用ACCESS实现高校录取通知书打印

陈伟

摘 要 本文是ACCESS软件的一个应用实例。利用ACCESS软件，通过简单设置，编写少量代码，实现了录取通知书的打印功能，方便快速而又不失专业，应用效果很好。

关键词 通知书打印 ACCESS编程 ACCESS软件应用

中图分类号：TP311 文献标识码：A

学校招生录取工作中，打印录取通知书是一件必须而繁琐且易出错的工作，用WORD的“邮件合并”或者编写专门的程序都可以实现，各有特点。这儿介绍一种较为容易而且效果很好的方法：用Office办公套件中的ACCESS来实现录取通知书的打印。

1准备原始数据

建立一个专门的文件夹，如“D：＼录取通知书”，将学生录取信息的电子表格文件（T_TDD.xls）拷贝到该文件夹下；在此文件夹下再建一文件夹“PHO”，将学生照片拷贝到此文件夹下。

2新建ACCESS文件（通知书.mdb）

（1）链接表TDD，从学生录取信息电子表格T_TDD.xls中链接；

（2）表SPEC，包含三个字段：ID（专业代码）、SPEC（专业名称）、DEPT（系部）；

（3）窗体TZ，实现学生录取信息的查看、打印控制等；

（4）报表TZS，确定通知书打印的内容与格式。

3窗体TZ的设计

3.1添加控件

（1）列表框1个：lmd（学生名单）；

（2）图像1个：img（相片）；

（3）标签4个：XM（姓名）、KSH（报名号）、DEPT（系部）、SPEC（专业）；

（4）按钮4个：退出、预览、打印、下一个；

（5）列表框lmd（学生名单）设置为：行来源类型：表/查询，行来源：SELECT TDD.KSH， TDD.XM， TDD.LQZY FROM TDD，绑定列：1。

3.2代码编写

（1）按钮“下一个”的单击事件代码：

Dim iSele As Integer

iSele = lmd.ListIndex + 1

If iSele < lmd.ListCount Then

lmd.Value = lmd.ItemData（lmd.ListIndex + 1）

lmd_AfterUpdate

End If

（2）列表框lmd（学生名单）的事件“更新后（lmd_AfterUpdate）”代码：

KSH.Caption = "报名号： " & lmd.Value

XM.Caption = "姓 名： " & lmd.Column（1）

Set rs1=CurrentDb.OpenRecordset（"select spec，dept from spec where id='"&lmd.Column（2）&"'"）

If Not rs1.EOF Then

DEPT.Caption = "系 部： " & rs1！DEPT

SPEC.Caption = "专 业： " & rs1！SPEC

Else

DEPT.Caption = "系 部： "

SPEC.Caption = "专 业： 错误，请检查专业代码" & lmd.Column（2） & "是否存在"

End If

img.Picture = Application.CurrentProject.Path & "＼pho＼" & Trim（lmd.Value） & ".jpg"

（3）按钮“打印”单击事件代码：DoCmd.OpenReport "TZS"， acNormal

（4）按钮“预览”单击事件代码：DoCmd.OpenReport "TZS"， acPreview

4报表TZS设计

报表根据需要添加若干文字标签；在相应位置添加4个文本框，数据控件来源如下图所示；添加一个图像控件（img1）；为方便注册，添加一个条形码控件，数据控件来源为：=[Forms]！[TZ]！[lmd]。

报表“打开（open）”事件中，显示学生照片，代码为：

img1.Picture = Application.CurrentProject.Path & "＼pho＼" & Trim（Forms！TZ！lmd） & ".jpg"

5启动项设置

设置打开程序时自动运行的对象，菜单“工具/启动…/显示窗体/页”，选择“TZ”窗体。

以上是编制录取通知书打印程序的主要过程，可根据具体情况自行修改增删，简便快速，不需要许多专业的编程知识。