完善特种设备检验检测技术档案管理对策探讨

文/缪幼容

完善特种设备检验检测技术档案管理对策探讨

文/缪幼容

特种设备检验检测技术档案不同于一般科技档案的管理。针对有关特种设备检验检测技术档案管理的现状，分析存在的困难和问题，阐述亟待完善有关检验检测技术档案管理的必要性，探讨有关安全、合理、有效的检验检测技术档案管理模式，从而提出相应对策。

特种设备 档案 管理提升

一、特种设备检验检测技术档案管理的现状

特种设备，是指对人身和财产安全有较大危险性的锅炉、压力容器（含气瓶）、压力管道、电梯、起重机械、客运索道、大型游乐设施、场（厂）内专用机动车辆，以及法律、行政法规规定的其他特种设备。特种设备，一般分为承压类设备和机电类设备。承压类设备主要包括锅炉、压力容器、压力管道等；机电类设备主要包括电梯、起重机械、客运索道、大型游乐设施和场（厂）内专用机动车辆等。

特种设备检验检测技术档案，主要指检验检测依据的规则或者标准、出具的检验报告（证书）及其原始记录等技术文件。目前，常用的规则或者标准：承压类设备作业指导书所涉及的有近200项，其检验项目复杂，检验报告种类繁多；机电类设备作业指导书所涉及的有20余项，其检验报告种类不多。机电类设备所涉及的技术文件，如TSG T7005－2012《电梯监督检验和定期检验规则》（4种电梯类型）、TSG Q7016－2008《起重机械安装改造重大维修监督检验规则》和TSG Q7015－2008《起重机械定期检验规则》等，对特种设备检验检测技术资料的归档内容及其保存期限等有些要求，而承压类设备所涉及的技术文件中，提及技术档案的相关要求却甚少。

特种设备从生产至使用全过程，其安全监督管理大多涉及检验检测，而每个阶段的检验检测性质不同，主要有：产品制造的监督检验、产品安装的监督检验、改造修理的监督检验以及定期检验。如定期检验，其技术档案的保存期限一般为5年。其余检验性质的，其档案均为长期保存。目前，较为常用的归档方法：一是以检验设备分类归档，将与该台设备相关的各年度所有检验种类的检测资料按“一台一档”原则存放；二是以同一年度、同种设备、相同检验性质分类，根据其报告出具日期的顺序，予以编号，按序存放。

各个特检机构针对不同设备种类、检验性质和检测内容，自行判断并采取相应的档案管理措施。由于对技术档案的理解不尽相同，有关档案管理模式多种多样，极不统一，亟需完善。

二、特种设备检验检测技术档案管理面临的困难和问题

近年来，需要检验检测的特种设备量大面广，检验检测内容庞杂多样。仅以电梯为例，上海的18层以上高楼数以万计，超过美国东海岸的总数。随着城市建设日新月异，特种设备数量高速递升已成不可逆转的趋势。相应的检验检测技术资料数量随之猛增，档案管理遇到以下瓶颈：

“一台一档”归档方式由来已久，该方法可以不用考虑特种设备检验性质及检验内容，仅根据相同设备存放即可。“一台一档”的归档方式，主要基于人工识别。随着检验检测技术文件数量激增，数万台设备的各种检验资料需要“对号入座”，即找到其原始档案袋，一份一份地放置。不仅工作量大、耗时长，导致技术资料大量积压，还影响当年档案的查询利用。特种设备检验检测具有很强的时效性，档案查询主要趋于年度资料查询，而单台设备的历年检验档案一般得不到有效利用。巨大的人工归档量与少许的历年档案的查询量之间的差距不下数万倍。

以年度、设备、检验性质分类的档案存放方法，既方便年度档案的利用，又能提高归档效率，但需要与之同步的信息数据支撑。在以“一台一档”存放方式占主要地位的档案管理模式下，档案管理系统往往得不到合理开发和应用，从而制约检验检测技术档案管理的良性发展。

根据特种设备检验性质的不同，特种设备小到零部件，大到成套设备，凡属于产品监检、安装监检、改造修理监检的，均要求“长期存放”。由于设备的报废信息缺失，有些设备即便报废了，但其技术资料依旧被“长期保存”，档案库房压力难以承受。

特种设备检验检测信息化操作平台虽已建立，并实现多方信息即时传输。然而，检验检测技术档案的管理软件却相对落后，多数档案软件仅有设备档案编号查询功能，且无法实现技术资料实时归档登记，故无法判断档案实体与电子数据是否一致，从而影响技术档案的有效管理及其利用。

三、完善检验检测技术档案管理的基本对策

检验检测技术档案管理是一项系统工程，涉及法律法规、行政管理、信息化建设等多方面，笔者认为可以从以下几个方面完善特种设备检验检测技术档案的管理工作。

《中华人民共和国特种设备安全法》已于2014年1月1日起施行，国家对特种设备的生产、经营、使用，实施分类的、全过程的安全监督管理。特种设备监督检验、定期检验、型式试验和无损检测等检验结论，是特种设备安全监督管理的主要技术依据。特种设备检验人员要依法从事相关检验检测工作，客观、公正、及时地出具检验检测结果、鉴定结论，并妥善留存检验检测中的各项记录和技术资料。检验检测技术档案的管理需进一步规范和完善，要培养、配备适量人员从事特种设备技术档案工作，明确其岗位职责，确保检验报告（证书）及其原始记录等技术资料符合规定的储存条件和保存时间，防止有关检验检测结果的见证文件人为损坏、丢失、更改和失当处置。

特种设备生产至使用的各个环节受到法律保护与制约，义务方与责任方关系更加明确。对于特种设备检验检测技术档案管理而言，必须妥善保管检验检测记录及报告，便于社会对检验检测技术档案的共享和利用。因此，亟需相关单位制定管理规范，将特种设备技术档案管理融入特种设备检验检测工作的整体之中，实现统一长效管理。

①拟定本专业系统的技术档案分类大纲，明确各类检验检测技术档案的归档方法、归档内容；编制科技档案保管期限表，统一过期、作废档案销毁办法。

②强化制度管理，落实部门职责，依据科技档案工作条例，制定特种设备检验检测技术档案归档流程，明确检验检测技术档案利用办法。

按照有关特种设备动态监督管理要求和《科学技术档案工作条例》等规定，根据集中统一管理的基本原则，健全科学可靠的检验检测数据，实现检验检测与安全监察之间的网络数据传输和共享。坚持创新意识，开发技术档案管理信息系统，确保特种设备检验检测技术档案完整、准确、系统、安全和有效利用。

①根据特种设备种类、检验性质等相关信息，归纳整理各种检验检测数据，分析数据划分标准，将有效数据集中在一个档案系统中。制作特种设备检验检测技术档案数据模型，实现技术档案实体与信息系统数据同步一致。

②在特种设备档案管理系统中，可以对特种设备检验检测技术档案的归档登记过程以及查询利用过程进行实时记录，做到档案管理全程可控。

③对于已经登记归档的数据和未归档数据，管理系统可以进行分类统计与分析，一方面可以检阅归档工作的进程，另一方面可为检验部门的档案移交提供建议，从而合理安排归档工作计划。

④为检验检测技术档案管理的改进提供数据支撑，完善特种设备报废数据的采集，确保特种设备技术档案管理工作可持续发展。

承前启后，循序渐进，特种设备检验检测技术档案管理工作终将迈上新的台阶。

Technical archive of special equipment inspection and testing is different from the archive of general technology files.The report is aiming at the current status of special equipment inspection technical archive management,analyzing existing problems and difficulties,and explaining the necessity to improve inspection technical archive management promptly,exploring a secure,rational and effective inspection technical archive management model,and then proposes the corresponding countermeasures.

Special equipment;Archives;Management promote

（作者单位：上海市浦东新区特种设备监督检验所）