国有建筑企业档案管理面临的问题分析

作者简介：刘洋 （1987—） 性别：男民族：汉籍贯：河北 职务：无职称：助理经济师 学历：研究生 单位：中铁十二局集团二公司。

摘要：随着我国建筑行业的快速发展，建筑市场竞争越来越激烈，建筑企业为了在激烈的市场竞争中占取一席之地，不得不提高自身的工程质量和管理水平。本文主要从我国国有建筑企业的档案管理的重要性以及当前国有建筑企业档案管理面临的问题及改进策略方面进行简要分析和论述。

关键词：国有建筑企业；档案管理；问题；措施建筑企业档案管理随着科学技术和信息技术的快速发展也在不断地完善和更新。我国国有建筑企业一般工程项目巨大，项目的复杂程度高，其档案管理起来也相对困难，虽然在档案管理过程中采用了纤细的信息化管理方式，但是由于本身和外界各方面因素的影响使得当前国有建筑企业在档案管理中还存在较多的问题。为了有效解决档案管理中已经存在的问题以及面临的问题，应该首先认识到国有企业档案管理的重要性。

一、国有企业档案管理的重要性分析

建筑工程竣工之后需要对工程质量进行评定，在评定过程中需要工程建设过程中的参考资料，而完整规范的建筑工程档案则可以为其提供需要的参考资料。由此可推断出建筑工程档案在建筑工程建设中的重要作用：1.在城市规划、建设和管理过程中，建筑工程档案能够为其提供相应的依据和参考，这样，相关单位就可以根据以往的城市建设经验，利用工程档案中的丰富资源，对城市进行高效、合理的规划和管理；2.竣工之后需要对工程进行维修管理、扩建和改建等工作，在此过程中相关人员可以依据规范而完善的建筑工程档案提供的充分资料和信息数据，对后续工程进行完善和管理；3.建筑工程质量的高低以及施工质量是否达到标准要求，都需要参照建筑工程档案，以工程档案对实际工程质量进行分析，一方面可以促使建筑工程整体质量的提升，另一个方面还可以在一定程度上提高工程项目建设的经济效益。因此，在整个建筑工程建设中加强和完善建筑工程档案管理工作是十分必要的。

二、国有企业档案管理的现状和面临的问题

（一）国有企业档案散、乱、缺、散

由于我国国有企业中的档案管理工作采用的是多头管理方式，原本具有连接性的档案却分布在不同地方，这样就导致档案资料的分散；目前我国国有企业的分公司在收集档案时，收集人员往往是固定在办公室中对工程档案进行收集的，由于其对建筑工程的施工流程等各方面实际情况不熟悉，使得收集的材料不完整，甚至有些企业在工程建设之前不进行适当的检验，工程竣工之后也不进行验收，而是将工程过程中一些散乱的资料分次移交给档案收集人员，从而导致档案收集散乱、不规范；有些档案收集人员的档案鉴定水平较低，在整理档案时缺乏相应的能力，使得管理的档案不集中，较分散。

（二） 国有企业档案管理的制度不够健全和完善

国有企业档案管理是企业管理的重要组成部分，为了确保档案管理与企业管理水平协调一致，档案管理过程中应该采用信息化的管理方式，管理人员应该树立新的管理观念，采用新的管理体制，这样才能提高企业档案的管理水平和管理效率。然而，当前国有企业的档案管理人员仍然没有摆脱守旧的管理思想，在实际管理中不能将档案管理工作融入到企业所有部门中去，相应的管理制度仍然不健全，信息化管理方法不完善。

（三） 人员设备不足

国有企业档案管理过程中热暖设备不足问题是一个较为普遍的问题，现行的工程档案管理体制是由三个层次组成的，分别是：总公司档案管理部门、分公司档案管理部门和工程项目部资料室。其中总公司档案管理部门和分公司档案管理部门人员配备的较少，相应的设备也较为陈旧，甚至有些单位出现档案库房不足的问题，这将会在很大程度上影响档案管理的安全性。工程项目部虽然配备了充足的人员，但是专业的资料管理人员却几乎没有，相应的专业设备也甚是缺乏，这就可能导致一些重要的档案资料丢失或毁灭。

（四） 档案质量差

国有建筑企业档案管理一般是有严格的质量规定的，但是就目前的实际情况来说，很多档案质量并没有达到规定质量的要求，甚至还有相当大的差距。例如，有的项目部为图一时的简单，在填写原始资料时偷工减料，使得填写的资料不完整；有些归档的资料没有办理完备的法律手续；有些工程项目的档案资料与实际资料不符等。

三、国有企业档案管理的改进措施

（一）依法治档，不断加强国有企业档案管理

加强国有企业的档案管理工作，应从三个方面着手：首先，档案工作者应加强对档案工作的认识，深入学习和掌握国家关于档案的法律标准，经常与领导沟通，获得领导的理解和重视，而企业也用加强对档案工作的重视和领导，对档案管理的人员配置、设备配备等予以保证；其次，应不断提升档案工作者依法管理档案工作的能力，在加强自身法律法规培训和学习的同时，加强档案管理工作队伍的建设；再者，建立完善的企业档案管理制度，结合企业的实际情况，对档案管理工作加强考核，从企业基层中贯彻落实依法治档。

（二）建立对国有企业档案损失责任追究制度

建立国有企业档案损失责任追求制度，实质上就是针对国有企业档案的重要性，在加强档案管理工作的同时，重视档案管理对公司各项建设的服务，全方位完善企业档案的管理工作。在完善综合档案室制度的过程中，向下属公司推行二级档案管理制度，通过在综合档案室实行年检考核制度，而在二级档案管理制度部门实行年度考核，这样，便可以及时发现档案中存在的问题并及时采取措施对问题加以解决。

（三）不断强化建档工作是档案管理的基础

针对目前国有企业档案管理中的“散”、“乱”、“缺”问题，应该采取相应的解决措施，针对“散”的问题可以采用“收”的方法，通过构建档案管理机构对现有档案和新建档案进行接收和保管；针对“乱”的问题可以通过聘用档案管理专业技术人员对国有企业信息资源进行整合和整理，可以称之为“整”的方法；针对“缺”的问题，可以采用“查”的方式对问题加以解决，具体做法是由相关档案管理负责行业档案的收集、整理、鉴定的指导工作，然后相关单位做好档案移接工作，相互之间明确责任。

（四） 提高档案质量

档案质量的提高可以从三个方面着手，首先是项目经理的档案质量提高的意识，其次是建立健全相应的规章制度，最后是加强档案管理过程的监督。在档案管理工作中，项目经理的主要责任是组织、协调和管理各部门的工作，由此项目经济的档案质量意识的提高是非常关键的；工程档案管理作为一个动态的管理过程，仅仅依靠单个部门或者个人是不可能对这一过程进行全面管理，必须建立建立健全相应的工作制度和加强档案管理的全过程监督，保证全过程档案的连续性和完整性。

结语：总而言之，国有建筑企业档案管理工作是企业管理的重要组成部分，在实际管理工作中，档案工作者必须认识到档案管理的重要性，及时发现档案管理中已经存在和即将面临的问题，并针对这些问题及时采取相应的解决策略和方法。

参考文献：

[1]陈姗姗.论档案管理在建筑企业的作用及管理策略[J]. 企业家天地(理论版). 2011(03)

[2]华东红.浅谈城市优秀近现代建筑档案管理与利用[J]. 云南档案. 2007(11)

[3]许晓静.关于建筑企业档案管理的几点思考[J]. 城建档案. 2009(09)