办公信息化对现代企业发展的影响

郭登攀 梁臣

引言：随着现代社会的进步和科技的发展，各企业之间的竞争也越来越激烈，为了达到现代化要求，为了使企业更有竞争力，现代办公信息化已经成为我国各企业的重中之重。本文就办公信息化对现代企业发展的影响作出几点认识，以体现信息化发展对企业的重要性。

前言

自21世纪以来，网络已经成为我国国民生活的一部分，不仅与日常生活紧密相关，还普遍应用于现代企业的工作当中。21世纪企业的竞争就是现代信息化技术的竞争，若想要立足发展，就要不断提升自身的信息技术能力。办公室信息化是企业发展的必然趋势，但如何提高员工自身素质，更熟练地掌握信息技术，将信息技术和传统办公模式融合在一起成为现在企业的首要难题。

一、办公信息化概述

办公信息化，是指将现代信息技术和企业日常工作结合在一起，节约生产成本，提高工作效率，为企业的发展战略提供保障。企业办公信息化的目的，不仅是要节约成本，更重要的是实现信息资源共享，及时了解市场需求，为企业获取最大化的经济效益。企业办公信息化是否能够有效实施，这取决于两方面，一是企业领导对信息技术的重视程度，二是企业员工对信息技术的运用能力，所以，为了信息技术在企业中有效开展，还需全员的共同努力。

二、办公信息化对现代企业发展的影响

（一）办公信息化对工作方式的影响

1.使企业办公具有灵活性

传统的办公方式主要以“纸、笔”等工具为主，工作数据往往是堆积如山、繁冗复杂，不便于携带，且计算时数目庞大，常易出错，而将现代信息技术引入企业办公中，实现资源共享、网络计算，既可以轻易携带，又可以提高效率。现在利用信息技术，员工不仅可以在企业内部完成工作，只要凭借一台计算机，甚至可以在家工作，且计算机计算数据轻松快捷，既为员工节约了时间，又为工作提供了保障[1]。

2.使企业办公具有交流性

交流性有两方面：一是来自企业外界，二是来自企业内部。传统的企业办公往往是自己做自己的工作，因为数据较多，沟通起来较为麻烦，且没有足够的外界资源，不清楚外界同行业和市场情况。现在企业办公将信息技术和工作结合在一起，信息技术具有资源共享的有点，第一，员工不仅可以了解到外界同行业的情况，还可以随时关注市场需求，扩充行业知识；第二，通过网络传输数据轻快便捷，员工内部之间交流方便，不仅可以凝聚员工的团结力，还可以促进员工的共同进步。

3.使企业办公具有多样性

自近十多年以来，互联网逐步发展，实现资源共享，普及到各行各业，现今的企业不再是独自蛮干和闭门造车，而是开始与合作伙伴共同进步，以节约成本、保证质量、获取效益，使其能够互惠互利。通过现代信息技术的应用，企业之间不仅能改善自身不足，还能借用他人长处，取其精华、去其糟粕，实现“共赢”，这也既有利于我过经济社会的和谐发展。

（二）办公信息化对企业发展的影响

1.决定企业发展方向

企业的发展并不是盲目的，而是需要企业经营者或者企业领导层的决策，为企业发展制定合理性方向，而企业的发展方向不仅需要经营者对内部的了解，还需要其掌握外部信息和市场需求。信息技术正是起到了这方面作用，领导层可以通过信息技术了解同行业的发展目标和市场需求，而基层工作人员可以通过信息技术学习更多的专业技能，这也影响着企业的发展[2]。

2.提高企业竞争力

传统的企业运作模式是闭门造车式的独自蛮干，几乎与外界脱轨，这也意味着企业无法与同行业进行比较，自身的不足无法了解，导致许多企业经营效益不佳甚至倒闭。而现在互联網的发达普及全国，办公信息化可以将企业日常工作与外界信息紧密相连，使企业知己知彼，提高自身竞争力。

3.解决企业管理弊端

我国在十几年以前，工作的模式几乎都是上级将任务传给中级，中级转给下级，而向上汇报则是下级报告中级，中级传给上级，这其中的转达极易出现问题，甚至是耽误工作时间，降低工作效率。在互联网普及的今天，以计算机为主的工作模式大大减轻了企业不必要的工作量，例如上级交给下级一个文件，不比通过中级转达，也不必亲自下交，只需通过计算机传输给员工即可，这不仅使工作任务的要求得以正确转达，还能够节约工作时间，提高工作效率。

4.便于了解市场需求

在科技迅猛发展的今天，要求这各企业也必须跟上时代潮流，做好信息技术建设工作，企业为了提高自身竞争力，在社会中占有一席之地，就要了解同行业的业内水平，认识到自身和其他企业的差距所在，才可以做到长远发展。在这种社会竞争下，办公信息化成为必然趋势，通过信息技术，企业领导和员工可以随时了解市场需求，根据市场的变化而变化。

三、中小企业办公信息化的现状及对策

目前，我国大型企业办公信息技术较强，但中小企业的办公信息技术还不够完善，跟不上时代要求，其主要表现在两方面：

（一）企业不够重视

一方面，现今中小企业的主要目标是以生产运营为主，获取利益，解决生存问题，这些都需要领导层的决策，因此对信息化建设是力不从心；另一方面，信息化建设涉及较广，需要从投资、技术人才、实施等多方面入手，部分企业认为其较为复杂，所以会有些敬而远之。除此之外，企业员工之间对信息技术也不够重视，平时对于传统工作模式习惯了的人，会对信息技术不得要领，大部分不愿意用信息技术完成工作。

（二）缺乏信息技术人才

据调查，在我国的中小企业中，有百分之五十企业的信息技术人员仅占总人数的百分之六，这说明企业的信息技术薄弱极其严重。信息技术绝不是一朝一夕就能掌握的，信息技术建设需要的是人力、财力和物力的高效结合，但在企业和人才双向选择的同时，人才往往都会选择大型企业，所以造成了中小企业人才缺乏[3]。

对于以上两方面的问题，需要有针对性的解决办法。第一，企业将重心分散到信息建设一部分，或者专门指派一个岗位或部门督促信息建设；第二，大部分人才不愿意选择中小企业，那么中小企业可以选择第三方网络营销机构，把企业需要的专业信息方面工作委托给第三方。

结论

综上所述，现今的全球一体化推动着各企业与时俱进的步伐，现在已是时代信息技术的竞争，信息技术与人们的工作和生活息息相关。随着通信技术的逐渐成熟，各企业应当愈加重视信息技术建设，加快办公信息化的进程，加强自身竞争力，为了企业更长远的发展而努力。

参考文献

[1]丁宁.办公信息化对现代企业发展的影响[J].计算机光盘软件与应用，2013，06（02）：258-259.

[2]李宁.办公信息化对现代企业发展的影响[J].企业研究，2011，24（06）：202.

[3]姜海虹.信息化对现代企业的影响[J].中国煤炭经济学院学报，2014，02（04）：37-39.

（作者单位：河南中源化学股份有限公司）