浅谈企业档案管理计算机网络的建立

刘志娟

【摘 要】本文阐述了企业档案管理计算机网络建立的必要性和紧迫性，提出了建立企业档案管理计算机网络的基本构想，提出了在建库建网工作中应注重的有关问题。

【关键词】企业；档案管理；计算机网络

计算机技术和通信技术的迅速发展及密切结合，产生了计算机网络。计算机网络被视为现代信息社会的重要标志。网络建立已成为国内外各行各业发展的一个热点，以往企业档案采用单机条目管理的模式已不能适应信息社会的需求，因而建立企业档案管理计算机网络，是摆在我们面前的一个重大而紧迫的课题。

1 企业档案管理计算机网络建立势在必行

1.1 档案单机条目管理，已难适应信息社会的要求

计算机应用于档案管理以来，虽时间不长，但发展很快。不但省、市档案馆采用计算机进行管理，而且许多企业也采用单机计算机进行档案管理，应用计算机进行档案管理已进入了广泛应用阶段，改变了长期以来人写手抄、翻本查阅的传统管理方式，给档案管理带来了生机和活力。当前，大多数企业，其应用规模是单机应用状态，其管理方式是条目管理，也就是说，将档案资料录入成条目信息后，输入和存入单台计算机，通过计算机代替人工查询检索、统计制表。单机条目管理，既不能输入和存储全文，也不能远程传送，已难适应信息社会网络化的需要。

1.2 档案资源建库建网，是档案现代化管理的必由之路

随着扫描技术、光盘技术和网络技术的发展，不仅可用键盘输入条目信息，还可用扫描仪扫描输入全文和图纸（比如清华紫光扫描仪C1880配以清华紫光文字识别软件。它能同时识别超大字符集<13051字>和超多种汉字字体<近百种>、并且将电子文档的错误率降低到万分之一以下的、能将复杂报纸杂志文档经版面分析、识别、理解，最后自动精确重构为原式原样的标准格式。）；不仅可储存文字，还可利用光盘和服务器存储图纸；不仅可建立局域网，还可联上互联网。因而建立企业档案光盘数据库、建立企业档案管理网络，已具备了成熟的条件。充分利用这种条件，不失时机地建库建网，使档案管理从传统管理的落后方式中解放出来，在单机条目管理的基础上大大推进一步，这是实现档案现代化管理的必由之路。

1.3 档案信息上网，是信息共享的有效途径

企业档案信息资源非常丰富，是科技进步和知识经济取之不尽的宝藏。以前档案资料多半只局限于本企业和本行业利用，没有充分发挥其作用。建网联网后，档案信息上网，在网上推介，在网上交流，可大范围内实现信息共享，这是档案提供利用最有效的途径。

2 企业档案计算机网络建立的基本构想

2.1 网络建立的基本目标

建立企业档案光盘数据库和档案局域网，将档案局域网联入企业信息管理网和国际互联网，实现档案资源信息共享。企业档案部门可参考这一近期的基本目标，制定切实可行的方案。技术、资金雄厚的企业可统一规划，一步到位；资金不足的企业可采取统一规划、分步实施的办法，不断扩大系统功能。

2.2 网络建立的基本要求

⑴硬件配置起点要高。针对计算机等设备更新换代快的特点，对硬件的选择要具有超前意识，在条件允许的情况下，尽量选择存储容量大、运算速度快的主机和性能先进的外部设备，以免网络建起来设备就需要更新。

⑵软件功能要强。档案计算机网络管理软件包括：系统软件和应用软件。系统软件普遍都是购买，应用软件既可自行开发，也可直接购买。自行开发难度大、周期长、效率低，最好是购买。由于目前商品软件五花八门、良莠兼有，因而在购置软件时应选择条件成熟、适用性强，扩展性好、功能齐全、安全可靠、标准化程度高、用户界面友好的软件。

⑶网络体系要合理。企业档案管理网络建设要符合企业信息管理的总体规划要求，要综合考虑企业的原有基础、当前需要和长远发展，要根据本企业实际状况来设计，使建立的网络体系高效合理。既要防止贪大求全，又要避免拼凑对付。

2.3 网络建立的基本构想

企业档案计算机网络应以服务器为中心，联接以下几个基本工作站和若干用户终端，组成局域网，进而联入外部网。这是企业档案管理计算机网络最基本的构架。

⑴文档工作站。对外来文件扫描输入、光盘和服务器存储、数据转换，可对库进行增删修改，具有自动设置各种表格、目录、封面、备考表功能，可按组合、模糊等条件进行查询浏览及打印输出。

⑵工程图纸工作站。对扫描输入的工程、设备图纸进行消蓝、去污处理，可对图纸进行矢量化，可对库进行增、删、剪裁等编辑修改，可按组合、模糊等条件进行查询浏览及打印输出。

⑶多媒体工作站。可将录像（音）磁带录入及照片扫描输入、光盘存储，可通过编辑、制作、输出图像、动画、配音和字幕。

⑷文献资料工作站。可将重要的科技图书、科技情报文献扫描输入、光盘存储、数据转换，可实现分类检索和模糊检索及打印输出。

3 企业档案计算机网络建立应注重的问题

（1）加强统筹规划，制定标准规范。鉴于我国档案现代化管理的落后状况，国家档案行政管理部门应组织权威性的专门机构来统筹规划档案网络建立，制订有关标准和规范，推广优秀软件和成功经验，防止各行其是，避免低水平重复开发。加强组织领导，促进交流协作，加快计算机网络建立步伐。

（2）注重标引著录，确保数据库质量。档案的标引著录工作量大，技术性强，标准化程度高。如果输入的数据不完全、不准确，将直接影响数据库和网络的质量，使数据难以共享。

（3）加强人才培训，提高队伍素质。档案计算机网络建设的成败，关键取决于人才。有高素质的人才，才能建立高水平的网络，因此，应注重档案人才的培训。一方面，要加强档案业务培训，提高专业知识水平，另一方面，要加强计算机网络知识的培训，不断掌握新知识、新技术，尽快造就一批既懂档案业务、又懂计算机技术的复合型人才，以适应档案计算机网络建设的需要。

（4）争取领导重视，加大资金投入。当前，企业档案管理计算机网络建立关键不是技术问题，而是资金问题，因此，应将档案现代化管理纳入企业领导的议事日程和企业发展规划，争取企业领导的重视和支持，加大资金投入，网络的建立才能得以实现。

当今世纪是信息时代，是网络世界。抓住机遇，跟上时代的步伐，努力创造内外部条件，加快企业档案管理计算机网络建立的步伐，使档案信息驶上信息高速公路，更好地为科技进步和经济发展服务。

[责任编辑：薛俊歌]