对企业档案数字化建设的思考

段瑞红

引言：随着科技的进步和时代的发展，我国的电子信息技术水平也取得了极大提高，并逐渐应用于各个领域。企业档案管理是其中最重要的应用之一。电子信息技术可以充分提高档案的利用价值，并有助于实现资源共享，为电力勘测设计行业的发展提供了可靠的保证。本文以电力勘测设计行业为例，对企业档案数字化建设进行了深入的剖析和探讨，旨在为之后的应用提供更系统、更有效的方案。

前言：近几年，科学技术突飞猛进，电子技术也随之取得了迅猛发展，逐渐走进千家万户，并被广泛应用于各个领域。档案管理是其最重要的应用之一。一个企业若想在残酷的市场竞争中始终立于不败之地，必须有一套完善的档案管理系统。正因为如此，电子信息技术在档案管理中得到了充分应用。

一、电力勘测设计档案数字化建设中出现的问题

（一）保存过程中出现偏差

电力勘测设计对档案的管理，采用电子档案和纸质版本两种方式。对于电子档案来说，修改起来相对简单、快捷，但纸质版则会出现多番修改的情况。如何确定哪个是最终版，在电子档案收集中就会造成一定的困难。在实际状况中，电力组织的设计人员更习惯于直接在图纸上进行涂改，常会造成纸质版本和电子档案的最终结果出现不一致，这样的偏差就给工作效率带来严重阻碍。

（二）内外因素影响发展

现在很多单位对于档案数字化建设已有初步成就，却也难免遇到问题。诸如对于信息的采集、存储和管理利用上，其质量也是千差万别。从内因来讲，由于受其工作人员的个人素质影响，扫描出的电子文件也有很大出入。有些设计单位只凭借以往经验来判断，确定的相关参数不同，对图纸的影响也参差不齐。从外因来讲，可能由于扫描仪的性能、图纸状况的不同等问题，致使图纸信息模糊，甚至根本不能使用，造成资源的浪费。

（三）网络安全缺乏保障

由于电子档案的存储很容易受到外界物理因素的影响而造成材料变质，对于电子档案的管理就产生了一定的制约。因为现实条件的限制，光盘的寿命也很难保障。而网络的开放性和共享性，很容易使信息遭到攻击或被盗取，对电子档案的安全性也有极大的危害。病毒感染和黑客攻击等，都极有可能造成信息的丢失。

二、关于电子档案数字化建设的意见

（一）增强对管理人员的培养

在电子档案管理中，工作人员对档案的归档、保存和开发利用，都起到关键作用。档案管理员的专业素质，也对电子档案数字化的发展起着至关重要的作用。除了要学习计算机知识外，英语也会对管理人员工作中出现的问题起到帮助作用。由于现在的专业档案管理人员数量有限，对于电子档案数字化的发展也产生了制约。因此要加强对管理人员的培养，打好档案管理的基础。

（二）严格规范信息安全制度

对于图纸的扫描中，从数据的安全性分析，有条件的单位要尽力由自身来完成数字化的加工工作。若条件不足，要在对服务公司进行严格审查后，方可将不涉密的档案在其公司进行扫描整理，并要注意签订保密协议，以免信息泄露。在存储上，要对光盘进行定期抽样检测。严格控制利用移动设备对档案信息进行拷贝的行为，可以通过设置桌面监控系统实施监控。对工作人员登录权限进行认定，并由系统自动追踪其操作过程和浏览范围等。

（三）采用技术管理

对于打印时要确定电子文件是否归档，删掉之前废弃的草图或没有价值的电子文件，更加利于工作效率的提升。还可以对每张图纸设置条形码，其中的信息包括工程名称、工程的编号等，以便在扫描时被系统自动提取。这些信息会在纸质文件上自动加载，在扫描纸质图纸的条形码时，服务器就会自动检索出与其信息相对应的电子文件。当然这项工作也需要工作人员进行定期检查，确保条形码所对应的电子文件在归档后是最终的完整版。打印归档方便了信息的自动收集，条形码的利用也减少了人工劳作的工作量，通过表格的形式统一导出，兼容性更强、更便于传输和管理，同时也是数字化管理的基础。

（四）加大对档案管理的投资力度

任何一种管理方案，都离不开大量资金的支持。信息化建设因为是一项极具科学性的新技术更需要大量资金的投入。一旦资金供给不足，就必然会影响到信息开发，也会严重阻碍档案管理工作。此外，还要积极培养、引进优秀人才，而这些都离不开强大的资金支持。

（五）加强对档案信息工作的使用及开发

电力勘测设计行业要进行信息化管理，不仅需要开发新的技术，还需要解决过去管理工程中遗留的各类历史问题，由于这些遗留问题能为研发者提供一些指导，所以在很大程度上，其能够激发新的创作思维。另外，要加大将计算机技术等因素与档案信息管理技术结合的力度，在保证相关开发技术先进性的基础上，再对其它信息技术进行借鉴。

（六）实现供电企业档案信息的集成化和互动化

档案信息管理就是一个集成化的过程，就是将供电企业工作中各个阶段、各个部门、各个层次相关的档案资源和内容组织协调起来。供电企业档案信息的集成，就是囊括了软件、硬件、数据、业务和服务等平台的集成化管理，包含了文档一体化、各类档案间数据整合、档案数字化信息、档案工作流程管理等业务工作内容。在激烈的市场竞争中，具有更加强大的协同能力的企业，更能适应瞬息万变的市场。在这样的趋势下，企业能否利用各系统和网络，与客户进行互动沟通与协作的显得尤为关键。在互動环境中，建立与企业管理趋同的价值追求，明确企业档案信息化的发展方向。企业档案信息化，应该是形成一个交互性的档案系统，各个系统间具有较好的兼容性和通用性，消除“技术壁全”，保证系统间信息交互的一致性。实现通过企业局域网络，进行电子文档在线管理，实现跨部门的信息共享。高度兼容的系统能发挥出各个子系统不具备的创新功能，发挥整体功能优势。

结论

随着市场竞争的日益激烈，我国电力勘测设计行业面对的挑战也越来越多、越来越残酷。所以，为了提高企业经济效益，使企业能够在激烈竞争中站稳脚跟，始终立于不败之地，就必须对企业的档案管理方法进行创新和改革。在当前的信息背景下，实现对电力勘测设计行业档案管理的信息化，既可以充分提高工作质量和速度，又可以增加档案信息的利用率。所以，将电子信息技术与企业的档案管理相结合，是眼下广大电力勘测设计行业的必然选择。

参考文献

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[2]陈明岗.计算机信息技术在企业档案资源管理中的应用分析[J].黑龙江科技信息，2012（12）：8-12.

[3]刘桂霞.地勘单位企业化经营模式下加强档案管理的几点思考[J].科技文汇，2013（7）：22-24.

（作者单位：内蒙古电力勘测设计院有限责任公司）