论商务英语中销售信函的写作技巧

杜习举

摘 要： 商务英语写作中的销售信函的写作非常重要，这类信函的写作能力直接影响公司的销售业绩、与潜在买方的业务关系、公司的整体形象和声誉等。本文主要讨论销售信函写作时需要遵守的原则、写作的四个步骤和关键短语等，以期让读者认识到销售信函写作的重要性，并能快速掌握这类商务信函的写作技巧。

关键词： 商务英语 销售信函 写作技巧

一、引言

整个商务交往过程可以划分为建立商务关系—销售—询盘—回盘—还盘—索样—订货—付款—生产—包装—出货—保险—押汇等环节，销售是整个过程的第二步，作用举足轻重。书写销售信函能力至关重要，因为好的销售信会帮助公司获得利润、扩大市场份额、提高商业形象和名誉，而水平低劣的销售信则会让公司损失很多订单和机会。从中，我们不难发现销售信函书写的重要性。因此，笔者主要探讨商务英语写作中销售信函的写作技巧。

二、销售信函的写作技巧

究其本质，销售信函是一种特殊的商务信函，其目的主要是扩大业务、说服消费者购买产品。这跟广告在很多方面不谋而合，如“服从你的渴望”（雪碧）、“成功之路，从头开始”（飘柔）、“汾酒必喝，喝酒必汾”（汾酒）、“众里寻他千百度，想要几度就几度”（伊莱克斯冰箱）、“人类失去联想，世界将会怎样”（联想）、“我们的光彩来自你的风采”（沙宣洗发水）、“放低偏见，你会有出色发现”（柯尼卡）等。两者都是要尽力推销自己的产品，让消费者对产品有全面详细的了解、有购买的欲望，并进一步付诸实践。

一般来说，在写作销售信函时，我们提倡要尽量遵守AIDA原则，也称“爱达”公式。它是国际推销专家海英兹·姆·戈得曼总结的推销模式，是西方推销学中的重要公式，具体指一封成功的销售信函必须把买方的注意力吸引或转变到产品上，使买方对销售信函推销的产品产生兴趣，这样买方的欲望随之产生，尔后再促使其采取购买行为，达成交易。AIDA实际上是四个英文单词的首字母。A为Attention，即吸引客户的注意；I为Interest，即引发客户的兴趣；D为Desire，即激发客户的欲望；最后一个字母A为Action，即鼓励客户采取购买行动。销售信函的写作一般分为四个步骤。

1.介绍促销商品，使买方产生兴趣。这时，卖方需要对自己的产品进行详尽的介绍，包括销量、性能等方面。例如，本公司的产品深受广大消费者的欢迎、销量非常好、品质优良、价格公道、设计精美、颜色匹配、规格齐全、温暖舒适等。

2.比较商品，体现本商品的优势。在这个步骤中，卖方通过将产品和其他厂商同类产品的比较，凸显出自己产品在质量、工艺、价格、式样等方面的优势，让买方先心动，继而行动。

3.提出优惠条件。在进行商务合作时，当交易量达到一定数量时，如5000件或10000件，可以给予买方一定程度的优惠。因此，在第三个步骤中，卖方可以提出相应的优惠条件，进一步激发客户对产品的兴趣。

4.劝导客户最终行动。销售信函最重要的目的及最终目的就是成功地说服买方下订单，购买其产品。因此，最后这个步骤不可或缺。在信尾，卖方要力劝买方采取相关行动，如邀请买方代表访问卖方的公司，并参观其厂房，对卖方有更多实质性的了解，或下试销性订单，促成双方之间的合作。

另外，笔者在此分享一些销售信函中常用的短语。

首先，在介绍产品销量时，可以采用以下短语：have a good market（畅销），sell fast/ well和enjoy good sales（销路好），meet with warm reception（很受欢迎），等等。此类短语较多，写作时只需掌握其中一种即可。

其次，在介绍产品性能时，可以使用以下七个短语：superior in quality，reasonable in price，skillful in craftsmanship，elegant in style，matching in colour，novel in design，complete in specification（质量上乘、价格合理、工艺精湛、式样美观、颜色匹配、设计新颖、规格齐全）。总体来说，以上七个短语放之四海皆准，适用所有产品。

最后，在向买方提出优惠条件，即提供折扣时，可以借鉴以下表达：give/allow/offer/grant sb.a XX% discount（给某人打折）。此处需注意，中文及英文的表达在很多方面都存在巨大差异，如此处如果说give sb.a 40% discount，其汉语意思并非是打四折，而是打六折。因此，在学习英语时，读者一定要对此类中英文表达及文化上的差异细加揣摩、究其原因，并最终牢牢掌握。

三、结语

不难看出销售信函在商务应用文写作中的地位，以及对于卖方的重要性。因此，在销售信函写作的过程中，一定要仔细斟酌、多加思量、注意措辞。另外，在书写销售信函时，我们还应注意一切从买方角度出发。这是商务写作7C原则中一个非常重要的原则：体贴原则。即尽量站在买方角度考虑他们的各种愿望、要求、兴趣和困难，行文中尽量采用第二人称“您”而非第一人称“我”或“我们”。如“祝贺您！您所订的产品已经开始生产了”和“我们非常高兴地通知您我们已经开始生产您所订的产品了”。买方肯定乐于看到第一种表达，因为第一句话重点突出买方，这会让他们感到自己很受关注。另外，信函正文要简洁全面，每段最好包含一个主题，在首段就要吸引客户的注意力，行文中尽量避免晦涩的用词，以便客户阅读。

参考文献：

[1]劳斯.商务写作技巧.北京：人民邮电出版社，2008.