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Word之“复制粘贴”的秘密

2014-04-29周蓓蓓

电脑迷 2014年14期
关键词:复制粘贴工具栏粘贴

周蓓蓓

“复制和粘贴”是办公过程中最常用的操作,在Word中更是如此,看似简单的复制粘贴,其实包含着不少鲜为人知的技巧和应用。今天我们就一一为大家解析Word复制粘贴的相关“秘密”,相信一定会对您今后使用Word有所帮助。

多样化的复制粘贴

通过快捷键进行复制(【Ctrl+C】)粘贴(【Ctrl+V】)是大家都熟悉的操作,其实除了这两个快捷键,还有其它的快速进行复制粘贴的秘诀呢(如图1)。

第①种 选中文档中的文字或图形等对象,按住【Ctrl】键不放,然后拖动对象至合适的位置,此时光标的外观会发生变化,松开鼠标即可完成复制粘贴。

第②种 选中文档中的文字或图形等对象,在选区内按下右键不放,拖动到目标位置后会弹出快捷菜单,再选择菜单中的“复制到此位置”即可复制并粘贴。

第③种 选择对象后按Shift+F2,再将光标移动到粘贴位置,按Enter键即可。如果选中的是图形、图片或艺术字,且这些对象的“环绕方式”都是“浮于文字上方”,那么只要按下Ctrl+D键就可以复制并粘贴对象,该方法在Powerpoint中相当常用。

实用的剪贴板

大多数用户对于Word2013中的剪贴板比较陌生,因为默认情况下进行复制粘贴操作并不会打开剪贴板,而实际上剪贴板的作用还是蛮大的。

打开Word 2013,切换到“开始”选项卡,单击“剪贴板”按钮(如图2),在主界面左侧会打开剪贴板,此时复制的对象会以时间为序排列在这里,单击即可粘贴到光标所在位置。

单击下方的“选项”按钮,还可以修改剪贴板的启用设置,选择“Ctrl+C两次后显示Office剪贴板”,这样我们在进行多次复制时,剪贴板就会自动开启。剪贴板不仅仅局限于Word中,在Excel和Powerpoint等Office组件中作用也差不多,操作也基本相似。默认情况下剪贴板最多可以保存最近的24次复制内容,剪贴板中的项目可以右击选择“删除”,也可以全部清空,打开的Office文档可以共享剪贴板中的内容。

用好“选择性粘贴”

Word2013中“选择性粘贴”可以将文字、表格、图形等进行多种效果的复制粘贴,满足格式或功能上的需求,这不再是简单的“克隆”。

复制某个对象后,切换到“开始”选项卡,单击“粘贴”下的“▼”,选择“选择性粘贴”弹出对话框(如图3),在这里有多个选项供我们选择。比如,我们复制了网页中的文字,如果直接粘贴到Word中,会保留原始的格式,不利于重新排版,因此可以选择“无格式文本”,这样复制过来的文字就会是当前文档的默认格式。

有时我们对文档中的文本使用了特殊字体,而文档在其它电脑上打开时,特殊字体就会丢失,此时我们可以复制使用特殊字体的文字,使用“选择性粘贴”中的“图片(增强型图元文件)”,即可将文字转换成图片,该操作在Powerpoint中用得比较多。

转换表格的行列

Word中的一个表格,想将行列的项目进行互换,这在Word中并不能直接实现,但我们可以借助Excel,用复制粘贴来实现行列的互换。

首先复制Word中的表格,打开Excel将表格粘贴过来,然后再选中Excel中的表格并复制,再在单元格上右击选择“粘贴选项”下的“转置”(见图4),此时表格的行列就进行了互换,最后将Excel中行列互换的表格复制并粘贴到Word中,这样就“变相”实现了Word表格的行列互换。

动态更新表格数据

默认情况下,Word表格的数据是静态的,可有时我们需要Word表格中的数据,根据外部情况进行相应的动态变化,而外部情况的数据是在一个Excel数据总文档中,通过复制和粘贴可以动态引用Excel中的部分数据。

打开Excel文档,复制其中所需的数据,在Word中选择“选择性粘贴”,弹出对话框(图5),选择“粘贴链接”中的“Microsoft Excel2003工作表对象”,这样数据源就被粘贴到Word中了。

这样在更新了Excel中的数据后,打开该Word文档会提示是否更新文档(见图6),单击“是”即可;也可以右击Word中的数据表,选择“更新链接”刷新数据。需要注意点是:引用的Excel数据表格最好和Word文档保存在同一文件夹中。

旋转低版本Word中的嵌入式图片

在Word2003/2007/2010中嵌入式(版式中的“环绕方式”之一)图片是不可以进行旋转操作的,只有将图片的“环绕方式”设置为“浮于文字上方”才能旋转图片,而浮于文字上方又不能让图片嵌入到文本中,其实用剪切粘贴就能对嵌入式图片进行旋转。

首先选中图片,按【Ctrl+X】剪切图片,然后选择“选择性粘贴”弹出窗口,选择其中的“MS Office图形对象”(图7),这样粘贴过来的图片周围就可以进行任意的旋转缩放。

修改“复制粘贴”默认设置

有时复制粘贴的默认选项可能并不是我们所需要的,我们按照需要进行修改,让复制粘贴操作更高效。

选择菜单“文件/选项”弹出对话框,切换到“高级”选项(见图8),在“剪切、复制、粘贴”可以修改同一文档粘贴、跨文档粘贴的默认格式,也可以修改跨文档粘贴时样式冲突的处理方法、默认图片粘贴的“环绕方式”等。单击“使用只能剪切和复制”后的“设置”按钮,可修改更多默认剪切粘贴选项。

快速工具栏中的粘贴

对于常用的某些粘贴选项,我们还可以将其放置在快速工具栏,这样使用时会更加方便。比如,“选择性粘贴”就很常用,我们可以将其放置在到快捷工具栏中。

选择菜单“文件/选项”弹出对话框,切换到“快速访问工具栏”选项(见图9),选择“所有命令”,找到其中的“选择性粘贴”,单击“添加”按钮即可加入到快速访问工具栏中,在这里我们还可以将其它的粘贴命令添加到快捷工具栏中,这样使用时会更加方便。

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