档案安全保障指标体系的建设研究

张宗府

引言：随着我国特色社会主义的建设发展，行政事业单位、各类企业等档案事业得到了空前的飞速发展。就目前我国档案管理工作来看，由于档案资源数量庞大、管理秩序混乱、发展不尽平衡等问题，导致部分地区档案事业管理尚未纳入社会发展整体规划中，大大降低了档案管理工作的效率与水平。为提高档案管理的质量、促进我国档案管理工作健康发展，各级档案部门必须加大档案安全保障体系建设，从理论和实践层面对档案安全保障指标体系建设的相关问题进行深入分析和研究，并制定出安全保障体系构建和实施的措施，从而有效的提升各级档案部门档案管理的安全性和科学性，确保各级档案的完整性和真实性。

一、引言

从古至今，档案工作都强调档案资料的安全保管和安全使用。近年来，我国经济社会、文化、政治以及自然环境的变化，大量的电子档案产生，给档案文件的安全保护赋予了新的意义和内涵，为档案工作的管理提出了更为严格的要求。就目前我国档案管理工作来看，由于管理制度缺乏，部分档案资料过于片面、零碎，安全隐患未能得到彻底的遏制，大大降低了档案的完整性和安全性。因此各级档案部门应加强档案安全保障指标体制建设，这对档案管理机制创新、提升档案管理水平具有不可或缺的作用。本文就档案安全保障指标体系建设进行了研究，立足主动防御的理念，从而实现档案安全管理的最佳效果。

二、档案安全保障指标体系构建的现实依据

（1）自然灾害的发生往往具有不可抗拒性和不可预知性，近年来我国自然灾害逐渐增多，给我国经济发展带来了严重的不利影响，对于档案实体的危害也十分大。因此加强档案安全保障指标体系的建设，是应对自然灾害频频发生对其造成严重威胁的客观需要。比如2008年的汶川大地震，给周边档案馆造成了巨大的破坏，档案全部被损毁，且部分档案馆的档案处于严重受损的危房之中。这次自然灾害给档案造成的灾难性后果，给各级档案部门防治各种灾害敲响了警钟。

（2）长期以来，部分档案管理部门对档案安全保障工作认识比较单一，将其理解为防火、防水、防盗、防霉、防虫、防高温等，特别是防火和防盗。在档案安全保障工作中，包括信息安全和载体安全，其中又有隐性和显性之分。由于相关部门及其人员对档案安全保障指标体系理解不完全，导致在实际管理工作中，管理模式、措施以及技术较为单一，把安全工作的中心放在了基础设施投入方面，完全忽视了对档案的安全维护、使用及管理，其安全意识、风险意识缺乏，埋下了诸多管理安全隐患。因此加强档案安全保障指标体系建设，对解决目前我国档案安全管理问题十分必要。

（3）目前我国档案服务快速推进，随着相关信息公开制度的实施，导致档案信息安全矛盾不断激化。部分地方在强调档案信息服务时，存在文件开发鉴定不严格、不仔细等现象，直接导致不该公开的档案和信息公之于众，相关利益者的权利受到了损害。因此为科学的应对公共档案信息服务加快推进出现的档案安全矛盾，需要相关部门加强档案安全保障指标体系的建设，维护相关人员的权利与利益。

三、档案安全保障指标体系建设的原则

（1）可操作性原则

在构建档案安全保障指标体系中，其评价指标必须简单、明确、方便，需要对指标的量化和数据获得的难以程度进行综合考虑，尽量选择可靠性、实用性、表征性强的参数作为指标，从而确保评价工作的顺利进行。同时指标个数的多少应以说明问题为准，要保证指标的公正性。

（2）科学性原则

在电子档案信息安全保障指标体系中，需要用科学来反映出事物的本质和发展规律，寻找出影响电子档案信息安全状况的因素，坚持科学性原则，体现所获信息的安全性和客观性，确保评价结果的有效性。同时该体系的构建，应依据国家相关信息系统安全的法律法规，促进档案安全保障指标体系顺利实施。

（3）定量定性评价的结合性原则

在构建档案安全保障指标体系中，应遵循定量和定量相结合的原则，在定性分析的基础上，进行量化处理。对指标进行量化处理有利于提高评价的科学性、合理性以及准确性，针对那些难以量化的指标，采用评分法，通过考虑专家的意见近似实现其量化。

（4）可持续发展原则

档案安全保障指标体系的构建是一个循序渐进的过程，需要不断优化和完善，从而实现科学、合理、实用的目标。因此体系中每一项标准都应该基于档案管理保护长期实践和理论研究上，充分体现出目前档案管理先进的技术手段和管理方法，促进整个标准体系的超前性和领先性。

四、档案安全保障指标体系建设实施的策略分析

（1）健全档案安全管理制度与法规

若想确保档案安全保障指标体系建设的科学性和实用性，我国各级档案管理部门应建立完善的档案安全管理制度与法规，确保档案管理相关工作顺利进行。首先要完善档案安全法规建设，贯彻落实国家档案局安全体系建设的要求，根据档案馆或者部门的实际情况，增加相关的安全管理内容，为档案安全保障指标体系的构建奠定基础。其次是采用标准化、规范化的档案安全技术，将档案安全管理纳入标准体系中，确保整个档案管理系统的科学性和统一性。第三是基于国家档案局下发的相关文件指南，制定出适合自身档案安全业务管理的计划和方案，积极学习和大力宣传档案管理文件，组织不同形式的培训，推动档案安全知识和技能的普及。

（2）大力加强档案馆基础设施建设

各级档案馆应结合馆建标准和设计规范，组织对馆库建设进行普查，及时通报各地档案馆建设情况，特别是危房馆，推动各地区档案馆建设力度。另外在档案库房中安装自动报警、自动灭火等现代化先进装置设备，将特殊载体档案的库房安装特殊的温湿度调控和防磁设施，所有涉及档案原件的场所，都必须安装监控设备，涉密档案的处理应通过必要的安全检测。针对新建的档案馆库应加大对指纹识别、脸部识别、红外报警、电子标签管理、水印防伪、信息防火墙等先进安全防范手段的应用，从而保证档案存放的安全性和使用的科学性。

（3）确保档案原件实体安全

对于有数字化扫描、缩微等复制件的档案原件，必须予以封装保存，对其实施特殊的保护。一般情况下，若不是需要对原件抽查虫霉等特殊情况，其他情况不允许开封，确保最大限度延长档案保存时间。针对列入计划且亟待抢救的档案进行必要的修复，比如易碎、易裂的档案应进行加固，褪色褪变字迹扩散档案应立即恢复，霉变档案应除霉等。定期对馆藏档案进行清点，若发现档案错放、借出不还、遗失等问题，就必须彻查情况，根据相关方案进行教育和处罚。各级档案部门应组织档案数字化的专题研究，明确档案数字化内容和建设目标，制定出整体规划，为档案安全保障指标体系的建立奠定坚实的基础。

五、总结

近年来，社会经济不断进步与发展，在给我国档案事业带来新的发展机遇的同时，也使其面臨着严峻的考验。为切实提高档案管理效率和水平，各级档案部门应加强档案安全保障指标体系建设，根据当地档案事业发展情况，明确档案管理的现状，结合档案安全体系构建的原则，制定出相关实施措施，健全档案安全管理制度与法规，大力加强档案馆基础设施建设，确保档案原件实体安全，不断创新档案现代化管理技术和机制，有效提高档案管理的安全性和可靠性，促进我国档案事业健康发展。

参考文献

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（作者单位：济宁市信息中心）