文档管理系统需求分析

林惠真

摘要：简述了目前企业文档管理系统的主要需求，并对系统功能模块、功能架构、设计目标和开发结构等进行简单的介绍，为文档管理系统的设计提供了参考方向。

关键词：文档管理系统；功能；设计目标；开发环境

中图分类号：TP315 文献标识码：A 文章编号：2095－6835（2014）09－0102－02

文档管理实际就是文件的制作、修改、传递、鉴定、保存、销毁、存档等一系列操作。文档管理系统是企业经营管理中不可缺少的一部分。通过文档信息管理系统，可以实现文档自动化管理的目标，为企业提供安全、可靠、开放和高效的文档管理功能。文档管理系统的建立，使文档管理的日常操作更加方便，同时也避免了手工管理中出现的一系列错误，提高了企业的办公效率和企业文件管理的综合测评。

目前，大多数文档管理系统在实现企业各部门日常文件管理的功能外，还增设了很多新功能，以满足文档管理系统电子化、标准化的新要求，例如功能强大的档案查询模块，使管理者对日常文档的查找更加方便，解决了传统管理中查找困难、耗时等问题。采用现代化的文档管理系统满足了企业“无纸化”的办公要求，实现了通过计算机对文档管理进行全程跟踪的目标。

文档管理系统的全面应用，使企业克服了传统文档管理方法中存在的缺点，提高了管理部门的日常办公效率，增强了企业内部协同合作的能力。文档管理系统的应用，在方便管理者有效管理文档的同时，也大大提高了文档查找的效率，进而提高了企业的综合效率。

1文档管理系统的需求分析

根据市场需求，要求文档管理系统需具有以下功能：①处理大量复合型文档的数据信息；②通过系统查看文档内容和属性；③通过系统可以完成对文档一系列的日常操作，保证系统的安全性和可靠性；④由于操作人员的计算机操作能力普遍较低，因此要求系统具有良好的人机交互界面；⑤完全人性化设计，无需专业人士指导，即可操作本系统；⑥系统具有数据备份和数据还原功能，能够保证系统数据的安全性。

2文档管理系统的主要功能

文档管理系统由以下几个功能模块组成（见图1）：①系统设置模块。该模块包括用户管理、口令修改和退出系统。②基本信息模块。该模块包括单位档案、文档类别两部分。③文档管理模块。该模块包括添加文档、修改文档、删除文档、文档浏览和查看文件属性五部分。④数据库管理模块。该模块包括数据库备份、数据库还原和日志管理三部分。

图1文档管理系统功能架构

3文档管理系统的设计目标

文档管理系统是根据中、小企业的实际需求开发的，能够完全实现企业对制度文档的自动化管理，通过本系统可以实现以下几个目标：①系统运行稳定，安全可靠；②界面设计美观，人机交互界面友好；③信息查询灵活、方便、快捷、准确，数据存储安全可靠；④操作员可以随时修改自己的口令；⑤对用户的输入数据，系统能够进行严格的检验，尽可能排除人为错误；⑥数据保密性强，为每个用户设置了相应的权限级别。

4文档管理系统的开发环境

文档管理系统开发和运行环境如下：

系统开发平台：Visual C++6.0或C#；数据库管理系统软件：SQL Server 2000；系统运行平台：Windows XP/Windows 2000；分辨率：最佳效果1 024×768像素。

文档管理系统概念模型如图2所示。

图2文档管理系统概念模型

5结束语

综上所述，文档管理实际就是文件的制作、修改、传递、鉴定、保存、销毁、存档等一系列操作。文档管理系统是企业经营管理中不可缺少的一部分。通过文档信息管理系统，实现了文档管理自动化的目标，提高了企业的办公效率。以上对目前企业文档管理系统的主要需求、功能模块、功能架构、设计目标和开发结构等进行了介绍，以期为相关方面的研究提供一定的参考。

参考文献

［1］王萍，冯建华.C++面向对象程序设计［M］.北京：清华大学出版社，2006.

［2］萨师煊，王珊.数据库系统概论［M］.北京：高等教育出版社，2006.

［3］明日科技.Visual C++项目开发实例自学手册［M］.北京：人民邮电出版社，2008.

〔编辑：刘晓芳〕

Document Management System Requirements AnalysisLin HuizhenAbstract: This paper briefly describes the current enterprise document management systems main demand, and introduces a simple system function modules, functional architecture, design and development of target structure for the document management system designed to provide a reference direction. Key words: document management system; function; design objectives; development environment