国土资源档案管理信息系统功能设计

2014-08-04李嘉陈晓霞

中国新通信 2014年10期

李嘉陈晓霞

【摘要】国土资源档案管理信息系统建设，应满足一定区域内各级国土资源部门对档案数据归档、查借阅、销毁鉴定和信息统计等工作的精细化管理与控制，建立与立档单位电子政务等系统间的数据关联，解决各级业务审批系统数据流向和归档问题，将实体档案整理和数字化之外的管理和利用工作纳入系统操作，约束档案工作规范和流程，促进市-县-乡三级国土资源档案信息整合与共享，从而有效提高档案管理、利用效率和效果。

【关键词】国土资源档案系统功能设计

对档案资料进行数字化处理并使用信息系统管理和利用，是现代档案管理的不二选择。国土资源档案是土地、矿产资源管理与开发利用的凭证和真实记录，具有分类多、数量大、专业性强、利用率高等特点。传统的档案系统普遍存在功能结构单一，针对性差，查询效率低，权限控制模糊，数据封闭等问题，导致档案工作效率逐步降低，难以满足当前工作对档案信息的管理和利用需求。

一、功能设计

功能设计如图1所示。

二、功能描述与实现

2.1 档案管理

2.1.1 档案著录

档案著录是档案系统建立档案信息数据库和挂接要件的基本途径之一，未通过电子政务系统审批的案卷建立档案信息条目时使用此功能。主要包括档案分类、著录表单填写、数据挂接等内容。

2.1.2 档案归档

通过电子政务系统审批的案卷，使用此功能将审批数据导入档案系统中进行预归档。该功能模块中，按照政务系统的业务分类，显示已办结案卷信息。当档案管理人员对某一案卷进行归档时，在此根据受理编号等信息查询到对应审批条目后，将该案卷审批信息及要件数据导入档案系统中的“待归档材料”模块。

2.1.3 待归档材料

该功能用于对从政务审批系统中导入的案卷信息进行著录和归档。档案管理人员为某一案卷选择对应的分类后，系统建立著录表单，并根据设置的对应关系读取审批信息和要件数据。审核并补全著录信息与要件数据后，完成案卷归档。

2.1.4 档案修改

对已归档的案卷信息和要件进行修改和删除。

2.1.5 档案销毁鉴定

由档案人员在系统中对到期档案进行鉴定，填写鉴定记录，选择延期保管或销毁，并打印鉴定清单和销毁清单。

2.2 档案利用

2.2.1 档案查询

具有系统账号的用户在特定权限下使用系统对档案信息进行查询、下载、打印等。

2.2.2 档案查阅登记

对外提供档案查询服务时，使用此功能对查阅申请人基本情况进行登记，审核是否符合查询条件，并反馈查询结果。

2.2.3 档案借出登记

对外借出档案时，使用此功能。记录借档人姓名、单位、联系方式、证件名称等基本信息，并登记借档目的、借出时间、应归还时间等情况。

2.2.4 借出档案管理

对已借出档案进行管理。实时了解借出档案数量、分类、是否超期未还、超期时间等。并对超期档案进行延期续借、催还等操作。

2.3 档案统计

对系统内档案管理及利用情况进行统计分析。主要包括全宗统计、分类统计、利用统计等。

功能要点：（1）采用固定图表与自定义统计字段相结合的方式设计。对于全宗统计、专业档案统计、文书档案统计、查询统计等常用档案信息使用固定图表实时统计。同时，针对档案管理需求，建立自定义统计模式，通过时间、利用情况、档案分类、数量（卷数、页数）、载体、材质等信息字段的不同组合，让档案管理人员获得不同的分析数据，便于档案管理和利用。（2）统计结果的输出及图表化，包括导出、打印等。

2.4 系统设置

对档案管理规则、表单、字段及系统有关数据进行配置，确保档案管理信息系统运行规范、准确、高效。

2.4.1 档案分类设置

档案分类结构，是档案系统管理、设置、运行的核心内容，关系到档案著录表单设计、权限配置、数据类型、接口配置等。档案分类以树形层级显示。

2.4.2 著录表单及字段设置

对各分类档案的著录表单模板进行自定义编辑和管理，包括字段名称、属性、类型、长度、顺序等。

2.4.3 辅助信息字典功能设置

对著录表单中拥有固定选项的字段内容进行配置，档案工作人员通过下拉框选取所需信息完成填写，有利于规范著录、提高效率。主要内容包括全宗号、立卷人、密级、保管期限、行政区号、用途等。

2.4.4 水印配置

从档案系统打印输出的资料自动添加水印，以标示该档案资料的权属，避免用户越权输出和提供档案资料。

2.4.5 接口配置

对档案系统与电子政务系统有关字段的接口和对应关系进行配置，确保数据归档时，档案系统能够正确读取电子政务系统中的所需信息。