出神入化，Excel排序 “特技”

沈澄

我们知道，Excel中可以按照数值、笔画等进行排序，但这仅仅是常规的排序功能，其实Excel的排序 “特技”远不止这些，本文就为大家介绍相关的排序技巧。

按照多个关键字排序

在排序时需要匹配多个条件，如先按照学科排序，在此基础上再按照单位排序……在Excel中就可以使用多关键字进行排序。

启动Excel2013后打开电子表格，切换到“数据”选项卡，单击“排序”按钮弹出对话框，勾选“数据包含标题”（如图1），在“主要关键字”中设置第1个排序条件，在“次要关键字”中设置第2个条件，如果还有其他条件，则在“次要关键字”中进行设置，单击“添加条件”按钮可以增加更多次要关键字，在Excel2013中，最多可设置64个关键字进行排序，足以满足我们的需求。

以行中的数据来排序

正常情况下，我们习惯对列中的数据进行排序，其实Excel也可以对“行”中的数据进行排序，只是我们平时用得比较少，通常按行排序在二维表格中应用比较多。

打开电子表格，在数据上右击选择“排序/自定义排序”打开排序对话框，单击“选项”按钮选择“方向”下的“按行排序”，单击“确定”按钮返回对话框（如图2），此时排序就是按照“行”进行的。在“主要关键字”中可选择行、排序依据、次序，最后单击“确定”按钮则数据将按行进行排序。

按照颜色进行排序

在实际工作中，一些电子表格的单元格填充了不同的颜色，或字符使用了不同颜色，在Excel2013中可以按照颜色进行排序，这无疑给我们带来了不少便利。

打开电子表格，单击“排序”按钮打开排序对话框（如图3），在“排序依据”中选择“单元格颜色”，再在后面选择排在顶端的单元格颜色，最后还可以将不同颜色的单元格中的数据按照降序或升序进行排列，这在“次序”项中进行设置。

按预设顺序进行排序

排序并不是都是按照大小、笔画进行的，比如，一份人员名单有两种排序情况，将其中一个名单按照另一个名单的顺序进行排列，这就需要使用自定义排序。

选中要排序的单元格，不包含标题单元格，单击“排序”按钮打开排序对话框，“主要关键字”选择“列A”，“排序依据”选择“数值”，在“次序”中选择“自定义序列”弹出设置框（如图4），选择“新序列”，然后在右面的输入框中粘贴新的排序，完成后单击“添加”按钮，最后单击“确定”按钮就可以按照预设的序列进行排序。

按照字符数量排序

有时我们需要按照单元格中的字符数量进行排序，比如，一份歌曲清单，通常会按照歌名的字数进行分类排序，此时就需要借助函数来帮忙。

首先在表格中添加一个名为“字数”列，如，C列，在“C2”单元格输入“=LEN（B2）”（如图5），然后按下回车键（Enter），该函数可以获取B2单元格字符的数量，然后使用自动填充获取B列中的所有单元格中的字符数，选中B列和C列，打开“排序”窗口，按照“字数”列进行排序，这样排序并不会影响A列的序号，排序完成后将字数列删除即可。

巧妙实现随机排序

某些情况下，我们需要打乱数据的顺序，而这个新顺序并不是按照特定的规则进行的，是随机的，没有任何规律的，此时同样可以借助函数来实现。

新增一个随机列，在单元格中输入“=RAND（）”，按回车键会生成一个随机的小数，拖动自动填充下方的单元格，此时会随机产生小数（如图6），最后将数据按照随机列进行排序，这样就实现了所有数据的随机排序。其实这种方法在Excel中应用非常广泛，变通了进行排序，无疑可以满足我们某些特殊需求。

特殊排名的实现

在对某些数据进行排序后，我们可能需要添加排名，如果有相同的数据，后面排名就要依次后退，比如，有两个第一名，则后面就是从第三名开始，这在排名时很常见。

打开表格，选择“得分”所在列，切换到“开始”选项卡，单击“排序”按钮选择“降序”，这样就能快速将得分按照从高到低进行排名，如果要在后面加上名次，则可以使用自动填充，但这样是不公平的，因为相同的分数，名次却不同（如图7）。正规排名应该是成绩相同，排名也相同，在C2单元格中输入“=RANK（B2，$B$2：$B$16）”，这样就可以为B2～B16单元格添加名次，这种排名就非常符合我们平时的排名习惯。

百分比排名并划等级

在排名中还有一种比较特殊的形式，就是按照数据的百分比进行排名，比如，有25个数据，前5名的划分为一级，第6-15名划分为二级，第16-25名划分为三级，这同样需要函数进行辅助。

首先将数据按照降序进行排名，然后在等级列的B2单元格中输入（如图8）：

=LOOKUP（PERCENTRANK（$A$2：$A$26，A2），{0，0.4，0.8}，{"三级"，"二级"，"一级"}）

25名中前5名，就是排在80%前面的，属于一级，6-15名是排在40%前面的，属于二级，剩下的就是三级了。按回车键即可看到等级，最后使用自动填充可以给所有数据都加上等级。

Excel中的排序（名）能力之所以强大，主要就是它能够将正常的排序与函数结合使用，从而打造出无所不能的排序功能。本文所介绍的技巧，仅仅是抛砖引玉，让大家能够认识它的强大，以及一些不一样的应用，激发大家深入挖掘研究的兴趣，让Excel真正为己所用。