浅谈如何提高档案管理人员素质

颜彭丽

[提要] 档案管理工作是一项服务型的业务性工作，档案人员综合素质的高低直接影响着档案业务工作的效率、水平和质量。这就要求档案管理人员既要有扎实的业务功底，又要有较强的管理能力和较高的工作意识，要适应新形势，敢于挑战，善于创新和不断提高自身素质，以实现档案管理工作的持续发展。

关键词：档案管理；素质；业务；能力；创新

中图分类号：G271.6 文献标识码：A

收录日期：2014年5月4日

随着信息和网络科技时代的到来，档案信息化、网络化已成为档案管理发展的必然趋势，随着档案事业规模的日益扩大，档案信息载体日益多样，档案管理日益先进，对档案人员的素质也提出了新的，更高的要求。

一、档案管理工作的作用

档案管理是一项管理性、服务性、政治性的工作。档案管理工作不生产物质财富，它是专门负责管理各部门形成的历史文件，所以是管理性的工作。档案管理的服务性是说，档案管理系统不是孤立的，而是各项社会管理系统中不可缺少的组成部分，通过提供档案信息为社会实践服务，是档案管理工作区别于其他工作的特点之一。档案管理的政治性是说，在社会历史的各个阶段，档案管理工作都必然为一定的经济、政治、文化服务，否则就不会存在，也难以发展。在阶级社会中，档案管理工作体现一定的阶级关系和阶级利益，为一定的统治阶级所掌握，为一定阶级的经济、政治和文化服务，这个服务方向是档案管理工作政治性的集中表现。

档案管理系统是整个国家文献信息系统的组成部分之一，在构成整个社会的科学能力中占有重要地位，成为社会信息系统的基石。档案管理不仅对局部单位的工作和生产有意义，对整个社会也有意义，不仅具有当前的、现实的意义，也具有长远的、历史的意义。

二、我国档案管理人员工作现状

目前，我国档案管理专业人员队伍在文化程度、专业素质、理论水平、思想观念等方面表现不一、参差不齐。部分档案工作者认识不到随着现代科学技术的发展，自身工作所面临的巨大挑战，不懂得如何将新的技能应用于实际工作中，缺乏信息开发应用能力和敏锐的信息意识。我国档案管理人员的这一工作现状极大地制约了我国档案管理工作的创新与发展。具体主要表现在：第一，部分人员文化程度较低，专业知识老化，知识面较窄，计算机及外语水平不高，思想观念和管理水平跟不上时代的发展；第二，有些档案工作者事业心不强，职业情感淡薄，奉献意识与敬业精神欠缺，不注重职业道德修养，业务上不精益求精，缺乏知识更新的主动性与自觉性；第三，有的单位领导档案意识比较薄弱，对档案工作还没有给予足够的重视，也未能认识到提高档案管理人员素质的重要性；第四，忽视了档案管理人员的学习与培训，对档案人员的培训教育不够；第五，档案管理工作资金的投入不足，档案管理的设备和技术工作十分落后。

三、如何提高档案管理人员素质

（一）提高专业知识水平。档案管理人员要掌握哪些专业知识呢？主要有档案学理论知识，即档案管理学、档案文献编辑撰学、科技档案管理学、档案保护技术学、文书学等，除了要掌握以上的理论知识还要熟悉与档案工作相关的科技知识。档案是一门专业性很强的学科，从档案的收集、整理、保管、统计、检索、利用、编研、鉴定等都有一套的理论和方法。档案人员只有学习和掌握这些理论和方法，才能保证工作质量，提高工作效率。

伴随现代科技水平的不断创新与发展，新时期的档案管理人员应该是复合型的多方位的人才。档案管理人员除了必须具有扎实的专业知识、合理的知识结构、坚实的档案业务理论和实践功底外，还要拓宽自己的视野，善于捕捉新的知识信息，在学术上有独特的见解，学会鉴别和取舍，优化自己的知识结构。如：具有计算机和网络技术知识，会使用传真机、复印机等办公自动化设备。与此同时，要掌握一定的市场信息和相关的法律知识，做到依法开展档案管理工作。

（二）具备优良的职业道德素质。档案专业人员的职业道德素质是根据一般社会道德结合档案工作职业特点提出的生活准则和行为规范，它是职业道德在档案工作领域中的具体体现。

1、不为名利，甘为人梯，热心服务。档案工作的任务、工作对象和工作手段决定了它本身是一项服务性、条件性很强的工作。而档案工作与其他服务性工作的不同，在于它不能通过服务对象直接产生效益，而是通过服务对象利用档案所取得的社会效益和经济效益来体现。不为名利、勤奋工作、积极主动、热情周到的为利用者提供优质的服务，是档案专业人员职业道德素质的最基本要求。

2、尊重档案，尊重历史。档案职业道德要求档案专业人员必须维护档案和历史事实的原貌，既不能任意篡改和歪曲档案的内容和特征，也不允许主观臆断随心所欲的鉴别档案。无论在什么情况下，都要实事求是，坚持据实立档，据实用档，尊重历史，忠于职守，维护党和国家档案的历史真实面貌，同一切篡改档案、歪曲历史的行为作斗争。

3、遵纪守法。《中华人民共和国档案法》的颁布为档案工作的依法开展提供了法律依据，奠定了坚实的基础，同时也创造了档案事业健康发展的良好氛围。档案工作人员必须认真严格遵守《档案法》，做到严格执法，加强依法治档。档案工作人员必须牢固树立纪律观念，自觉遵章守纪，注重档案工作的现代化、规范化、标准化、制度化建设，不断地提高执法的自觉性和执法能力。

4、严格执行保密纪律。档案工作人员要自觉遵守保密纪律，应客观公正地对待专业“特权”，保证档案载体和内容的安全。档案人员要注意保护国家的机密安全、集体和公民个人的隐私，严格执行保密纪律和借阅制度，保证档案的安全。不得销毁相关的档案文件信息，不得利用职务之便，为自己或他人谋利，不得泄露不能对外公开的档案信息内容，自觉养成良好的职业保密习惯。

（三）领导要高度重视。随着市场经济不断完善，各项社会事业快速发展，档案管理工作的压力与日俱增，管理难度不断增大。这就要求分管领导需进一步加强对档案工作的重视程度，在新形势下对高素质复合型档案人才的迫切需求有一个清醒、深刻的认识，给档案工作以人员、资金以及政策上的大力支持。

（四）加强业务培训。培训内容要因需设计，将培训内容与实际工作相结合。在安排上，除加强专业理论知识学习外，还应加大计算机知识的学习，重视网络知识教育，以适应新时期档案工作的需要。档案人员的继续教育水平在很大程度上决定档案工作者的素质，档案工作者的素质又在很大程度上决定着档案事业的总体水平。要通过教育培训，完善档案管理人员的知识结构、培养敏锐的档案意识以及较强的档案技术能力。

（五）更新档案管理设备和技术。在很多企事业单位，档案用房狭小，大多不符合档案保管的标准，应加强资金投入，增加档案的保管设施，如设置专门的档案库房，配备必要的安全保管设施，引进现代化的技术和设备，得以实现档案现代化管理。

随着以计算机技术为基础的现代科技的普及和发展，以及档案部门运用计算机技术的迫切需要，计算机技术在档案部门的普及应用，已经成为不可逆转的发展潮流。将计算机管理引进到档案管理中，用计算机储存整个企业的各种业务，行政上的档案，方便使用者及时查找、阅读，既节省时间也节省人力、物力和财力，提高了工作效率，同时，利用计算机管理，可以有效的减少档案的占用空间，保存信息方便简单，也增加了其保密程度。因此，企业应充分利用计算机管理应用设计完善的软件和网络等现代化办公设备，实现档案管理的自动化、现代化。

总之，企业档案管理具有很强的挑战性，是企业知识共享的主要媒介，更是知识型企业文化的重要反映。在今后的工作中，要不断提高档案管理质量，提高其利用率。只要我们以高度的职业责任感和较强的敬业精神对待档案管理工作，就一定能促进档案管理规范化、科学化发展，从而为企业的持续发展提供更多更好的信息资源。

主要参考文献：

[1]朱祥.信息时代档案管理工作者应具备的素质和能力[J].企业家天地（下半月版），2008.5.

[2]鞠传信.浅谈档案工作人员的基本素质[J].山东档案，2007.6. [3]曹玉兰，施华群.浅谈高校档案人员素质教育[J].档案学研究，2002.21.