高校人事管理工作信息化建设探析

苏子微

（西安邮电大学 人事处，陕西 西安710121）

随着信息化的推进及现代信息计算机技术发展进步，信息技术已成为当前最具发展潜力的新兴生产力。信息资源也成为国民经济发展的重要资源，我国国民经济发展“十二五”规划中明确了信息化的发展思路以及方向，这表明推进信息化已成为我国经济和社会发展过程中的一项重要任务。作为国家信息化建设重要组成部分的高校人事管理信息化工作，同样也对我国高等教育发展以及高校建设人才培养意义重大。高校人事管理是指高校管理人员在一定的人事政策原则下，运行调整学校的人事制度、协调整合学校的人事关系、处理参与学校的具体事务，对高校内部的特定人群进行行为方式规范的管理活动。高校人事管理工作的具体内容包括机构设置、人员聘任、培养、考核、评优、奖励等，具有涉及面广、信息量大、管理内容多、时效性强、信息关联度高的特点［1］，且各项信息必须准确。因此，高校人事管理工作与高校资源配置及教职工的切身利益息息相关，人事工作质量的好坏、管理效率的高低将直接影响到高校的运作。高校人事管理工作要涉及大量的部门机构的人员录用、编制、岗位、调动、工资等等信息，要不断地进行数据的搜集、规整、储存、查询、统计、分析等工作，当前信息社会飞速发展，高校人事管理的趋势将是信息化［2］。

1 高校人事管理信息化现状及存在问题

我国信息化建设从国家“九五”规划起至今已取得的成绩不可忽视，同时，存在的问题矛盾也很突出。目前我国高校人事管理信息化的现状是：在高校内部没有一个统筹的信息管理机构，各职能部门统一化集成化程度不高；信息化管理建设规范性差；高校管理层对人事管理信息化的重要性认识不足；计算机信息化管理系统软件开发较为落后，信息化管理人员处理信息能力不足，从而导致了数据混乱、时效性差、数据冗余、资源重复等问题［3］，信息的准确性、及时性、高效性无法得到保证，信息及时上传下达难以实现，使得高校人事工作效率低下，浪费资源。造成这种现状的原因如下。

1.1 对人事管理信息化重要性认识不足

目前，有部分高校管理者对人事管理信息化建设还缺乏全面的理解和深刻的认识，根本原因是没能结合本校实际情况及需求，往往带有一定的盲目性。出现的情况有：认为人事管理信息化只是单纯的计算机应用，因而只注意购置硬件设备，而忽视软件应用；认为人事管理信息化只需配套设施建设完备，而忽略了专业操作人员的培养。实际上认识管理信息化系统同时涉及了信息的收集、管理、整合、分析等一系列操作，需要培养专门的人才才能真正发挥该系统的作用。

1.2 人事管理信息化人才技术缺乏

人事管理信息化人才与相关技术的欠缺，严重制约了人事管理信息化的发展。由于信息化技术在我国还是一门崭新的学科，从事人事管理工作的人员大部分对计算机技术十分生疏，对于先进技术手段的运用跟不上，不能充分发挥出人事管理信息化的优越性。技术缺乏最突出的表现为人事基础信息的多重建立，在高校人事管理各部门中均拥有各自的数据库，这就造成了人力、设备资源的浪费［4］。因此，加快人事管理信息化人才培养，提高广大人事工作者的信息化操作能力，增强信息化意识，从而改变传统的信息建设、管理和信息交换的方式方法。

1.3 人事信息化建设规范化标准欠缺

高校人事信息化建设作为国家信息化的一部分，要取得健康稳步的发展，就必须加快国家信息化标准体系建设，同时用法律、法规的形式来规范其管理应用与创新。只有达到标准化和规范化的约束才能解决部门之间管理职责不清，分工不明等制约管理层决策的及时性和准确性的问题，使人事管理信息化发展规范、科学。

2 高校人事管理信息化要求

高校人事管理工作的特点是繁琐，重复化。计算机和信息技术日益发展成熟，此时对高校人事管理信息化的需求就更加迫切。因此必须加快高校人事管理信息化进程，提高人事管理的效率，一切为师生服务，在信息化建设工作中，以发展和强化高校人事管理工作为基础，实现高校的全面快速发展。这就意味着将教师及高校管理需求纳入到信息化建设的过程中来，切实使信息化成果能够真正服务于广大师生，为高校员工提供个性化的信息服务、一站式的办事平台。具体而言，高校人事管理系统信息化的意义大体可分为以下几个方面。

2.1 规范精确

在信息化技术成熟并投入应用之前，传统的人事管理大多数是建立在手工操作基础上的。实行人事管理信息化之后，以程序化电子化的管理方式，将人事工作者可以从繁杂机械的手工操作中解脱出来，这也正是一切从教职工实际要求出发的体现，并且在减轻了人事工作者的工作量的同时，使人事系统运作准确性及规范化得到加强。

2.2 高效科学

人事管理信息化可以通过利用电子计算机及网络技术手段将大量的人事机构功能打包组合，实现以前手工工作无法实现或者实现成本较高的许多功能，使得人事管理工作更加高效和深入。极大地方便了信息的传输和使用，实现了人事资源共享，避免了重复冗余。运用一个高效的人事管理信息化系统能够及时为高校管理者提供全面的信息，为及时了解人事动态和决策提供重要依据。它已成为当前高校信息化建设重要的有机组成部分。

2.3 绿色环保

在当今提倡环境保护资源节约的大背景下，高校进行人事管理信息化正是对这一倡议的积极响应，人事管理信息化将以前手工操作必须通过的资料打印，文件上传下达等一系列消耗资源时，以低碳的电子化方式进行，实现无纸化办公及资料存储［5］，这也在高校管理工作方面切实为环保节能做出贡献。

3 人事管理信息化建设基本内容

关于高校人事管理信息化的建设，首先需要依据国家规定的信息化标准，其次结合教育部关于高校信息化建设的具体要求，最终根据各个学校的实际情况来具体确定。其基本功能结构及流程如图1所示。

图1 基本功能结构及流程

3.1 校院级人事管理模块

本模块是高校校级部门和各学院人事专干的工作界面，用于基本的人事管理工作，例如本院职工的人事信息的查询、人事变动情况的信息修改等；还可以向人事部门各职能科室上传下达各种信息资料，如：职称信息的变动、教职工岗位变化、人员管理、考核等情况［6］。同时也可以接受人事部门发送的各类资料和通知等。

3.2 用户管理模块

本模块面向广大职工用户，使用账号信息登录方式，并根据不同用户所要实现的不同功能设定不同的操作范围及权限。按实际业务分工管理，以求做到权责分明、规范化、简洁化的用户数据资料管理。

3.3 师资管理模块

本模块提供给师资科工作人员及科研部门使用，主要用于各类人才培养、人才引进、基金资助信息、学科建设信息及科研信息管理。具体包括高校教师职务资格及聘任信息、学位、学历信息、培训、进修信息，以及学科建设、科研人员经费、设备采购、研究进度、资料信息等。

3.4 劳资管理模块

本模块包括高校职工日常工资奖金管理、离退休人员管理、社会保障管理、津贴福利管理等，是方便职工信息查询的必要模块［7］。

4 高校人事管理信息化发展建设策略建议

当前我国的信息化发展已经进入了新的时期，各项发展得到加强和改进，这为高校的信息化发展，特别是人事管理信息化发展提供了很好的基础和借鉴。信息化工作必须以人为本，全心全意为全校师生提供优质便捷的信息服务。上文分析了高校人事管理信息化的优势及存在问题，在此基础上可以看出，当前紧要的任务是要明确信息化建设的目标和任务，加强信息化人才队伍和规章制度建设，紧密团结高校内各部门的信息化建设力量，切实地履行信息化服务于学校总体发展战略的职责。因此结合信息化发展的趋势，针对上述存在问题及现状分析，对高校人事管理信息化发展建设的策略建议如下。

4.1 增强对人事管理信息化重要性认识

高校人事管理信息化不仅是人事信息管理的工具，更是规范人事管理工作的手段和方法，在提高人力资源的利用率和整体工作效率的基础上，保证信息的准确性与工作的环保性。高校管理建设应遵循科学发展观，以党群路线思想为指导不断转变观念，充分认识人事管理信息化的重要性，加强资金扶持，着力推进人事管理信息化技术与人才引进，以保障高校人事高效、准确管理运行为基础，为高校的建设、发展、教学和科研提供科学的保障。

4.2 加强信息化技术及人才引进

当今高校人事管理必须跟上信息时代的步伐，这就要求从学校人事管理工作的实际需要出发，将网络信息技术与人事管理有机结合，建立一套高效、实用、可靠的人事管理信息系统，真正实现人事管理工作从低效繁琐手工操作向高效率、高标准的环保型“无纸化”办公转变。同时在建立系统的基础上做好数据的及时更新和维护，力求不断丰富信息数据库［8］。再者需要不断关注，及时更新技术加强人才引进，这样才能提高人事信息化的技术能力、数据处理手段与信息资源开发能力，从而不断完善、提高、发展成一套有价值的管理系统。

4.3 促进信息化发展标准化

人事工作必需规范化、标准化，这样才能为高校人事管理信息化建设提供有力的保障。人事管理信息化建设要在适应群众具体需要与管理实际要求的基础上将信息建设制度化、规范化。因此要求高校在人事信息化的过程中，结合自身需求与技术可行性，做到人事信息建设的分工协作，责任管理。人事管理的每一职能模块要对自身工作中产生的信息及时维护负责。同时，要尽量避免数据重复建设，保证数据的一致性，提高辅助决策、咨询的准确性，而这一切都离不开制度的标准化建设［9］。

高校在新时代的发展中，要坚持实事求是，从师生实际需要及高校管理实际要求出发，切实使信息化成果能够真正服务于广大师生，具体到高校人事信息化建设中就是要提高学校人事管理信息化的建设水平，提高效率、增强透明度。因此，加快高校人事管理的全面信息化建设对高校的人事管理工作乃至高校的整体建设具有十分重要的意义。

［1］Gary Dessler.人力资源管理（英文版）［M］.北京：清华大学出版社，2001：210－648.

［2］陈利红.高职院校人事管理现状及信息化建设探索［J］.辽宁师专学报：社会科学版，2013（3）：2－4.

［3］Van Gramberg B，Teicher J，O’Rourke A.Managing electronic communications：a new challenge for human resource managers［J］.The International Journal of Human Resource Management，2014（1）：19.

［4］樊伟.浅谈高校档案管理的信息化建设［J］.华章，2014（1）：3－5.

［5］王慧.高校人事管理建立网络系统的必要性［J］.交通高教研究，2004（4）：2－5.

［6］崔玥.邮政企业中管理层管理人员绩效考核方案设计［J］.西安邮电学院学报，2012，17（5）：111－116.

［7］金波.网络技术与档案信息资源管理［J］.档案学通讯，2007（3）：1－5.

［8］惠永存，崔静.美国的人事档案管理［J］.中国人才，2005（11）：2－4.

［9］蒋绍武，人事管理信息化建设的构想与实践［J］.有色金属高教研究，2003（6）：1－4.