坏消息商务英语信函中的情态及其语用功能

高荣

（山东女子学院 外国语学院，山东 济南 250300）

坏消息商务英语信函中的情态及其语用功能

高荣

（山东女子学院 外国语学院，山东 济南 250300）

功能语言学认为英语中的情态有多种表达方式，包括情态助动词、情态附加语、谓语扩展以及人际隐喻。情态表达的是说话人对所述命题的态度和判断，在商务沟通中发挥着非常重要的作用。本文就情态系统的构成和表达方式展开阐述，在此基础上讨论了情态在坏消息商务信函中的语用功能，包括表达礼貌的功能、维护面子的功能以及规约责任的功能。

情态；坏消息商务信函；语用功能

商务信函是业务双方在商务沟通过程中进行信息传递、解决商务事宜以及建立联络关系的一种重要的书面材料。在很多情形下，一方必须向对方发出坏消息信函，其中包含会使对方感到不愉悦甚至失望的信息，例如抱怨、拒绝或索赔。在坏消息商务信函写作过程中若不能合理应用灵活、礼貌和委婉的方式，一封信函极有可能伤害甚至破坏已建立的商务合作关系。而恰当地使用英语情态不失是一种巧妙地在信函中呈现坏消息的方法。

一、情态的构成与表达方式

功能语言学理论认为语言具有人际功能，即语言在一定的情境中可表达说话人的所为、所想和所具有的身份、地位及其对事物的判断和评价，以及表达说话人和话语接受者之间的关系，而情态系统是语言人际功能的体现方式之一。说话人对自己提出的命题的有效性做出的判断、在命令中要求对方承担的义务以及表达的个人意愿等都可通过情态系统来体现。

1.情态系统的构成。Halliday认为命题或提议的归一性表现为“肯定”和“否定”，即“是”与“不是”。命题的归一性两极之间存在不同程度的概率和频率，被称之为情态化或者为狭义的情态，主要表达说话者对命题可能性的判断。而提议的归一性两极之间存在不同程度的职责和倾向性，被称之为意态，主要表达说话者对命题合理性的判断。情态化和意态共同组成英语中的情态系统。

2.情态的表达方式。情态化或意态在传统语法中主要是由情态动词体现的，在功能语法中可有多种体现方式。Halliday指出情态可以通过情态助动词、情态附加语、谓语扩展以及人际隐喻来表达。

二、情态在坏消息商务信函中的表达

1.情态助动词。英语中表达情态意义最主要的一种方式便是情态助动词，包括may，can，must，might，could，shall，will，should，would等。情态助动词可以表达说话人对所述命题做出的判断，可以表达在提议中包含的个人倾向和意愿，也可以表达在命令中要求他人承担的责任和义务，因此在坏消息商务信函中情态助动词也是表示情态最重要的一种方式。例如：（1）We would advise you to claim on the company who should be responsible.（2）We shall be happy to see you can take advantage of our savings plan.（3）You may be aware that your continued silence has placed us in an awkward position and it is impossible for us to leave the above S/C outstanding for too long.（4）We must point out to you that this delivery is seriously inconveniencing us.在这四个例句中，句（1）中的would、（2）中的shall和（4）中的must表示说话人的个人意愿和倾向，句（3）中的may表示概率，句（1）中的should表示义务。Halliday认为情态值有高、中、低之分，例如例句中的would、shall和must分别代表了低、中、高程度的意愿和倾向，因此在信函写作过程中一定要注意选择恰当的情态助动词来准确表达自己的信息。

2.情态附加语。情态助动词可表达情态，同样，能表达说话人对命题的态度的一些介词或副词短语也有这样的功能，这类词或词组被称之为情态附加语。情态附加语可分为语气附加语和评价性附加语。语气附加语可表示可能性（如probably，possibly，maybe等），频率（如usually，sometimes，always等），不同程度的意愿或倾向（如willingly，readily，gladly等），以及要求承担的义务（如definitely，absolutely，by all means等）。而评价性附加语表达了说话人对命题整体的态度，可表示观点（如in my opinion，personally，frankly等），可表示预设（如evidently，apparently等），也可表示允许、劝说、愿望、有效性等。这两种附加语并没有非常清楚的界限，有一定程度的重合，最直观的区别在于语气附加语与语气系统表示的意义密切相关，而评价性附加语与句子的语气联系甚少。同时，评价性附加语后经常可以用逗号将其和句子其他部分隔开，这类表达在坏消息信函中主要放在写信人要表达的观点之前，方可重点突出写信人的态度，并可作为呈现给收信人坏消息之前的缓冲和心理准备。例如：To our disappointment，however，we have received no reply from you so far；而语气附加语在句中经常出现在动词的限定成分附近，例如：We have always been able to rely on the high quality of your peanuts and packing。

3.谓语扩展。谓语扩展的形式包括被动语态（如be expected/obliged to/allowed to等） 和形容词词组（如 be anxious/determined/keen/willing to等）。这样的词组可表达说话人的命令、建议、意愿以及倾向，例如：（1）You are supposed to deliver the goods within three days.（2）You are expected to dispatch the correct goods to us as soon as possible.从句（1）和（2）中可以看出在要求对方履行某项义务时，用被动语态可以将we-attitude转化成you-attitude，体现了双方沟通中写信人并不以自己为中心，同时清楚地明确了对方的责任。

4.人际隐喻。人际隐喻是指说话人用一个小句表示另一个小句中的命题的态度或观点，例如I believe that he will come back相当于He will certainly come back，前一句中的I believe使这个句子表面上看是有关I（自己）的命题，但从功能的角度看，句子中真正的命题应该是he will come back，而I believe在这里并不指“相信”这个心理过程，而是指说话人主观上对这个命题的判断。在功能语法中，情态取向可分为主观和客观。例如：I am sure，we think/believe/feel属于主观的情态取向，这样的表达能以一种礼貌的方式从主观上告知对方坏消息或是提供解释、意见和建议，表达自己的诚意和关心。例如：We believe this is a fair adjustment of your claim，and trust that it will be completely acceptable for you.客观取向（如it is likely/certain等）则可以模糊命题判断的来源，使坏消息更易于为对方所接受，例如：It is obvious that the damage you complain of must have taken place during the transit.

三、情态的语用功能

坏消息商务信函除了要体现3C原则，即清楚、简洁和礼貌，还要体现出策略和稳妥性。而情态表达使话语更礼貌委婉、稳妥周全，有效地明确双方的权责并维系双方的业务关系。情态在坏消息商务信函中的语用功能主要体现在以下三方面。

1.表达礼貌的功能。不同的情态表达意味着说话人对某命题有效性不同程度的认可，或向执行命令的一方发出不同程度的压力。因此情态的应用可使坏消息能以一种温和、礼貌的方式传达。Leech（1983）提出了礼貌六原则：得体、慷慨、赞誉、谦逊、一致和同情。而情态表达往往可以使尖锐的表达变的委婉得体，例如：（1）We trust that this unfortunate error will not affect our future relationship.（2）Could you possibly make a concession on the price？句（1）运用人际隐喻“we trust”表明说话人主观性的推测，也表达了希望得到对方的赞同和合作，因此既表达了自己对今后双方业务关系的信心和诚意，在表明对对方的尊重的同时又保全了自己面子。相较而言，过去时比现在时的情态值更高，因此句（2）中情态动词“could”以及情态附加语“possibly”使说话人的请求在语气上显得更温和礼貌。

2.面子保护功能。在商务沟通中，说话人为了避免使自己的观点、态度和立场表达的绝对或极端，会采用模糊语言来表达自己的试探性的态度和个人判断。在商务信函中，有关催促、拒绝、辩解、申诉、责备的信息应该尽量表达得委婉、含蓄，例如：It is required that these goods be dispatched immediately.在该句中，写信人用了it is required，而不是we require，通过客观情态取向模糊了请求来源，个人请求似乎变成不争的事实，自己的态度婉转地得到体现，一方面维护了自己的面子，同时尽量减少对方面子的受损，因此自己的请求更容易被对方接受。

3.规约责任功能。商务沟通往往涉及到责任或义务的归属问题，尤其出现意外状况时，明确双方的责任是重中之重。在书面信函中，责任的轻重、义务的大小以及双方的意愿都可通过情态来表达。例如：（1）We cannot possibly deliver the merchandise in this condition to our customers，but might accept the lot at a reduction of 15%on the contract price.（2）You should be responsible for the losses caused by the delayed shipment.句（1）中can的情态值要比might高，清楚表明了说话人不愿意承担的责任，并用might使自己应承担的责任在语气上得到一定的弱化。句（2）中的should表示义务，具有较高情态值，在语气上强化了对方应承担的责任。

综上所述，英语中的情态表达多样，恰当地使用情态有助于坏消息在商务信函中以礼貌、委婉和稳妥的方式进行传递，有利于维护双方的业务合作关系。同时，情态的使用也有利于明确双方的责任和义务，并清晰表达双方的意愿。

[1]Halliday，M.A.K.An Introduction to Functional Grammar（2nd ed）[M].London：Arnold/Beijing：Foreign Language Teaching and Research Press，2000.

[2]Leech，G.Principles of Pragmatics[M].London：Longman，1983.

[3]李杰，钟永平.论英语的情态系统及其功能[J].外语教学，2002，（1）.

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1674-9324（2014）29-0158-02