浅谈施工企业采购业务的内部控制

郜飙 GAO Biao

（中铁十七局集团第四工程有限公司，重庆 404100）

（China Railway 17th Bureau Group No.4 Engineering Co.，Ltd.，Chongqing 404100，China）

0 引言

建筑施工企业实行的是以项目施工为核心的企业生产经营管理体制，项目是建筑企业生产经营活动的基本单位和成本核算基础，因而加强项目成本管理，以最低的耗费取得最佳的工程投资效益，才能达到最终提高企业综合经济效益的目的。而在项目工程总成本中，工程物资所占比例最大（约60-70%），是企业成本的主体、核心部分，因此，采购管理在企业管理中占有至关重要的地位，搞好采购管理、强化采购成本控制是企业在激烈的市场竞争中发展的基本条件。

1 施工企业必须建立一套有效的内部控制制度，对采购业务加强控制和监督

其设计原则包括两方面：

1.1 采购业务本身应遵循的原则 ①质量第一的原则。企业所采购物资的质量标准和技术性能必须要满足工程的使用要求。②价格最优的原则。在保证质量的前提下，通过比价、限价、招标采购等方式确定价格最优惠的供货厂家。③服务最好的原则。供货厂家要具备完善的售后服务体系，能提供方便、周到、快捷的服务，满足施工企业的需要。④信誉最佳的原则。供方应具备良好的企业信誉，企业与其建立长期稳定的合作关系，以达到节约采购前期费用的目的。

1.2 采购业务内部控制的设计原则 从设计角度来分析，采购业务的内部控制必须有一个基本目标，即基于经济效益最大化的前提促进企业内部各项业务在有效的内部控制体系下有序运行。①相互牵制原则。一项完整的采购业务，若经过两个以上相互制约的环节来监督其业务活动，就能在一定程度上规避误操作等各种风险。企业应严格内部监督机制，根据采购制度流程，细化采购业务管理方案，从制度建设、责任落实、项目管理、规范运行、办理质量、办结时限、定期检查等方面严格考核。与此同时，纪检监察、财务审计等部门对物资采购工作程序实行全程监督跟踪检查，使得各方工作相互牵制，严格工作纪律，对于不经民主决策“个人说了算”的，擅自变更采购方式的，违反规定搞“虚假招标”、“明标暗定”、“围标串标”等违纪违法问题，严格施行问责追究。②成本效益原则。深入开展物资采购价格对标分析。采购业务各岗位对所负责的采购物资进行对标分析，盯住同行业采购价格，了解同行业采购渠道，深入分析采购价格的影响因素，通过对标分析找出存在的差距，制定切实可行的措施，适时调整降低采购成本目标，做到“一同步、二瞄准、三参考”，即“要与相关产品的降幅同步、瞄准同行业的最低采购价格、参考相关产品盈亏平衡点的原料成本”。同时，向提高招标率要效益。强化采购过程中的受控管理。重点是集体选商和定价的受控管理。通过集体选商受控，引入竞争机制，打破垄断，体现出采购业务的成本效益。③岗位责任原则。内部控制制度与企业的经营管理活动息息相关。企业基于各个业务流程设定了工作岗位，明确了岗位的权责义务以及操作规程、业务流程。岗位责任将不相容的职务分离开来，授权岗位、执行岗位、审核岗位、保管岗位以及记账岗位等职能分工不同，因而设立岗位时必须区别对待，要明确各个岗位的权责义务，使各个岗位之间以及各个业务人员之间形成相互促进、相互制衡的关系，防止一头独大，专制专权和舞弊行为产生。④协调配合原则。采购业务部内部成员之间应该保持融洽的业务关系，在工作上认真负责，相互之间协调配合，各成员要有大局意识，能够看到各自的工作对于整体效率的影响，而不只是“自扫门前雪”，遇到问题就相互推诿、相互扯皮。“制衡”是内部控制的一个重要力量，制衡是基础，而协调配合则是业务精神的升华。协调配合要求各成员首先具备正确的采购业务工作观念。内部控制制度体系由人基于业务管理要求制定的，如果企业行使控制监督职能的人员在思想道德上、心理素质上、技能和行为方式上未能达到实施内部控制的基本要求，那么，再谈协调配合显然已不能胜任。

2 根据施工企业采购业务的特点，其内部控制具体内容

2.1 完善物资采购管理及监督制度，健全配套的授权审批体系和严格的规章制度。各项目经理部应该严格落实。《物资集中采购供应管理办法》和《物资集中采购供应实施细则》，确保物资计划、采购、供应、结算、考核等环节处于公平、公正、公开状态下，并制订采购管理方案，明确整体规划，避免物资采购中出现违规违纪行为。物资部门负责具体的集中采购、询价采购工作，编写招标文件，组织市场调查，评审投标文件和进行招标效益评估，确保每个项目规范运行、阳光操作。

2.2 积极开展集中采购，发挥企业整体优势。集中采购不仅可以规范采购行为、防止腐败现象，而且可以“以量换价”，实现明显的规模采购效益。大宗物资必须采用集中采购模式，由企业统一监督把控，有效堵塞管理漏洞，才能实现降本增效的目的。

2.3 加强采购预算控制，实行材料采购申请计划制度。目前施工企业采购预算流于形式的较多，采购计划经常更改，应采取一定的措施改善这一不良现象。应该从制度的针对性、严肃性和可操作性出发，制定了《采购管理实施办法》以及与之配套的物资采购规范性工作程序，并与《“三重一大”事项集体决策制度》、《领导干部责任追究制度》等一系列管理、考核、问责制度相结合，规范物资采购申请计划。规范填写物资采购申请表，申请表上须注明拟采购物资的名称、数量、预算单价、规格等，后附供详细技术方案和要求，以此形成一整套行之有效，全方位、多角度、立体化的规范管理体系，用制度来实现“行得通、做得到、管得住、用得好”的防控目的，进一步强化制度“管人、管事、管权”的工作格局。

2.4 业务流程控制。①签订合同。项目与供应商签订物资购销合同必须经相关部门和纪工委评审，并由项目主管领导审批，保证合同符合法律要求，具有法定的约束力，同时必须做到内容全面，条款清晰，双方的权利和义务明确，维护企业的合法权益。②采购回来的物资在使用部门使用一段时间后，应当执行货物验收程序。由企业内部采购承办部门组织监察审计部门、使用部门共同验收，严禁不合格的物资进入现场。验收合格的物资一律入库保管。入库后，由物资管理部门参考保管员开具的点验单、试验部出具的证明材料质量合格的试验报告单、供货单位的销售发票填写付款审批单，并上报交财务部审核。③财务部门要认真审核所购物资的各种验证手续是否齐全，在审核无误的情况下，按照合同规定的付款条件和方式，或对其付款或进行挂帐。若无法证明该货物的质量符合合同要求，则坚决不办理付款手续，杜绝走“人情帐”而给企业造成经济损失的现象。通过各部门每个环节的严格把关，保证进购物资的质量和价格均达到最优，从而有效地降低企业采购成本。

3 结语

按照“规范权力运行，公开透明操作，确保监管到位，打造阳光采购业务”的内部控制要求，企业必须坚持公开、公平、公正的三公原则，在物资采购过程中，严格坚持物资采购方式合法、合规。实行程序化管理，严守“上一流程未完成，不能进入下一流程”的关口，对项目审批、实施、合同、付款四个关键环节的实施信息必须在信息系统模块同步公示，确保采购业务阳光、透明，促进各项业务流程顺利开展。

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[2]李洪玉.浅谈项目施工降低成本的途径和措施[J].中国铁道建筑管理.

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