对加强油田矿区服务单位公文管理的思考

李婷

摘 要：提高公文管理水平是提升机关运转效率的有效途径之一，油田矿区服务单位如何做到文件办理无差错、无拖延，符合要求、严格规范，限时办结率达到100%，是公文管理负责部门面对的日常问题。面对新时期新任务，加强矿区服务单位公文管理，推进公文管理规范化，是体现高效参谋价值的有效途径。

关键词：服务单位；公文管理；思考

公文具有权威性、严肃性和指导性，是传达政令、交流经验、解决问题、报告情况、指导工作的重要工具，公文管理作为机关运转的基础载体和中心枢纽，肩负着重要的责任和任务。随着油田的快速发展和油田矿区服务系统专业化管理的不断深化，作为油田矿区服务单位的综合办公室（党委办公室），在日常公文管理工作中必须坚持严把“六道关口”，强化公文管理，充分发挥参谋助手作用，确保服务领导决策及时到位。

一、公文管理必须严把“六道关口”

紧紧围绕建设西部大庆，实现5000万吨宏伟目标和做优做好矿区服务业务的总体要求，坚持事业部“十六字”工作基调，积极探索社会管理创新方式，坚持“公文无小事”，从事事牵动大局、事事体现质量、事事反映能力的角度把好“六道关口”。

一是坚持文件服务决策，把好写作关。坚持把文稿起草作为发挥参谋助手作用的重要途径，要求各类文稿紧扣油田公司和事业部的总体部署，围绕中心，服务大局，准确反映上级决策和领导意图，不断提高思维能力，力求各类文稿有深度、出新意，努力增强文稿的思想性、指导性、实践性和针对性。积极倡导“短、实、新”的优良文风，注重用鲜活的形式反映真实的情况，用简短的篇幅涵盖丰富的内容，用朴实的语言表达深刻的道理，同时完善重要文稿集体起草讨论制度，促进文稿质量的有效提升。

二是坚持规范行文要求，把好审核关。严格按照油田公司、事业部公文处理有关规定和要求，坚持“依据、质量、效率、精简”四个原则，从政策、内容、文字、格式等要素入手，严把公文的“入口”和“出口”，增强公文的质量和公信力。从服务基层出发，重点加强对机关科室发文的监控和管理，精简发文数量，努力提高公文的针对性和可操作性。对公文审核中发现的特殊个案和常见问题，定期进行汇总归类，形成常见问题通报，以多媒体形式举办公文写作培训班，提高公文在辅助决策方面的作用。同时，采取电话指导、面对面指导、培训指导等方式，及时解决行文格式、行文规范、行文流转等问题，力争做好规范统一。

三是坚持公文流转程序，把好过程关。坚持把“过程受控、提速增效”作为公文管理的基本要求，实施公文流转全过程控制。对内实行“五个规范”，即规范运行程序，统一传阅顺序，严格退文制度，明确公文办理时效；规范文件批办，建立领导批件专人管理和逐项落实制度，避免批件办理缓慢和延误；规范文件保管，特别是规范涉密件存放要求，严格涉密件传阅和回收程序，做到登记清、流向明、反馈快；规范借阅复制，严格登记审批手续；规范清退销毁，不留死角。对外加强与地方党委政府和西安市经济技术开发区管委会的业务联系，建立重要上行文件“绿色通道”，使社区重大事项、紧急情况的相关请示、报告能在第一时间，迅速报送地方党委政府有关部门及主要领导，保证信息报送渠道的及时、有效、畅通。

四是坚持重点环节防范，把好保密关。按照油田公司和事业部保密工作要求，以落实油田商业秘密管理制度为重点，优化公文管理的保密环境，重点加强对保密要害部门、重点岗位和秘密载体的管理，规范复制、印刷、汇编涉密文件资料的密级、申报、审核、审批程序和备案制度，严格控制涉密文件的阅读级别和发放范围，建立统一的登记、承办、批阅、复制和销毁台账，加强内部文件资料存储介质管理和传输，保障涉密文件运行安全。

五是坚持执行注重实效，把好督办关。公文督办作为公文管理的重要组成部分，结合油田公司、事业部阶段性重点工作，加强对重要文件、领导批示、重要会议决议等事项的督办和跟踪反馈，促进油田公司、事业部重要部署和领导安排事项的有效执行，通过立项、电话督办、下发督办通知和编发督办通报的形式，实现重大事项督办率100%，确保重要决策执行有力、重点工作落实到位、发挥了公文管理服务中心工作的主动性。

六是坚持业务技能培训，把好素质关。加强能力建设是提高工作质量的重要保证，通过定目标、压担子、抓业绩、抓培训，努力提升办公室系统人员的整体素能。认真组织开展办公室系统业务培训、专项考核和先进推优，选派骨干人员参加油田公司、事业部及地方政府组织的各类业务培训，有计划的举办公文写作和公文处理培训班，邀请专家专题讲座，不断提高办公室系统人员的综合素质。

二、公文管理工作中存在的主要问题

一是公文文稿的质量有待提高。油田矿区服务基层单位存在工作人员相对较少，文字功底不够深厚，能够很好的掌握和领会文件精神，但在文稿写作方面稍有欠缺，对于请示和报告的区别和用法有待进一步明确，并形成良好的行文习惯。

二是公文行文的格式有待规范。公司OA系统在发文流转程序中，因没有单独的设立公文排版环节，也未设置专职人员对公文排版格式进行把关，而是更多的将排版任务赋予拟稿人本身。拟稿人对公文排版要求不甚了解，或者对公文排版格式掌握不全面、运用不到位，有时因系统调整甚至导致套制红头时出现错误，有损公文的规范性及严肃性。

三是办公自动化系统有待普及。OA系统自2009年应用以来，油田矿区服务单位，尤其是基层单位的综合岗位兼职较多，不能很好的督促顺利办结流转公文；基层单位负责人年纪较长，对电子信息化接受程度有限，电子阅办文件习惯未有养成，导致文件积压现象严重，影响公文的正常流转和办理。

四是公文流转的周期有待缩减。公文流转具有时效性，由于有关领导出差，OA系统不能自动跳过，影响部分公文的正常流转，油田矿区服务单位在加强OA系统普及工作的同时，综合办公室需要进一步加强文书岗位职责，及时提醒相关科室及岗位加快公文流转速度，确保公文流转在有效期限内完成。endprint

三、加强矿区服务单位公文管理的措施

加强矿区服务单位公文管理是提高矿区服务系统综合管理能力，提升矿区服务单位机关运转效率的有效途径之一。今年，事业部综合办公室（党委办公室）举办了为期45天的公文写作培训班，对提高矿区服务单位机关工作人员的写作水平起到了一定的促进作用，也对进一步提高矿区服务单位公文运行效率，推进公文管理规范化奠定了基础。对此，要努力做到“四个必须”。

一是必须强化责任、狠抓落实。公文管理无小事。强化责任落实是加强公文管理的前提。必须坚持以完善公文管理岗位责任体系为重点，按照“实事求是、准确规范、精简高效、安全保密”的工作原则，把工作责任分解落实到每个环节和每个岗位，形成责任清晰、奖罚分明的公文管理运行机制，实现公文拟制及时、公文流转顺畅、督办工作任务落实无差错、无拖延，公文办结率达到100%，更好地为领导服务、机关服务和基层服务。

二是必须注重细节、强化管理。公文管理需要上下左右、方方面面协同配合，工作上环环相扣，任何细微的差错都是可能影响全局、铸成大错的。因此，必须针对党政地位不同、职能不同、具体活动方式不同的具体差异性特点，严把行文理由、内容、协商、规范、其他内容五个方面的公文文稿审核关，避免在公文处理工作中出现以党代政、以政代党、党政不分的问题，努力将公文处理每个环节纳入可控范围，保证公文处理规范、流转顺畅。

三是必须完善制度、考核兑现。完善制度是强化公文管理的基础和重要保证，也是实现公文管理规范化、自动化的内在要求。必须要以《党政机关公文处理工作条例》为根本，以油田公司、事业部公文管理规定为依据，结合单位实际，加强公文管理制度建设，进一步修订完善公文管理办法，规范电子公文处理和公文流转程序，加快推进办公自动化系统科学化、规范化进程。进一步提高发文质量，建立顺畅的文件承接办理程序，保证公文的合规性和可行性；同时，要加强对办公OA系统流转及执行情况的考核，督促基层单位领导、基层综合管理岗养成自觉阅文的良好习惯，形成奖惩分明的约束力，有效发挥公文管理的实效性。

四是必须忠于职守、敬业奉献。公文管理工作属于“幕后工作”，事项繁杂，非常辛苦，需要具备刻苦隐忍、甘于寂寞、无私奉献、忠于职守的良好作风和职业操守。因此，进一步加强公文管理人员的理论修养和综合素质的培养，精心培养一支热爱本职、敬业奉献的公文管理队伍，充分发挥每个文秘人员的聪明才智，是实现矿区服务单位公文管理健康运行的根本保证。endprint