ERP 系统在科研单位财务管理中的应用

余俊

[摘 要] 本文阐述了在科研单位实施ERP对提高科研单位财务管理的作用，提出了科研单位开展ERP系统建设应注意的问题和解决问题的建议。

[关键词] 科研企业；ERP系统；管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 04. 016

[中图分类号] F232 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2014）04- 0030- 02

ERP 是企业资源计划的简称，作为当今国际上一个最为先进的企业管理模式，它把企业的物流、人流、资金流、信息流统一起来进行管理，以求最大限度地利用企业现有资源，实现企业经济效益的最大化。

随着科技体制改革的深入，科研企业的管理环境发生了很大变化，除保持原有服务性和公益性的特点外，还有经营性的特点。这就要求科研企业的财务信息化建设应当走适合科研业务特点的道路，由原来单纯的会计核算型向更高层次的管理分析型和信息系统集成型转变。

1 ERP 对科研企业财务管理的作用

1.1 规范业务流程，财务管理数据集成化

在ERP 系统支持下，科研企业各部门的业务在统一的信息平台实现跨部门办公，特别科研项目，从开题立项、中期检查到结题可以做到全程跟踪。通过ERP 系统支持，企业的物流、人流、资金流、信息流进行集中管理，使科研项目资金到位率、实施进度一目了然，为企业决策层提供决策参考依据，进行科学决策。

1.2 提高财务管理便捷化

在ERP 整合的环境下，财务管理信息可在企业任意地方取得与应用，大大减少了人工操作程序，提高了企业财务管理效率，使企业财务管理更为便捷化。

1.3 强化项目管理，实现资金刚性动态管理

科研项目多存在周期长、资金额度大的特点，执行过程中，需多个部门协同才能完成。在ERP系统支持下，能够依据实际成本与预算的比例，设定警告信息与错误信息，让科研项目相关部门及时了解项目资金状况，强化了项目资金的刚性管理，避免执行过程中资金执行不到位现象发生。

1.4 促进财务管理理念转变

在ERP 系统下，科研项目的物流、人流、资金流、信息流采取电子化的存储方式，大大方便企业财务管理信息的存储，企业财务管理资料、会计凭证、会计报表等以电子化的形式存储，使传统的以记账为核心的财务管控体系失去意义。对企业财务管理而言，信息共享程度的提高和信息载体的改变，促使传统会计管理理念、方法发生了改变。

2 科研单位实施ERP应注意的问题

2.1 ERP环境下内控制度不健全

科研企业实施ERP后，内控的方式、对象和范围发生了较大变化，原有的内控程序在ERP系统引入后无法适应其需要，出现新的控制风险。面对新变化，有的科研企业没有及时采取相应措施，造成管理人员权责不分，财务核算和控制流程混乱，数据安全性降低，科研、管理和财务部门未能形成相互制约机制，内控制度流于形式，严重影响了财务管理信息化的效率。

2.2 会计流程存在缺失

ERP的应用改变了原有组织和管理体系的信息基础，但一些科研企业没有充分发挥ERP的技术优势来重构财务核算流程，只是简单照搬原有管理体系下的会计电算化流程，无法实现财务业务一体化。此外，由于财务人员对系统操作的熟练程度不高，使财务管理信息系统所反映的信息滞后于其他业务信息，影响了财务信息的质量，降低了财务数据的相关性，从效益的角度对科研管理活动进行实时监控变得更加困难。

2.3 信息集成程度不高，财务部门成为信息化中的孤岛

ERP最重要的特点就是集成，涉及多个部门多个模块的集成操作。目前我国已实施了ERP的科研企业，大多启用了财务模块（FI/CO/TR）、采购模块（MRO）和项目模块（PS），财务模块是ERP系统的核心。财务部门与其他职能部门的业务联成一体，需要各模块协同合作、环环相扣，才能成为一个主动控制的循环系统。但在科研企业ERP实际应用中，财务部门与其他职能部门间协调机制存在问题，一些关键核心业务的管理还是使用各自的信息系统，没有和ERP系统很好地结合，在一定程度上导致了部门之间相互推诿的现象，信息孤岛、资源浪费和重复建设等弊病严重。

2.4 财务管理软件与财务人员信息化技能之间的矛盾

通过实施ERP来推进企业财务信息化建设，需要既懂财务知识又熟悉计算机的综合型人才。目前，一些科研企业尽管拥有信息技术专业人才，但这些人员大多没有财务管理方面的经验。另一方面，财务管理人员的信息化能力多数停留在会计电算化水平上，缺乏信息化管理能力及思想，一定程度上制约了ERP系统的深化应用，减缓了财务信息化推进的步伐。

3 加强科研企业ERP应用的建议

如何结合科研企业自身特点进一步提高ERP应用水平，推动科研单位财务信息化的改革和创新，成为科研企业面临的重要课题之一。

3.1 领导高度重视，推动财务管理信息化建设

科研企业和其他企业相比较，由于组织性质不同，在财务管理目标、管理方法等方面有较大差异，导致财务人员甚至单位负责人长期以来形成了一种错误的观念：科研企业业务单一，会计核算简单，会计工作只是简单的记账，重核算、轻管理的现象很普遍，认为实现会计电算化就是财务管理信息化的目标。科研企业的负责人应当转变观念，正确认识当前信息化发展的形势，加大财务管理信息化建设的政策支持和资金投入。

3.2 完善ERP系统下的内控制度

为了减少实施ERP产生新的控制风险，必须使ERP与内控管理充分结合，建立完善的内控制度。①对现有的各项财务管理办法进行全面梳理，把财务管理的重心从原来以会计核算为主，转移到以管理、分析和决策为主上来；②对部门设置、人员分工等，按ERP要求进行重新设定，对人员操作业务、核算内容进行规范，以达到相互制约、减少舞弊的目的；③利用风险评估手段重新确定ERP系统下的关键业务流程和关键控制点，与相关业务负责人进行沟通确认，保证会计核算系统的保密性和安全性。

3.3 建立财务业务一体化信息处理流程

流程重组是实施信息化的基础工作。只有对不适应新的信息环境下的内部会计流程做出评估和改进，进行财务流程的重建，才能确保企业有一个科学、规范和严格的管理。同样，在资金流转、成本控制、物资采购、信息传递等方面需对原有的流程进行变革和扬弃，因为只有建立财务与业务一体化信息处理流程，才能真正地提升科研企业的竞争力。

3.4 消除信息孤岛，推进财务信息化模式创新

科研企业在实施ERP的过程中，涉及到财务部门、信息部门和其他部门的共同协作，通过信息资源的有效整合，不断推动财务信息化模式的创新。科研单位可以结合自身的特点和需要，以ERP为核心系统设置一个中心数据库（BW），各个职能部门的子系统与中心数据库相连。当物资采购系统（MRO）、项目计划系统（PS）、科研管理系统、人力资源系统（HR）等发生变化时，中心数据库自动收集信息并传递给财务系统（FI/CO/TR）进行动态核算，再把处理完的会计信息传回中心数据库，这样，决策系统和监控系统可以随时调用中心数据库的信息进行决策分析和预算控制，其他部门也可以享受财务信息化管理所带来的成果，整个科研单位的科研经营活动就全部纳入了信息化管理之中，各部之间协作监督，解决了信息“孤岛”问题，真正实现了信息集成和资源共享。

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