加强企业科研档案管理之我见

孙丽云

摘 要：科研档案是企业在科学技术研究活动中形成的，经过系统管理，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等原始记录。随着知识经济的出现，科技手段对社会生产力发展和企业获得市场竞争优势越来越具有决定性作用，科学技术是第一生产力逐渐成为社会共识。企业科研档案作为科学技术研究创新的载体，其对科学技术的传承作用越来越被人们认同，加强科研档案的管理，更好地发挥智慧结晶的作用，也越来越得到企业的重视。

关键词：企业；科研档案；管理与规范；人员素质

一是企业科研档案与科研工作必须和谐发展

企业科研工作是完成科学研究工作计划，实现研究成果预期的推广目标，在研究过程中形成科研档案。作为技术储备的手段，科研档案是转化研究成果的原始材料。科研工作的目的是创造出最好的成果，并使其尽快转化为生产力，取得最大化的效益。科研工作和科研档案相互依存，为了共同的目标走到一起来了，和谐发展，相辅相成，彼此促进，可以创造出1+1大于2的管理效益，实现效益最大化的客观发展要求。和谐发展要求在科研工作中放准科研档案的位置，营造有利于科研档案正常开展的氛围；要求科研档案发挥好完整记录、真实描述和依据参考作用，为科学研究夯实基础，两者相得益彰，在和谐发展中有新的突破。

二是企业科研档案管理必须加强过程控制

企业科研档案的形成贯穿于科研工作的全过程，每一个工作阶段之间的档案互为依据和结果，因此，要加强对科研文件材料形成到归档全过程的跟踪指导和检查，进行过程控制。针对科研工作分阶段进行，科研档案阶段性强的特点，对科研项目不同阶段产生的文件材料，从形成到流向都要有清晰的了解，以掌握档案的形成规律和科研活动之间的有机联系，将科研档案的收集和整理与科研工作的进展程度相结合。企业档案人员要根据科研项目计划，与科研管理部门密切配合，共同进行阶段性检查，及时掌握科研项目进度和文件材料形成情况，对合格的项目归档材料进行预验收，不合格的及时提出整改要求，保证归档工作与科研项目活动紧密结合，环环相扣，掌控项目进行的全过程。科研工作的每一个环节既是下一个环节的基础，又制约、控制前一个环节，产生的归档文件材料也是这样，每个阶段产生的文件材料与上下环节都有千丝万缕的联系，某一环节的疏忽，会带来一系列的影响。因此，要做到归档工作层层有落实，环环不脱节，达到科研项目归档材料形成准确、收集完整、归档及时的预期目的。

三是企业科研档案管理必须做到“四同步”

完善企业科研档案的管理，必须实现科研和档案同步发展，建立“四同步”的良好机制。一是企业下达科研项目任务要同时提出科研文件材料归档要求。明确归档范围，落实相关人员责任，规定归档材料移交时限，奠定归档工作的基础。二是检查科研项目实施进度时，要同时检查科研文件材料形成情况。重点关注原始记录、实验报告、计算材料、专利申请的形成积累，敦促技术图纸、工艺文件及重要往来技术文件的收集，维护其完整、准确、系统。三是验收、鉴定科研成果时，要先期验收、鉴定该项目科研档案。企业对批准结束的科研项目，要及时整理各种载体的归档文件材料，按照规定进行项目科研档案的验收鉴定，对不符合归档要求的，要及时整改。企业必须建立科研项目文件材料不归档或者档案验收鉴定不合格，不予进行项目鉴定和申报成果的制度。

四是科研档案管理必须加快现代化步伐

社会进步和企业的发展，给管理工作带来日新月异的面貌，由此产生的各种档案材料也日益丰富。随着企业的不断发展，科研档案日积月累，数量庞大，保管和提供利用的压力也不断增加，传统的手工管理手段已不能适应信息社会对科研信息的利用需求，管理技术落后将直接影响工作的效率和质量。因此，科研档案管理必须加快现代化建设的步伐，以适应不断进步的现代化管理手段和日益增涨的利用科技信息的需求。科研档案实现现代化管理，一要推行计算机整理档案，改变手工整理繁琐、低效的做法，通过文档一体化和计算机辅助立卷，提高办文及归档的质量和效率。二要提高科研档案数字化比例，在办公自动化陆续普及、电子文件日益增多的条件下，及时做好归档文件的传递、汇总和衔接转换工作，对少量的纸质文本材料也尽量做好数字化处理。三要建立科研信息数字库，在科研档案数字化的基础上，建立企业科研信息数据库，既保存本企业的全部科研信息，同时也收集同行业其他相关的科研参考信息，通过计算机网络提供利用，满足企业生产和科研的需求。

五是企业科研档案管理必须全面提高人员素质

科技创新在企业生产经营活动中的地位决定了科研档案重要性，不断加强的科研档案管理对企业各类人员提出适应事业发展、技术进步对人员素质的要求。企业法人和各级领导干部，要有较强的科研档案意识，把科研档案工作放上正确的位置，给予必要的重视，提供必备的条件，敦促各项管理制度的实施，保证科研档案管理正常开展。企业科研人员要增强归档意识，作为科研工作的主体，绝大部分科研文件材料产生于他们手中，必须严格按照归档范围的规定，认真履行档案法律法规规定的归档义务，杜绝擅自留存和拒绝归档的行为，把科研活动中应当归档的各种文件材料收集整理好，按时移交档案部门。企业档案管理人员要强化敬业意识，要有无私奉献，甘为人梯的精神，忠于职守，以服务为己任，以高度的责任心，处理好科研活动中文件材料收集归档和保管利用的关系。特别要增强企业科研档案管理人员的创新意识，以不断创新的理念研究当前企业科研档案的特点和规律，研究企业科研工作对档案管理的新需求，在实践中探索更好地发挥科研档案价值的新方法、新机制，为企业发展做出应有的贡献。endprint