乡镇档案如何进行规范管理与利用

刘淑艳

通过对乡镇档案工作的实际考察发现乡镇档案工作原来基础较为薄弱，从不重视档案工作，忽视档案的收集与整理，发展到今天档案整理美观、规范，文书档案收集齐全、完整，库房管理整洁、安全，倾注了各级领导和档案工作者的辛勤汗水，是他们心血和智慧的结晶，大部分乡镇建立起了档案室，对档案进行规范管理，有效利用，并把档案工作向纵深拓展，不断提高档案工作水平，有的乡镇档案室达到了省级先进水平，乡镇档案工作取得了可喜的成绩。但是从其他方面来看当前乡镇档案工作存在以下三个问题：

一、档案资料收集难以齐全完整

有些部门的领导、经办人员认为部门的文件资料收集归档进入档案室保管后，自已要利用相关资料去档案室查找麻烦，于是图方便，将部门的文件资料占为个人所有，以期利用方便，但同时也造成了这些资料流失的可能。有的部门强调工作特殊性，部门的文件资料要自行保管，如乡镇财务档案，按照《档案法》规定，这些档案只能在财务部门保存一年，一年过后，就应移交档案室，但事实上，许多单位财务档案长期在财务部门使用，未按规定送交档案室保管。还有一些组织、人事，纪检部门形成的文件材料，归档不齐全，不完整，有的甚至不归档，一则这些文件有一定的机密性，业务人员对移交保管不放心，二则这些部门对这些文件使用的时间较长，认为归档了不方便随时使用。

二、档案管理队伍素质不高

档案管理工作不仅是一项政策性很强的工作，还是一项专业性、技术性很强的工作，档案人员要有较好的专业素质，才能胜任档案管理工作。有的单位档案管理人员缺乏专业训练、业务不精，加之人员变换过于频繁，以致没有一支稳定的专业队伍。因工作需要，乡镇档案人员经常调换，直接影响档案管理工作的持续性、稳定性，同时也影响了档案人员工作的主动性，影响了档案管理工作水平的提高，档案人员的频繁变动，新上岗的同志业务不熟练，不知如何妥善保管利用档案，调阅档案速度慢，有的甚至找不到需要查找的案卷，不能有效地为档案利用者服务，造成档案工作相当被动。有的乡镇档案管理人员兼职多，他们疲于应付日常事务，没有精力和时间从事档案管理工作，鉴于乡镇工作实际，干部常下乡，干部群众需要调档利用时，往往找不到档案人员，造成档案使用不方便，档案资源得不到有效利用。另外，档案人员素质不高也影响了档案工作的正常有效开展，有的档案人员年龄偏大，文化素质较低，业务水平欠缺，不能胜任档案工作。

三、对档案工作的重视程度不够

一些单位在档案管理定级时，具体明确了档案工作的分管领导，定级以后，鉴于班子成员的调整变动，新的班子成员重新分工时，遗漏了档案工作该由哪位领导分管。档案工作无分管领导，显然就摆不上党委、政府的议事日程，对档案工作的重要性就逐渐淡化，档案的管理也日益弱化。

乡镇档案工作存在的这些问题，不同程度地影响着乡镇档案工作的顺利、健康开展，影响了档案工作为经济和社会服务，档案工作的现实生命力得不到充分体现，档案与档案工作的基础作用也得不到充分发挥，如何使乡镇档案工作与新形势的发展要求相适应，转变不利因素为积极因素，开创乡镇档案工作新局面，笔者认为对策有四：

1、加强宣传，不断增强档案社会意识。

利用各种形式，有效载体抓好《档案法》和《档案法实施办法》的宣传教育，通过宣传，扩大档案工作的影响力，让大家更多地了解党和国家关于档案管理的方针、政策和各项管理规定，使广大干部职工充分认识档案工作的重要性，认识到档案工作不是可有可无，档案和档案工作是国家现代化建设重要管理基础，肩负着维护党和国家历史真实面貌的历史使命。从而增强他们的档案意识，使形成档案材料的部门和人员能严格按照《档案法》和《档案法实施办法》等法律、法规的规定，依法治档，积极参与和做好档案工作，促进档案工作健康发展。

2、健全制度，保证档案工作稳定发展。

档案管理工作是一项专业性、连续性很强的工作。档案管理工作能否持续、稳定地发展，直接影响档案管理工作水平，要保证档案工作持续、稳定发展，应切实执行档案工作制度。档案管理制度一经制定，就要严格执行，各项工作要按规范、标准严格要求，落到实处。档案的收集工作是整个档案工作的基础，鉴于乡镇档案收集难的状况，要建立健全收集归档制度，应归档的材料要严格按照归档范围收集归档，要采取定期收集和不定期收集相结合的方式，将形成的应归档材料全部收集归档。档案人员要深入各部门，把散失在个人手中的文件资料及时收集起来，对不愿交出文件资料的同志要耐心细致做好说服动员工作，使他们自觉地把手中的档案资料移交出来。形成档案材料的部门也要建立归档制度，同样要认真贯彻执行，将形成的应归档材料主动送交档案室归档。

3、增强素质，塑造档案队伍良好形象。

档案管理工作是一项政治性、专业性、知识性很强的工作，要求档案人员具有较高的整体素质，即要具有高度的政治观念，广博的知识层面，精深的业务素质，能适应现代社会对档案管理的需求，在乡镇档案队伍建设方面，首先要建立健全档案管理网络。建立一支由单位分管领导、部门主管负责人、档案室专职档案员、部门兼职档案员组成的档案管理队伍，是单位档案管理工作正常开展的基础，其次要配备高素质的档案员。目前檔案人员兼职过多，没有时间和精力从本职工作，影响档案工作的正常开展，必须加强政治素质，专业意识，业务素质和创新能力的教育，努力建设一支学习型、创新型、实干型的档案工作队伍。档案人员要认真学习邓小平理论和江总书记“三个代表”重要思想，加强理论学习，增强政治上的坚定性、敏锐性和鉴别力；要努力学习档案专业知识技能，能熟练掌握档案工作的原理和方法，熟练运用档案工作的业务知识和法规知识，掌握档案业务的操作程序，提高管理档案的技巧，对本单位档案的数量、内容、种类价值等做到心中有数，档案人员在掌握档案专门知识的同时，为了得心应手做好新世纪档案工作，还要了解学习经济、法律、历史、外语等相关知识，才能做好综合性的档案工作。同时要定期接受继续教育，学习新理论、新知识、新技术，不断补充、拓展和更新科学技术知识，进一步完善知识结构，提高创新能力和专业技术水平。