优化档案管理 服务企业科学发展

常源

韶关供电局是广东电网公司直属大二型企业，担负着韶关三区七县（市）的电网规划建设和电力供应任务。档案是企业联系过去和未来的一个重要信息纽带，是企业管理工作的重要组成部分。做好档案的管理工作，对韶关供电局深化创先管理、促进企业实现可持续发展、和谐发展、协调发展有着重要的现实意义。

统一思想，全面认识档案管理的重大意义

档案工作是对档案进行收集、整理、保管和利用的一系列活动，真实记录着社会各项实践活动，为人类文明进步发挥了重要作用。电力企业档案管理工作对于服务地方经济社会发展、服务社情民生、服务企业科学发展都具有重要的现实意义。

档案工作是服务经济社会的重要手段。档案蕴含着丰富的市场经济规律，科学管理并有效使用档案，对于发展社会主义市场经济、提升全社会民生幸福指数、推进重大项目建设、提高企业经营管理水平等都具有积极作用和重要意义。同时，借助档案可充分利用前人的成果，实现知识创新特别是科学技术创新，最大限度地解放和发展生产力。近年来，我国的电力行业得到了空前的发展，其中电力工程的建设起到了重要的支撑作用。电力工程项目档案是电力工程项目建设过程中从项目酝酿、决策到建成投产（使用）中形成的、应当归档保存的文件。包括从电力建设项目（工程）立项、审批、勘察设计、施工、安装调试、生产预备到竣工投产全过程形成的，应当归档保存的文字材料、图纸、图表等。电力工程项目档案无论是在电力工程项目维修、扩建、改建还是迁移或者毁弃等工作中都有着关键的作用，可以说电力工程项目档案管理的好坏直接关系到电力工程项目效用的发挥，无论是对经济效益还是对社会效益都有非常重要的意义。

档案工作是服务社情民生的重要平台。档案工作与群众生产生活息息相关，尤其是各类民生档案更与广大市民的福祉密切相连。只要我们牢固树立为群众生产生活服务的意识，走近群众生活，贴近群众需求，积极构建覆盖服务群众的档案利用体系，不断探索档案工作惠及民生的有效途径和方式，档案工作就会在服务群众中体现造福人民的价值。档案工作通过地方志、党史和地情宣传，加强了与人民群众的联系，起到了以史育人、以史惠民的作用。电力行业作为国民经济重要的基础性行业，电力企业中的工程项目档案在电力工程项目维修、扩建、改建、迁移或者毁弃等工作中都有关键的作用。电力工程项目档案不仅是电力工程建设过程的真实记录，是工程竣工验收、生产运行、维护改造和扩建等工作的依据；同时也在很大程度上集中反映了党和国家服务社情民生、地方党委政府施政改革、电力企业服务客户群众的一系列重要举措，做好电力企业档案管理工作，对于进一步服务好社情民生有着重要的现实意义。

档案工作是丰富企业文化的重要途径。档案是人类文化遗产的重要组成部分，记载着一个国家、一个地区的发展历程，对人类文明的传承、创新和发展具有重要作用。电力企业经历了“两改一同价”、主辅分离等一系列改革，历经了一次次抗台风、斗冰雪、抗洪涝等自然灾害，确保了诸如奥运会、大运会等重要活动的保供电，形成了“特别能吃苦，特别能战斗、特别能胜利”的宝贵精神。电力企业中的档案记录着电力企业成长、发展、壮大的历史，是我们宝贵的精神财富和智慧结晶，也是电力企业文化的源泉活水，激励着一代又一代电力人不断前行。我们要充分认识档案工作所肩负的历史使命，以对历史负责、对未来负责的态度，扎实做好这一平凡而伟大的事业，为时代记录历史、为文明传承薪火、为企业奉献精神。

明晰现状，找到档案管理工作的薄弱环节

当前，广东电网公司深化创先如火如荼地开展，提出了“五星四区三梯队”的发展模式，韶关供电局作为西北片区地市供电局，其中大部分县级子公司处于第一、第二梯队，离广东电网公司星级供电局下属的县级子公司的差距还较大。档案管理作为服务中心的一项重要工作，一方面要正确认识档案管理工作现状，明确定位、摆正位置、发挥优势、补齐短板；另一方面也要正确认识档案管理工作面临的新形势、新任务、新变化，面对挑战、抓住机遇、促成发展。

韶关供电局档案室成立于1988年，负责文书、科技、会计、合同、实物、声像等各门类档案的综合管理，负责履行对下属单位档案工作的监督指导职能，统筹计划实施本公司档案基础管理建设，主要包括：档案基础业务，档案学术与科研、教育培训与宣传，档案信息化工作的建设。目前，韶关供电局档案库藏结构多样化，各门类档案情况如下：文书档案1 552卷及单份文件7 241件，科技档案8 470卷，会计档案3 048卷；合同档案2 107件，实物档案253件。

档案室成立以来，韶关供电局档案管理工作坚持围绕中心、服务大局，各级领导干部高度重视，各级管理人员认真履职，全局广大员工积极参与，档案管理工作取得很好的成绩，总体表现在上级单位考核排名中靠前。特别是2010年以来所取得的成绩尤为显著，500 kV韶关坪石B电厂接入系统工程顺利通过了省档案局组织的档案专项验收，还被推荐为国家档案局“全国建设项目档案管理示范工程”，韶关供电局110 kV前进变电站通过了市档案局组织的档案管理专项验收。

但是，我们也要清醒地认识到，在新形势下，韶关供电局档案管理还面临许多新挑战，档案管理工作特别是工程项目档案管理工作仍存在许多薄弱环节，档案管理的总体水平与上级主管单位、韶关市档案局的要求还存在一定差距。主要体现在几个方面：一是对做好工程项目档案管理工作的重要性认识不足，意识不强，长期以来都较为普遍的存在“重现场、轻材料”的现象；二是档案管理工作思路不清晰，存在如档案资料不及时、不准确、不完整、不真实等问题；三是包括工程项目的管理单位、设计单位、施工单位、监理单位、设备物资供应厂商等相关单位对档案管理的重视程度不平衡，差距较大，直接影响了工程档案管理工作的效率和质量。以上问题，需要档案管理人员好好反思，认真总结，并针对性地制订有效的管控措施，落实整改。

抓住重点，科学规范开展档案管理工作。档案工作是一项繁杂、严谨、细致、枯燥的工作。当前，韶关供电局档案管理工作千头万绪，既要在时间紧、任务重的情况下具体推进各项工程建设，又要确保高质量的做好工程档案的收集、整理、分类、鉴别、入库等相关工作，程序复杂，涉及面广，必须要抓住重点，科学规范地开展档案管理工作。

注重强化责任意识，提升档案管理人员工作责任感。要规范做好档案管理工作，必须进一步强化责任意识，全面改善“重现场、轻材料”的现象。工程档案资料主要来源于计划、基建、物资等具体从事工程建设的部门，在档案管理工作中，要做到明确分工，强化职责。作为档案管理工作第一责任人，要负起责任，从严把关，对档案管理工作加强指导、督促和检查；各基建、计划、物资等部门要具体负责，相互配合，全面参与，至少要明确一名档案管理工作的负责人，确保档案工作时时有人抓、件件有人管。

注重档案队伍建设，努力提高自身档案管理水平。针对当前各相关单位对档案管理的重视程度不平衡，我们要加强对档案管理的宣传，努力提高全员的档案管理意识。在队伍建设方面既要有年富力强的中坚力量和经验丰富的老同志，也要注重挖掘朝气蓬勃的年轻人来更新血液、充实力量。要注重学习培训，开展档案管理人员的专业知识及业务培训，建立档案室、项目部、施工方的三级培训，通过举办不同层次、不同类型的培训班，帮助档案管理人员不断增强档案管理的知识和技能，将学到的理论知识用于实践工作中去。要加强学习和交流。一方面要“走出去”，到兄弟单位去学习先进的档案管理经验和技术；另一方面要“请进来”，多邀请上级部门对档案管理工作进行检查、指导。

加强落实档案管理工作，确保工作不流于形式。韶关供电局对工程档案管理工作都有详细的部署和要求，是规范管理行为的重要依据。但只有工作部署和提出要求还不够，关键在于落实，要确保档案管理工作不流于形式，不止于表面；要建立健全考核机制，奖优罚差；要全面实行持证上岗，充分调动档案工作者的积极性、主动性、创造性，在档案管理工作中要营造“比学赶帮超”的良好氛围。要关心档案工作者的工作和生活，档案工作者虽然不在一线工作，但他们在幕后勤奋耕耘，无私奉献的精神，更需要我们各级领导干部去关注、去肯定。

要理清思路，在档案管理各环节中做到“全、严、实”

档案管理工作看似简单，实则千头万绪、复杂繁重，清晰的思路是做好工作的基本前提，要根据档案管理工作的实际情况，经常研究，采取有针对性的措施，及时跟进并严格按照要求收集相关资料，完善审核程序，提升鉴别、分析能力，严把入库关口。要根据上级要求进一步修订完善的档案管理制度和业务指导书，在档案管理各环节中做到“全、严、实”，提高档案管理水平。

首先，工程档案管理各项工作都要按照要求做到全面、及时、准确。要做到材料收集全面，要做到档案管理全过程协调，要将工程档案管理贯穿于工程建设的全过程，做到工程档案管理与工程建设同步。设计、施工、监理单位要明确任务，落实责任；档案管理部门要注意跟进，强化考核。

其次，要完善制度保障，做到严格管理。各单位在与参建单位签订项目有关设计、施工、监理、调试、物资供应、设备监造、咨询服务合同时，要按照上级单位相关制度和政策明确档案有关事项，要根据上级单位“三个发展”“登高计划”“一体化、创先进”等具体要求促进档案管理水平提升。要强化惩处机制，要从细着手，从严把关，一旦发现工程档案资料存在不客观、不真实的问题及因此对工程建设和韶关供电局造成不良影响的，要坚决追究相关责任人的责任，确保工程档案的真实性、完整性和严肃性。

最后，对工程档案材料要认真审核把关，保障项目各阶段资料客观真实。工程档案资料记录着工程的设计、施工、监理全过程，不允许有丝毫虚假，要求档案管理人员按照档案管理制度针对资料一项项审核，重点要关注县级子公司、配网工程、消防工程、线路工程等薄弱环节的档案管理，不断加强督促、检查、指导、考核，发现差错按照程序予以纠正，防止“带病”材料在整理时进入档案。

做好档案规范管理工作，既要坚持“及时归档、合理分类、规范整理、安全保管、方便利用”的原则，又要勇于尝试和探索新的档案管理手段，想方设法将最先进、最科学的档案管理理念和措施应用到实际工作中去，做到推陈出新，高效管理。只有致力于推进科学规范的档案管理，才能使档案管理工作成效与企业的管理需求实现无缝连接，为创建国内档案管理先进供电局而努力。

（责任编辑：陈海峰）