网络环境下的档案管理工作之我见

马丽娜 孙吴

【摘要】档案管理的环境随着时代的发展在不断的改变，当前的社会大环境下，网络是其主要特地电脑，网络环境下的档案管理工作是其发展的必然方向。本文就网络环境下的档案管理工作进行了探讨和分析。

【关键词】网络环境下；档案管理；必要性；实施措施

网络技术为我们的生活带来了很大的改变，网络技术被各行业都广泛应用，而且对于这些行业的工作模式和服务模式产生了极大的影响。档案信息服务在网络环境下需要有很多的注意点，做好网络环境下的档案管理工作是对社会大众负责，是满足社会大众的需求，因此势在必行，但是其中的诸多问题还有待于解决。

一、网络化档案管理的必要性

1.档案管理进入网络化的时代是档案事业和科技发展的结合。信息技术应用如此广泛，随着档案的数量与日俱增，网络环境下的档案管理工作也变得更加的重要起来，电子文件的收集、整理和利用已经不能够使用传统的档案管理方式来进行，档案管理在网络化的环境下，需要遵循信息服务本位的思想。

2.网络化环境下的档案管理是为了工作效率的提高。各企业单位的不断发展，档案资料的内容、形式和数量都是几何数的增长，因此传统的档案收集和整理不能够带来多大的效率提升，而网络化的档案管理则可以改变这一现状，电子档案实现了自动收集和整理工作，而这部分工作占据了传统档案管理的大部分时间，说明网络化的档案管理能够极大的提升档案工作的效率。

二、网络环境下的档案管理优点

1.提升工作效率，改变工作手段。网络档案的产生、传输和整理、利用都是需要和网络来作为枢纽，通过网络来将个档案产生单位进行联接，因此数字化的档案管理具有更加高效的特点，可以不被时间和空间的限制所束缚。档案管理网络化对于传统档案管理工作来说具有较大的改善，过去单纯的手工劳作效率低下，而使用网络档案管理，工作模式出现了转变，提升了管理效率和管理质量，而且，档案管理人员不需要再进行过多的体力劳动，因此可以解放双手。

2.给企业和单位带来更多的机遇。计算机网络最大的特点就是快速，这对于档案信息资源的时效性来说非常的重要，企业或单位在进行市场竞争的时候，往往是因为信息资源的获取速度不同，而居于不同的竞争地位，说明，信息获取速度能够为企业或单位的创新、发展、生存带来较大的影响，网络环境下的档案管理能够充分的利用好网络的快速这一特点，让信息的时效性更好，为企业的发展和创新提供基础力量。

3.为企业提供了更为先进的硬件技术平台。网络环境使企业的竞争方式和手段的转变成为可能。同时，基于网络外部性的网络环境又使得企业必然转变竞争方式，以求得在激烈环境中生存与发展。企业顺应信息的网络化已成必然趋势，具体表现在以下几个方面：信息的普遍性和分布性，有用的信息到处可见，知识的流淌与外溢效应愈加显著，关键是如何正确地判断和应用；技术进步日益加速，新技术产生越来越快，大大增加了企业间的相互依赖性；技术更具有的可获取性，技术的交流渠道多样化，只有不断地创新、合作，才能保持优势；全球经济一体化，国内市场成为全球市场的一部分，中国企业也可以利用全球市场；受环境和资源限制，增强资源的有效利用，扩大可利用资源的来源，从资源依赖型向知识依赖型转移成为迫在眉睫的问题；日益增加的服务期望，个性化的产品与个性化的服务不断增长的要求，扩大了企业与客户关系的内涵；计算机网络技术的快速发展，网络通信系统具有高度的开放性、可靠性和可缩放性；网络服务系统具有以不同服务质量传输不同数据类型的集成服务能力，在其上传输的信息和数据具有良好的操作性和一致性语义。

4.推动企业经营模式变革。首先，网络经济正在改变着每一个企业与外部联系和交往的方式，同时也对企业自身的组织结构和组织形态提出了挑战。知识和信息改变着企业管理的理念，拓宽了企业管理的范围和内容，网络技术必将改变企业管理的环境，创造一种新的共同工作的方式方法。而所有这些都将从根本上影响和改变着未来的企业组织。企业组织结构将趋于扁平，企业组织规模将趋向两个极端，企业组织的边界将趋于模糊和虚拟，企业组织的职务设计将趋于团队任务。其次，企业组织利用网络环境，跨越不同企业之间存在的空间障碍，通过企业之间的信息集成、业务过程集成、资源共享，对企业开展异地协同的设计制造、网上营销、供应链管理等提供技术支撑环境和手段。为实现敏捷制造和虚拟企业的运作提供支持，形成具有数字化、柔性化、敏捷化等基本特征的优势互补的协同企业。通过网络环境下企业间信息、过程、资源的集成，实现协同制造过程中物流、信息流、资金流、工作流的优化运行，使整个网络系统中的制造企业群体以较低的成本和较短的开发周期，制造出符合市场需求的高质量产品。

三、如何进行网络化档案管理工作开展

1.创新网络档案管理理念，以服务为先。目前的档案管理工作是一项服务性的工作，传统的档案管理将主要的精力和力量都放在了档案的存储上，服务的思想比较淡薄，但是现代档案管理中服务是首要位置。网络环境下的档案管理更是如此，档案管理借助网络环境的便捷来实现其更多服务的推广和应用，说明服务是网络档案管理的核心内容。过去我们不主动提供服务，等着需求的人上门寻求服务，那个时候我们的工作有点高高在上，呈现出俯视的状态，这显然和服务性工作的性质存在差异。为了能够获得更多的业务，提升档案的价值，我们需要去转变这种思想观念，提供主动的服务，将重点工作放在服务上，至于档案的收集和管理工作可以借助網络环境来便捷的实现。

2.提供多样化的服务内容。网络环境下的档案管理为提供多元化的服务内容提供了基础条件。计算机技术在网络档案管理中的作用非常的大，是其依靠，因此信息量大，需要进行快速的检索和定位，这必须要借助网络功能，这部分工作计算机和网络可以很好的完成，我们将精力放在如何拓展业务范围，提供多元化的档案服务上，才是应该要去努力的事情。

3.建立信息资源数据库，方便信息检索。信息化工作都是需要以数据库作为强大的支撑后盾的，因此，网络环境下的档案管理需要做好数据库建设，能够进行大容量的信息资源存储和管理，让服务变得更加快捷、简单，使用者能够轻松的获取想要的资源信息。

4.将信息服务放上网，建设档案部门的公开网站。档案部门通过建设自己的网站，在上面公开自己的档案信息服务内容以及服务范围，这样社会大众和企事业单位可以通过网站来和档案部门取得联系，也能够利用网站这个窗口工具来实现服务的获取，将时间、地点的约束给消除了。而且通过网站来进行信息发布能够具有较快的时效性，可以保证信息的价值。