基于电子政务平台办公自动化系统的应用研究

2014-04-29海克洪

电脑迷 2014年3期

海克洪

摘要电子政务能够得以实现的基础是办公自动化的发展，同时办公自动化系统的建设是电子政务发展的有力保障，所以电子政务逐步走向办公自动化是其发展的必然趋势。本文首先对电子政务与办公自动化进行简述，再对办公自动化系统中电子政务出现的问题进行分析，最后对办公自动化系统中电子政务的建设提出合理的建议。

关键词电子政务办公自动化系统应用

中图分类号：C931 文献标识码：A

随着科学技术的突飞猛进，电子政务也更加现代化和标准化。我国对电子政务的发展要求随着当代经济建设的快速发展和知识经济的来到也越来越大，同时也被提出了许多新的要求，面临着新的挑战。首先，它改变了以前复杂、低效的手工办公方式，转向了更加高效、系统、全面的电子化工作，给每一位使用者创造了一个没有部门局限的网络办公作业的环境；其次，它从以前的仅仅局限在行政办公的基础上拓展到了机关企事业单位的各个业务的管理环节上面；再次，以往仅仅是收发文件等业务的模式并不能适应现代企事业单位对快速增长的大量业务及技术信息文档的管理，并不能应对当前的诸多挑战。在新形势和新挑战下，现代办公自动化系统中的电子政务的开发需要进行新的设计。

1电子政务与办公自动化

我们通常将电子政务的功能简单的概括为下面的两方面：一方面是政府部门通过内部先进的网络信息技术来实现办公自动化、管理信息化、决策科学化；另一个方面通过网络这个信息的平台实现信息充分的共享，让群众共同来监督，在提高政府部门办事效率的同时也大大的提高了政务的公开等等。随着科学网络技术的迅猛发展，在日常的事务办公中，工作人员只需要通过电子邮件、网络论坛或者网络会议就能方便的交流意见和讨论，及时快速的做出决策，这样不仅消除了时间和地域的限制，同时也大大的提高了办事的效率，节约了大量的时间，让每个人都可以随时随地的加入到工作中去。因此，“政府上网工程”与“电子政务”互为因果，相辅相成，而“政府上网工程”的最终目标是推动电子政务的实现。

我们所说的电子政务虽然与一般的办公自动化系统应用相关，但是还是在应用主体、用户整体以及采用的技术方面存在着很大的差异。所以电子政务在广义上说是政府的办公自动化，是面向整个社会的、开放的政府办公自动化。它和以前低效、复杂的手工办公方式相比更加高效、系统、全面，同时也提供了准确的科学依据供决策者使用。总的来说，在用户方面，电子政务包括了政府办公自动化，政府通过办公自动化，在网上实现了其职能的巨大转变，从原来的“管理型”向“管理服务型”转变。在这个职能的运用过程中，政府通过政府网站这个载体来将电子政务这一工程实现。

办公自动化的实施步骤：首先，通过电子邮件、电子论坛或者网络会议在政府内部建设一个可以让所有的政府工作人员之间能进行及时交流和工作的通信平台。其次，提高政府工作人员的业务素质和水平尤其是计算机应用方面，使他们能够通过网络来进行办公，例如，收发邮件、电子档案的管理、网上申请、项目审批、会议管理等日常的工作业务，能够初步的实现政府内部的电子政务的办公自动化。再次，在网上建设公共的门户网站，方便进行各个不同部门的信息交换和共享，将政府电子政务的办公自动化扩大到一个新的范围和高度，实现更大范围真正的电子政务。

2辦公自动化系统中电子政务出现的问题

计算机与电子商务的突飞猛进给人们的日常生活带来了许多的改变，电子商务和电子政务迅速来到我们的日常生活中。政府的许多部门也顺应时代的要求建设了有其部门特色的局域网，在各个部门的内部和各个部门之间甚至是整个部门系统都建成了网络互联、资源共享的方式。一些政府部门在网上建设公共的门户网站，方便直接在网上进行一些网上业务，提高了办事工作的效率。但是在网络的基础上办公自动化的电子政务的应用还是没有得到广泛的推广和建设，对于网络的利用率是非常低的，特别是前面所说的政府内部建设的局域网，网络办公资源利用率低，娱乐性却比较强。其中的原因主要体现在下面的几个方面：第一个方面是许多政府工作人员对于传统的办公模式还处于惯性思维模式，同时因为文化层次和观念的问题对网络办公方式还不能很好的适应和接受；第二个方面是许多办公自动化软件不够人性化，不能很好的与实际工作相贴近，使用者用起来觉得比实际手工操作更加复杂并且帮助作用并不是很大；第三个方面是针对某些特定政府部门的软件并不多甚至没有；第四个方面是网络的安全性、稳定性不是很强。

3办公自动化系统中电子政务的建设

3.1提供电子邮件功能是办公自动化系统的基本需求

在一个办公自动化系统中通常包含多个应用子系统，如发文、收文、信息服务、档案管理、活动安排、会议管理等等，可以将电子邮件信箱作为所有这些办公应用子系统的统一接口，每一个用户通过自己的电子邮件信箱就可以了解到需要处理的工作，而不必经常性地来回检查不同的应用系统，办公自动化应用系统以电子邮件作为统一入口的设计思想，可以大大提高系统用户的友好性和易用性，减少培训的工作量。

3.2处理大量的复合文档型的数据信息

办公自动化所处理信息的载体大多是以文件、报表、信函、传真等形式出现，因此办公自动化系统是典型的文档处理系统。这些区别于传统数据类型的信息，就是“非结构化数据”、“复合文档数据”或“对象数据”。一般认为，关（下转第53页）（上接第51页）系数据库系统（如Oracie、DB/2、SQLServer、Foxpro等）适合传统数据类型（结构化信息）的表示和存储，但是对复合文档数据的处理并非能够完全表达信息和存储效率最高。因此，“文档数据库”或“对象存储”的概念就被引入数据库领域，其目标就是针对新出现的需求，高效率地表达和存储管理“复合文档数据”。当然，传统数据的存储和处理也是办公自动化系统经常不可或缺的。办公自动化系统由于其对复合文档数据的处理要求，必须以文档数据库为核心建立，同时选择性地结合关系数据库。

3.3支持协同工作和移动办公

随着科学网络技术的迅猛发展，在日常的事务办公中，工作人员只需要通过电子邮件、网络论坛或者网络会议就能方便的交流意见和讨论，及时快速的做出决策，这样不仅消除了时间和地域的限制，同时也大大的提高了办事的效率，节约了大量的时间，让每个人都可以随时随地的加入到工作中去。

3.4应有完整的安全性

安全性控制功能成为办公自动化系统得以投入使用的先决条件。机关办公自动化的安全性控制要求一般包括防止非法用户侵入、权限控制、存储和传输加密，以及电子签名。这些手段必须足够强大，难以被攻破，而且也必须足够灵活，方便使用者掌握和利用。

3.5能集成其他业务应用系统和Internet

随着计算机网络技术和电子政务迅速发展的同时，政府部门也应顺应时代的要求，建设具有其部门特色的局域网，在各个部门的内部和各个部门之间甚至是整个部门系统中建成了网络互联、资源共享的方式。通过这样的方式将政府部门内外的信息进行充分的沟通，不仅宣传了部门机构，也方便了群众的监督，让电子政务更加的快速高效。

4结语

随着全球网络化和计算机信息化技术的不断发展，建立起完善的电子政务办公自动化系统是提高政府机构效能建设，构建社会主义和谐社会的主要保障。如何利用计算机网络技术、协同自动化办公系统来解决繁重的工作，将有限的人力资源从繁重的工作中解脱出来，提高工作效率，是政府及行业系统开发建设的重点方向。

参考文献

[1] 李向飞.浅谈我国电子政务的现状与发展趋势[J].信息系统工程，2010（2）.

[2] 周志呜.浅谈电子政务与办公自动化[J].中国科技信息，2010（1）.

[3] 王勇.浅谈行政管理中的数字化行政管理信息平台[J].中国电子商务，2010（10）.