医院物资管理系统的应用探讨

唐宁　陈凯

摘要：医院物资管理系统是医院信息化发展的重要项目，对于降低医疗成本及提高提高医院效益具有重要意义。该文以作者单位的物资管理系统为例，分析了系统功能与应用，对其效果进行了阐述，同时提出医院物资管理存在的问题，使其能为医疗业务提供更好的服务。

关键词：物资管理系统

中图分类号：TP315 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2014）09-2121-02

物资管理作为现代医院运作的基本活动之一，对日常医疗工作起着重要的后方支持作用，发展科学高效的物资管理正是医院耗材管理部门努力的重要方向[1-9]。

物资管理未实现信息化管理之前存在诸多问题，以笔者所在单位未使用系统之前的情况为例，主要体现在以下几个方面：1）材料基础信息不统一。在设备科、后勤管理科、以及信息科没有对各类材料作统一管理，导致由于材料名称不统一，使管理口径不一致；2）材料收支不配比。一方面，在入库记账环节，实物办理入库后，财务因为发票未能及时记账可能造成该材料已经被使用并带来收入；另一方面，在出库消耗环节，允许使用以领代消的方式出库，必然造成该材料已经在账上核销产生成本，但实物并没有在当期消耗掉，在当期账上并没有反映出库存资产和成本支出。这两方面皆可导致在一定管理期间上造成成本、收入、收益的波动，对医院的经济核算和管理带来不便；3）采购计划不准确。由于缺乏准确的全院物资消耗情况统计，无法精确制定采购计划，采购只能根据当前库存补充物资，而此很难实现零库存或者经常出现库存不足的情况。

为了解决以上问题，笔者所在单位于2013年初启用新的物资管理系统，经过近一年的实际使用、探索、调整，目前形成了比较完整的体系（如图1），在医院物资管理原有的前提上全面创新，争取降低成本资金的状态下为医院物资供应管理提供相应的保障。

1 系统功能与应用

1.1 库存管理

通过记录各种出入库单、调拨业务、以及盘点业务、耐用品管理业务，管理物资流水账、库存台账，核算物资实物的收发存数量，提供实时的物资结存数量。提供监督物资的安全库存，保质期限、呆滞积压等的预警管理，提供物资科室库管理，物资发放与收费挂钩，从而提高物资记录的准确性，控制物资在一个适当的数量上。并在此基础上对物资收发存进行统计分析，提供诸如物资收发存汇总表、出入库汇总表。

1.2 采购计划管理

采购计划管理模块可根据当前库存状况、未实现计划、最低库存、各科室材料需求计划制订医院材料采购计划。计划员制订完计划，由负责人对采购计划进行审批，审批时要考虑本期每种材料采购的数量、总金额不能超过本期预算消耗定额。产生采购计划清单、计划未到货物清单、采购预算执行情况。

1.3 统计分析

系统不仅实现了按照仓库、物资类别和业务类型对物资明细的收发存汇总表。同时提供呆滞积压物资分析、库龄分析、ABC成本分析、费用差异分析全院价量因素分析、物资储备分析等分析方法和分析统计内容。医院领导可以通过分析数据直观查看到全院各科室的物资采购、消耗状况，从而进行有效的监督和控制。

2 效果

2.1 提高物资管理效率

在物流管理系统上线之前，物资的采购、入库、领用、出库、盘存等环节都严重滞后，财务科需要收集到相关的单据，逐个录入，毫无效率可言；而采用系统化管理之后，采购部门录入入库单，仓管部门确认，财务部门审核，使用部门录入领用单，仓管部门确认形成出库单，财务部门审核，相关部门各司其职，各流通环节井然有序，既减轻了财务会计繁琐的账务处理工作，又大大提高了管理的效率。

2.2 适时提供准确的库存信息

所有仓库严格按系统要求操作，发放物资时同时生成出库单位，能够及时在流通环节处理单据，物资系统中体现的库存信息实时而且准确，为采购计划的制定提供了科学的参考数据，既能保证各类物资满足医院日常使用需要，又可以避免库存积压和资金占用，从而提高医院采购资金的循环利用率。

2.3 促进科室成本核算的实施

通过物资管理系统，各科室可以随时查询物资消耗情况，及时进行分析调整，从而极大地提高了各科室的成本意识、节约意识，杜绝物资浪费，促进增收节支，并从总体上控制和降低物资的消耗成本。

3 问题探讨

在使用物资管理系统之后，虽然在一定程度上规范了物资采购供应全过程，节省了资金支出，提高了医院经济效益，但由于执行力度、特殊科室需求、系统完备性等原因，系统在使用过程中仍存在一些问题。

1）由于长假、特殊节日的原因，物资的使用情况有较大起伏，这样就需要采购人员及时调整采购计划，在充分使用系统的同时又不能完全依赖系统，以避免大量物资库存积压或者库存不足的情况而影响医院经济效益与正常医疗业务的开展。

2）管理制度问题，由于医院对于物资采购程序、物资管理、物资核算、监督与检查、奖惩等没有明确的规章制度，那么在系统使用过程中，物资采购的审定权力、责任、范围、内容等皆存在不确定性，例如后勤仓库可能采购本来应由信息中心采购的物资，如果任其作后续出入库等操作，进一步的就会导致库存信息、数据分析的不准确。这就需要医院加强管理并且在系统中严格归类各仓库物资。

4 结束语

随着市场经济的发展，医疗改革的不断深入，医院所处的市场环境日新月异，降低成本的压力与日俱增，医院的物资管理是形成医院竞争优势的一个重要因素。国内医院应该在借鉴国际先进经验的基础上，努力改善物资管理，并进一步完善物流管理，通过构建完善的物流服务体系，来降低医院运营成本，以达到提高医院竞争力的目的。

参考文献：

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