查。但这种模式忽视了教学档案的连续性和系统性，不能体现教学档案的内在有机统一。因此，可以采用过程管理的方式，从纵向的角度来加强教学过程档案的建设，真实反映教学的实际过程。然后，辅之以横向分类，加强高校教学档案的内在连续性，又不忽视不同教学档案的特点和作用，切实提高教学档案建设的质量，以更加清晰和流畅的方式来构建教学档案体系。

3．2 贯彻以人为本为基本理念的管理思路

教学档案管理的思路，应该贯彻以人为本的理念，真正从师生和教学活动本身出发，依靠师生，服务师生。在教学档案管理中，要注意发挥师生的主观能动性，让一线教师和学生参与到教学档案建设中去，并及时肯定师生在教学档案管理中的积极作用，帮助他们形成档案意识，主动形成并完善教学档案材料。同时也要做好服务工作，将教学档案建设的作用发挥到实处，为师生员工提供人性化的档案服务，增强大家对教学档案管理的信任与信心，有力地提高教学档案管理的水平和质量。

3．3 应用依托网络信息平台的管理技术

随着经济的发展和信息技术的进步，自动化办公和网络化办公已经被普遍采用，教学档案管理的信息化也提上了日程，甚至也有高校提出了无纸化办公的设想。但实际上，纸质教学档案仍然是高校教学档案管理的基本形式。因此，在教学档案的管理技术上，在不忽视部分纸质档案必要性的基础上，我们要充分利用科技发展带来的技术创新，牢牢把握教育现代化的机遇，构建以网络和信息存储技术为基础的自动化办公和教学档案管理平台，尽量减少纸质档案的数量和种类，并以技术手段保障网络教学档案的真实性、科学性、权威性和安全性，不断提高教学档案管理和传输利用的速度和效果。

3．4 构建具有协调机制的多级管理机构

在学校教学档案管理的层次上，注意部门和机构之间分工与协调，以教务管理部门为中心，把握教学过程的全局，从宏观的角度做好教学档案的建设和管理。同时，学校要重心下移，将教学档案建设和管理的重点落实到院系二级机构这个层次，充分发挥二级机构在高校教学档案建设中的中坚作用。院系教学档案管理要紧紧围绕教学质量提升为目的，充分发挥教研室和骨干教师的主观能动性，做好基本教学档案的建设，为教学档案管理水平的提升奠定坚实的基础。各级教学档案管理机构，要注意沟通和协作，避免教学档案的重复建设和因理解有误而造成的错误建设，从而提高教学档案建设的质量和利用效率。

［1］黄健.高等学校教学档案收集问题思考[J].档案管理,2012(3).

［2］张芳林.论高校教学档案的保全与整理[J].安康学院学报,2008(10).