论新时期高校教学秘书的工作特点及必备的信息化能力

张佳丽

摘要：教学秘书是高校教学管理中的行政人员，是基层的教学管理工作者，是教学工作顺利进行的重要保障。教学秘书的工作复杂、时效性强、任务重、要求高，随着信息化技术的飞速发展，教学秘书的工作方式也随之发生着巨大的变化，因此教学秘书应该具备一定的信息化工作能力。

关键词：教学秘书 高等学校 工作特点 信息化

教学管理是教学工作的重要组成部分，涉及到学校教学工作的方方面面，是一项任务繁重、时效性和纪律性很强的系统工程。高校教学秘书是高校教学管理工作中具体事务的执行者，是最基层的教学管理人员，是联系院校领导、教务处、校办公室等各职能部门和协调师生的纽带，是维护教学正常运行的桥梁。因此教学秘书是保证教学管理畅通的重要环节。然而教学秘书的工作千头万绪，遇到的矛盾和问题相对其它工作来讲相对复杂，有一定的特点。当今社会，信息技术高速发展，教学秘书的工作也要与时代接轨，要以新时代的新武器来不断完善和提高自己的工作，适应新的教学改革形势，提升教学管理水平。以下谈论一下新时期教学秘书的工作特点及必备的信息化能力。

1 教学秘书的工作特点

1.1 主动性。教学秘书的日常事务多而繁杂，不仅接受教务处安排的工作，还要接受大量临时性的工作。虽然教学秘书常被视作领导的左右手和耳目，但是为了更好的履行自己的职责，教学秘书就必须要积极思考，善于观察和分析问题，其思维方式以及工作方式也不能仅仅局限于被动地服从和服务于领导，而应该经常主动进言，有事多向领导请示汇报，交心通气，为领导作出正确的决策发挥主动作用。

1.2 及时性。教学秘书的有些工作时间要求紧，具有时效性，必须及时处理。诸如教师因病不能上课，因事请假调课等，就必须迅速办理调、停课手续并及时将有关情况与安排通知学生。在各种监考安排中，有些老师会因为突发状况无法按时赶往考场，教学秘书就要及时的安排空闲老师完成监考工作。所以教学秘书很多工作若处理不及时则很容易造成教学秩序混乱，酿成教学事故。

1.3 统筹性。教学秘书的工作涉及到学院的全部教学工作，涉及面比较广。既要协助领导管理好教学，还要处理好教学方面的具体事务，协调好各方面的关系，还要经常完成教务处和领导临时交办的很多其它工作。因此，教学秘书工作实质上是综合性很强的工作。这就要求教学秘书能从大局出发，统筹安排好各项工作，在工作中找到规律，确保教学工作的顺利进行。

1.4 服务性。教学秘书是教学工作的管理者也是师生的服务者，教学秘书的工作形象在一定程度上也体现了其所在系部乃至学校的形象。因此，教学秘书工作的主要立足点为服务教师、服务学生，这是教学秘书日常工作的核心。具体来说就是教学秘书的工作要急教师之所急，解学生之所困。在工作中要摒弃私心，为教师的“教”和学生的“学”提供方便有益的服务，如为教师和学生提供教学方面的咨询、后勤方面的保证以及服务，包括教材、课表、教室安排等等。所以说，教学秘书的工作是一项服务性很强的工作。

2 教学秘书必备的信息化能力

教学秘书要每天要面对大量的通知、文件、电话、会议资料，这些材料信息都是教学秘书工作的常规信息，也是从不同的方面和角度保证教学工作顺利进行的重要信息来源。在信息化高度发达的今天，高校教学管理建立在以计算机为主的网络平台之上，计算机操作水平直接反映了教学秘书在教学管理工作上是否称职。因此，为了提高教学管理工作的效率和质量，教学秘书在掌握相关的业务知识的同时，还要不断地学习相关的计算机操作知识，逐步开发计算机在教学管理工作中的功能，促进教学信息化管理。以下举例简要介绍几种常用的教学秘书工作必备的信息化技能。

2.1 信息筛选及汇总。教学秘书通过掌握必要的计算机的应用知识，让工作更加轻松快捷。熟练掌握和运用WORD、EXCEL、PPT等办公软件，对于提高工作效率事半功倍。教学秘书会经常收到来自教务处或其他部门发来的EXCEL汇总表，利用EXCEL的数据筛选功能筛选出本部门的课程，本部门的学生等等这些信息。然后再进行下一步的工作安排。将各种信息筛选后，需要将属于本部门的信息汇总。一般大家习惯性使用EXCEL的默认的sheet1，很少使用sheet2、sheet3。其实一个EXCEL的表中可以设置多个工作表，这样可以分门别类，以免表格太多容易混乱。还可以通过工作表标签颜色进行标识，可以更加的清楚醒目，有利于提高工作的条理性。比如重补修任务安排，学生数据非常多，可以利用EXCEL中的透视图功能准确、快速、高效的统计整理出学生数据。如几门课程，有多少学生报名重修这些课程等。还比如开学初补考和重补修考试安排等事务，很多学生要参加考试的科目有多门，在安排考试时，需要错开这些考试时间，避免冲突，那EXCEL软件中的纠错功能能准确地找出重复的数据。

2.2 监考通知单的制作。每个学期的补考、期中期末考试都有大规模的监考安排工作。尤其是基础课部门，几乎全校的班级都开设。因此考场数多，监考老师也相应非常多。为了使监考工作按部有序的进行，监考通知单发挥着重要作用。当教学秘书面对需要制作几百份的监考通知单的时候，压力可见一斑。每一份监考通知单都需要监考老师姓名、监考时间、地点等信息。然而教室是不同的。采用传统办法复制粘贴工作量巨大。在这种情况下，可以采用WORD的邮件合并功能。首先制作一个监考单的空模板，将监考安排EXCEL表制作好作为数据源。然后在工具栏里使用邮件合并功能即可轻松制作大批量的监考通知单。同样的方法也适用于大批量奖状制作。

2.3 信息通知的现代化手段。在教学管理中，教学秘书的协调与组织能力是确保教学工作正常运转的基本前提。教学秘书联系最紧密的上级部门是教务处，教学秘书要将上级教务处的各项事务，及时地下达给系各教研室、各位教师及辅导员。如，教学检查的通知，教学任务落实，调、停课的通知，英语四、六级考试通知，学生选课通知，补考、期中、期末考试安排等，这些都必须及时地通知到教师和学生。如果通过打电话的方式通知，教学秘书将耗费大量的时间，非常不省时省力。有时所通知的事项对方听过之后过段时间就记不清楚具体的时间、地点了。基于这种情况，通知和发布信息可以通过QQ群的方式。将系部的教职工加入QQ群，重要信息可以发群公告。需要老师们讨论决定的事项可以利用群投票功能。同时，QQ群的讨论组功能也非常好。可以将党员老师建立讨论组。可以将各个教研室分别建立讨论组等等。这些功能都非常实用也大大提高了信息化办公的效率，各种信息的共享非常及时准确，也节省了教学秘书的大量时间用于做其他更重要的事情。另外，通信软件的出现也对改进教学秘书的工作方式起了非常重要的作用。采用飞信群发短信的方式通知老师是目前最普遍的方法，其优点是老师们能够立即收到信息，并且能够很方便的查看短信，避免记错通知内容。所以，教学秘书要不断的了解新事物，更新自己的工作方式，这样会使得工作效率大幅度提高。

3 总结

高校教学秘书作为高校教学管理工作的具体实践者，也有着其特有的工作特点。针对这些工作特点，教学秘书应该更加明确自己的工作职责，对自己做好角色定位。而在信息技术日新月异发展的今天，教学秘书作为连接教学主管部门、主管领导和教师等工作人员之间的桥梁，不断学习并掌握现代化的信息工具对于提高高校教学管理效率、提高教学管理水平来讲是非常必要的。

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