撰写邮件的11条“军规”

唐筠

邮件要同时发给几个人，收件人、抄送和密送怎么选择？需要对方回信的，就选收件人；只需让对方获知，无须回信的，就选抄送人；不想让其他人知道的收信人，就选密送。密送还可以让群发邮件看起来好像单独发送的，例如同时给几位面试者发通知，就可以选用密送的方式。

空白标题是最失礼的行为；把所有想说的话都写在标题里，邮件正文一片空白同样失礼。

信件正文称呼不可少，最简单的一个“Hi”或者“你好”，有时比客套的问候更有效。

如果一封邮件中提到某个文件，即便你确认对方一定有，也最好在附件中发一份。收件人直接下载附件一定比在电脑中寻找更快也更方便。

如果你要给对方发一份Word文档，最好在邮件正文中用纯文本拷贝一下文档里的内容。这样如果对方是用手机查收邮件，就不需要下载文档再看了。

想跟领导们展示自己精心排版制作的PDF或PPT？最好把每个页面单独存成图片格式。

不论是什么格式的附件，一定要有一个简短且明确的描述，考虑到手机阅读的情况，文件名不能过长。如果你在信件正文中列出不同的附件摘要，那就更加分了。

跨国公司的统一邮件签名格式里，大多数都包含邮件地址，因为你的信可能被转发或回复给其他人，这时候收件人就能通过签名档找到你的联系方式了。

最好用“我们”来代替“你”，比方说“我们要按照合同办”比“你要按照合同办”看起来更舒服。

把所有发过的邮件保留在发件箱里绝对是一个好习惯。当客户或者有意刁难你的同事故意说没有收到你的邮件时，至少你可以打开发件箱，作为“证据”。

不在半夜给客户打电话是最基本的礼貌，可半夜给客户发邮件却会让他们为你的勤奋感动。出差途中，在火车站等嘈杂的地方不方便给老板打电话汇报情况？用手机发一封邮件吧，别忘了提一句，“我在火车站，周围比较乱，只能用手机发邮件”，老板最喜欢这样的员工。

（摘自《壹读》2014年16期）