基于语境探讨以商务英语进行信函写作的方式

段雯

摘 要：国际商务活动中进行有效的英语交流需要使用商务英语信函来进行相关的书写与记录工作，因为商务英语信函自身的特定问题格式，在进行词汇、语法、整体段落方面的书写过程中，需要区别一般的英语信函。本篇文章主要是依据商务英语中独特的语言条件，来进行有关英语写作方面的原则讲解，通过一些经典例子，来分析和研究有关商务英语信函书写时，需要遵循的写作技巧。

关键词：商务英语信函；语境；修辞

一、商务英语信函

商务英语信函在书写时，很容易同商务英语混为一谈。实际上二者确实有许多相似的地方，但是，在进行日常的有关商务英语信函的写作教学中，实践发现商务英语信函同商务英语之间存在相当大程度的差异之处[1]。通常情况下，商务英语能够被详细的分类为口头和书面两种模式的商务英语，口头商务英语特别适合face to face式的商业洽谈会议，书面商务英语特别适合进行书面的商务英语的表达。通常情况下，利用舒心、电子网络或者电子邮件的办法进行商务的交流与传递工作[2]，所以，对我国而言，商务英语信函又被叫做商务英语函电，一般是指利用专门的书面信息为载体，进行有关英语专业的交流，从而承载国际商务信息的交流模式，因此需要更加得体的措辞，避免出现误解，此外，要求对语言进行表达时要有更加考究的修饰。需要写信人员在进行商务英语信函时，更加注意同英语的商务语境进行结合，从而实现这一目的[3]。

二、商务英语语境

想要对商务英语语境进行充分的理解，就需要先对语境一词的含义有所了解。在国内和国外的学者，对于商务英语语境就有不同的理解，并且这一理解也随着时代的迁移在潜移默化的发生改变。唯一不变的就是对于语境这个词具有相当复杂的含义。通常来讲，语境指的是宏观条件下有关的社会环境与微观条件下有关的语言环境进行统一[4]。根据大量的文献资料，能够总结出语言环境的定义是一种词汇通过自身所在的不同位置，即短语、句子成分中，起到了不同的内容作用[5]。社会环境对于物质情景和时代背景条件的概念，包括多种非语言方面的环境，诸如人文状况、政治气候、社会制度、时代思潮等。社会环境同整个社会所蕴含的经济文化背景的关系密切，所以，在商务英语中，有关语境的概念也需要包含以上内容，但是不仅仅是简单的包含，需要有更深层次的需要，同国际贸易在发展变化的进程等相结合，利用自身所接收的不同地域的文化差异，表现在不同的交际、价值观、思维中的冲击。

对于商务而言，进行微观语言环境的交流就要求密切的关注自身包含的特定人群，进行不同场合内的不同话题的交际[6]。不同与宏观的社会环境，需要结合写信者自身的商务方面的文化背景，能够更多的消除地域内存在的巨大差异。因此，要求我们在今后进行商务英语信函书写时，一定要注意更多的树立一种更加多元的有关跨文化的发展观点，持续不断的增加自身的商务英语的书写应用能力，通过不断的交流沟通与时俱进。

三、商务英语语境的修辞

想要在进行更准确地商务英语信函书写工作，就要同商务自身所处的语境结合，通过得体的修辞进行目的的表达[7]。第一点，需要对修饰有充分的认识。对于修辞的概念，目前的大部分人都认为仅仅是一种有关语言运用方面的技术。实际上，有关修辞的概念，最早出现在古典流派中，并一直延续至今。有学者认为，修辞就是根据不同的目的进行精心的安排，也就是对语言进行选择的过程。为了将所要表达的内容更加得体与精准的进行表达，也就是所修辞能够最大程度的提升语言运用方面的艺术和规律。在《英文修辞》一书中，有关与英文的修辞方式，不仅仅能够提供读者在写作中展现出来的技巧和表现，还能够对各种词汇和句型的结构进行详细的使用说明。

在一定程度上而言，通过商务活动自身的特点，如交际和谈判特性，导致商务活动的表达具有更加精准的语言和修辞[8]。修辞是一门具有极大魅力并极为复杂的艺术，利用修辞进行言语的活动，能够将语境进行更多的适应，能够将使用的语言进最大程度的约束。修辞的运用不能够脱离一个整体的使用环境。进行商务英语信函时，一定要严格的对商务英语使用的语境进行把握，也就是说在使用信函进行商务英语的书写时，一定要注意考究的修辞，将两者进行有效的结合。

四、语境论的应用

根据不同的语境选择适合的修辞方法，能够将所要表达的内容更完整的发挥出来。修辞结合语境，能欧股成功的将商务英语信函的写作艺术进行修饰。使用得当的搭配，能够更好的体现商务英语的内涵。这也要求商务人员能够从两个层面达到要求。第一，使用得体的搭配进行词句的应用。在造句时，一定要将商务英语的语言特色进行突出的表达。利用符合英文写作的安排来撰写信函。依据合理的英语结构规律，进行商务英语信函的书写，表达一定要合情合理，清晰流畅。

第二，认真思考商务英语的常变因素。如国际社会背景、交际内容等。通过对商务英语在不同语境下的得体修辞，来保证使用的规范性。要想达到修辞得体，就需要使用合乎语境的修辞方式。

关于修辞得体，需要考虑进行不同语境下的商务英语应用时，使用者的语气是否恰当。一般来讲，对于语气的含义，可以解释为一种传递信息时，具有的全面的感受。通过语境学的内容，可以看出，在商务英语的表达上，仅仅依靠单词或表达是远远不够的，还需要进行更加具体的语境选择恰如其分的语气。通常来讲，语气的恰当包括两方面：自然和客气。

（1）自然。利用得体的语气避免造作成分。结合当今的地域文化差异和生活习惯差别，使得人们的生活方式更加的轻快直接，因此进行商务英语信函的写作时，一定要注意用词自然、简洁，具有一定的生活气息，这样能够营造一个更加友好的氛围，为接下来的洽谈带来一个良好的开端。如进行开头书写时，使用以下语句。If you will give us some time during this month，or you can give us some time during the next， we`ll gratefull so much.certainly ，the time must be your free time .but we hope you could ship at the latest time at the end of this month。这段话翻译过来就是说希望你最晚能够在八月底之前装船。诸如这种信函，我们都可以直接看but之后的内容，前面多数情况下为一种客套与寒暄，这样做能够符合当代的文风，又不失现代人士进行商务时的言简意赅，抛弃模棱两可，最晚月底装船。

（2）客气。客气作为一种语气表达恰当的注意内容，需要表现出一定真诚友好的态度，在用词时一定要注意自己的礼仪。比如以下句子。We have already received your letter in October 12， full of thankful and grateful.We hope you will be interested in our products and come here to know it in October 25.意思是感谢您的信件，我们也希望您能来亲自体验我们的产品。上面这个句子充分的体现了礼貌真诚，能够符合客气的原则，语句中充满了期待合作的诚意。

事实上，商务环境是随时都在变化的，因此在实践的交流中也不会仅仅是对于商务内容的表达，还有一些层出不穷的问题需要我们去解决。但是在这一过程中，写信者一定要注意自己的措辞是否得体，也就是注意自己的态度，切实的考虑到对方的出境，能够表现出友好和礼貌，也更容易促成较易。比如再说同意对方的要求，可以用被动语态（You have earned 2.5 commission.你已经获得了2.5%的佣金）来代替生硬的主动语态（We allow you 2.5% commission）。这一语气更能够体现出对方deserve it，而不是I give it.语气中透露出对于对方的礼貌与尊重，而不是傲慢的态度。只有使用更加得体又合乎情理的表达，才能够更加到位的进行沟通，既符合自身位置，又体现自身的礼貌，只有这样才能够更加容易让他人接受。

五、总结

综上所述，随着科技的发展，商业模式也在不断的变化。对于今后，需要自身在进行商务英语信函的书写时，更加熟悉彼此的条件，并熟悉各项规章法律，通过规范程序化的国际贸易，来进行更加丰富的发展。不同的贸易话题需要进行不同的贸易措辞来沟通。根据变化的话题来进行有效的结合，从而书写出来的商务英语信函能欧股更具有时代特点，抓住其中的使用规律和语言风格，能够更好的独立进行写作书写，将修辞艺术使用的别具匠心，能够更好的实现国际商务间的有效交流。对于商务英语的推进作用，在目前的国际间进行经济贸易，在我国进行经济的发展，都具有较为明显的独特作用。（作者单位：九江学院外国语学院）

参考文献：

[1] 赵丽娜，景然.浅谈跨文化商务交际中的商务英语信函写作教学[J].商场现代化，2015，（04）：269.

[2] 赵宇佳.基于“7C”原则的商务英语信函写作[J].天津职业院校联合学报，2015，17（01）：88-95.

[3] 袁俊.商务英语信函写作中的礼貌[J].宁波教育学院学报，2014，16（03）：66-70.

[4] 裴振霞.话语分析理论运用于商务英语信函写作教学[J].赤峰学院学报（自然科学版），2013，29（20）：189-190.

[5] 刘永厚，郑双.礼貌策略在商务英语信函写作中的应用[J].上海对外经贸大学学报，2015，22（01）：79-87.

[6] 李静.商务英语信函写作中语块的应用研究[J].兰州工业学院学报，2013，20（04）：96-99.

[7] 余梦媛.试探商务英语信函写作技巧——以有效沟通为目标[J].南昌教育学院学报，2014，（06）：91-93.

[8] 白瑞.基于模因论构建商务英语信函的写作模式[J].山西农业大学学报（社会科学版），2014，13（06）：624-628.