高校教学管理人员Excel办公能力存在的问题和对策研究

刘向阳 胡海霞 姜 燕

（1.湖北医药学院 计算机教研室，湖北 十堰 442000；2.十堰市太和医院 内分泌风湿病科，湖北 十堰 442000）

0 引言

近年来,随着高校招生规模的扩大，教学管理人员的工作量成倍增加。教学工作量的核算、教学周历的制作与合并、学生绩点计算和奖学金评定等等大数据量的统计报表都需要在Excel中进行数据管理与分析。然而很多教学管理人员对Excel的认识和使用，仍停留在最初级的水平，工作效率低下，日常数据表格设计的也很粗糙。合理利用Excel电子表格的公式(函数)和数据处理功能代替手工计算,不但可避免大量复杂的数据运算过程和重复性劳动,而且计算快捷、准确,工作效率大大提高。

1 国内对提高Excel办公能力研究现状和分析

通过查询中国知网(CNKI)，国内高校学者主要将视野局限在如何利用Excel解决实际问题：如课时统计、奖学金评定等等具体事务。由于受期刊形式和内容所限，普通Excel用户鲜有通过查询期刊获取Excel操作知识来提升。国内Excel的教学书籍也基本与教学管理无关。以教学管理和Excel为关键字在图书馆和各大网上商城查询书籍，查询无结果。以Excel为关键字查询，查询的书籍大多数为Excel的教程和企业财务报表处理等内容。普及性质的Excel基础的书籍，高校教学管理人员基本掌握；教程式的Excel提高书籍，高校教学管理人员鲜有精力钻研；企业财务类的报表处理书籍，高校教学管理人员因不具备知识背景难以接受。

学习材料的缺乏，学习方法上的也同样存在不足。传统的Excel办公能力的提高，基本上靠办公室成员帮助和自己自学，学习效率和视野也很局限。面对海量的Excel办公解决方案，高校的行政管理人员只能望洋兴叹。

2 高校教学管理人员Excel办公能力上的主要问题和对策

通过走访调查Excel处理数据量比较大的部门：①教务处教务管理部门；②学生管理部；③二级学院教学办公室，发现省属高校教学管理人员Excel办公能力上的主要问题主要体现在以下几个方面：

1）Excel掌握程度低。高校教学管理人员虽然学历层次比较高，但是Excel认知能力还停留在表格的粗糙设计，仅仅懂得Excel菜单层面的简单操作，甚至不知道函数和VBA。

2）因循守旧，不愿打破原有的工作模式。教学管理中很多同志习惯了原有非计算机工作程序，不愿意采用新技术。例如简单的数值计算，都采用计算器，而不采用表格。

3）想用Excel提高办公能力，却无从下手。教学管理中的同志都抱怨Excel报表的工作繁琐，也想提高自己的Excel办公能力，但是始终不成功。通过书籍学习，按部就班的操作，常常因为对日常工作见效慢和枯燥而放弃学习。

针对上述问题，论文将研究重点放在提升高校教学管理人员Excel办公能力上的对策研究上。经过摸索总结了如下经验：

1）建立QQ群，朋辈互助中完成Excel的互助学习。提高教学管理人员的Excel的办公能力需要大家的共同的参与：完善的团队服务，建立QQ群，群策群力，随时与众多高手联系互动，及时帮助教学管理同志一起解决实际工作中遇到的问题和难题，在项目学习中提高Excel办公能力。

2）鼓励QQ群成员收集实际案例。一方面，收集高校教学管理过程中，通过Excel解决大量复杂的数据运算过程和重复性劳动的表格处理的经典案例；另一方面，结合查阅到的Excel操作案例，进行本土化的改造，使之易于被本高校教学管理人员接受并使用。

3）建立教学项目Excel库。在提高教学管理人员Excel办公能力中，收集和整理高校教学管理常用的Excel办公项目，供教学管理人员学习和模仿。项目最终目的是使得高校教学管理人员，以Excel办公项目库为参考，多种途径学习，互帮互助，通过分享的项目共同提高，进而能够高效使用Excel的基本理念和思路解决实际办公中大批量的数据处理，提高办事效率，从而真正意义上的减负。Excel办公项目库的建立需要注重以下几个方面：

1）实用性：注重Excel在教学管理中的实际应用，项目内容紧密结合实际案例。精选源自高校教学管理和分析的典型案例模版，极具代表性和实用价值，反映了教学管理需要解决的问题，具有更强的针对性。

2）项目实例本土化：收集的项目一部分来源于我校教学管理具体实践，另一部分来源于期刊和网络中的优秀项目的本地化（场景更换或数据更换等等）。

3）示范性：注重强调动手实践，及时解决学习中的问题。针对复杂操作，录制视频，在进行实例分析时一步一步地递进，清晰易懂，既便于了解管理决策分析过程，又使教学管理人员真正掌握Excel的强大功能。

3 结论

论文在把立场和视角建立在了教学管理人员的基础上，通过随访调查分析教学管理人员Excel办公能力的提升的困难，给其提供合理的学习方法和合适的学习案例。在教学管理人员朋辈学习过程中，QQ群成员收集各种实际教学管理中Excel复杂表格处理的问题，推荐合理的解决方案，建立一个共享的Excel办公项目库。教学管理人员通过在QQ群中问题陈述，群内同袍群策群力，指点或者补充项目库。为众多受困于Excel无边苦海中的数据工作者们提供一条高效办公的生存之路。最终，使得高校教学管理人员，树立正确的Excel管理应用理念；掌握日常数据处理的实用技巧和技能；掌握常用Excel数据管理和分析工具和掌握最常用的数据管理和处理函数等。

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