事业单位档案管理信息化建设探讨

宋桂荣

摘要：

随着我国社会经济的飞速发展，计算机网络信息化已经深入到各行各业之中，企业也逐步进入到信息化管理的时代。在事业单位的现代化管理中档案管理方式也发生了一定的变化，从传统的管理方式不断更新到网络信息化管理，为事业单位档案管理的发展与完善创造了机会。为此，论述了现阶段事业单位档案管理信息化的特点，分析了档案信息化管理对事业单位的作用，并就事业单位档案管理信息化的建设与完善提出了一些建议，希望能够促进档案信息化管理的完善，促进事业单位更好的发展。

关键词：

事业单位；档案管理信息化；意义；策略

中图分类号：

F49

文献标识码：A

文章编号：16723198（2014）22016402

随着我国社会经济的快速发展，事业单位的现代化管理模式也在不断完善。对于事业单位内部各种各样的档案，有些事业单位还没有做到完善有效的管理。事业单位的档案管理不仅会对单位领导者的决策产生一定的影响，也影响到单位内部人才的培养和考核。目前，随着计算机网络信息化的产生和各种各样的档案管理软件的诞生，我国事业单位的档案管理工作也逐步迈向现代信息化。所以说，事业单位的档案管理信息化建设是现代化发展的必然趋势。

1事业单位档案信息化管理的特点

1.1比传统档案存储更有环境优势

企業传统的档案管理工作主要就是依靠纸张来对档案进行记录，由于纸张自身的因素，很容易遭受虫蛀，在比较潮湿的环境下还非常容易发霉，所以许多档案资料都不能实现长久的保存。并且在对档案保存的过程中，还必须要考虑保存档案资料的外界环境，时刻保证档案的完整性，不被各种因素所破坏。这就导致传统的纸质档案存储工序太过复杂繁琐，对人力资源的消耗量也比较多。如果将档案管理实现信息化，就完全可以将单位的各种档案资料直接存储到计算机电子磁盘中，还可以将各种档案进行备份，与传统的纸质档案存储管理方式相比，档案的信息化管理对环境的要求仅仅是干燥无磁场，既保证了档案的安全性，又节省了空间、人力，比传统的档案管理更具环境优势。

1.2档案的使用、查询更加方便快捷

传统的档案管理方式中，档案的整理、分类、存储工作非常复杂，如果要对一份档案进行查询、借阅那么程序也是很繁琐。而档案管理实现信息化管理之后，可以迅速查找出我们所需要的各种档案资料。并且在查询档案资料时，查阅流程非常方便，还可以保证档案资料的完整性，丝毫不会对档案以及档案的存储环境造成破坏。所以说，档案的信息化管理在使用和查询上都非常方便、快捷，比传统的档案管理方式占有较大的优势。

2档案管理信息化对事业单位的作用

事业单位的档案管理信息化建设对单位的现代化建设具有重要的意义。档案信息化管理可以更加深入地开发事业单位的档案信息资源，在事业单位内部实现了档案信息资源的共享，有利于单位人员对档案的信息更加方便快速的查阅、检索，提高了事业单位的工作效率。

2.1档案管理的信息化建设为事业单位的信息化建设指明了方向

档案管理是事业单位内部管理中重要的组成部分。随着现代化计算机电子设备在企业内部的广泛应用，随之也产生了许多电子信息文件，如何提高这些资源的共享性，正确高效地将这些资源实现有效的管理、储存和运用，成为事业单位档案管理工作必须要面对的重要问题。而档案管理的信息化可以有效的将这些档案资源进行逐一的分类管理，不仅保证了单位内部资源的安全性，还促进了单位的信息化管理。

2.2档案管理信息化建设改变了传统档案管理的方式和途径

档案管理信息化使档案有原来的以纸质为媒介、以人工录入为方式逐渐转变为以电子、网络为平台，计算机录入的方式；同时，档案管理的信息化也使档案管理的职能得到了一定的拓展，由档案管理传统的保存与运用职能，转变为对档案信息资源的采集、存储、管理以及提供各种服务。另外，档案管理信息化还有效处理了传统档案管理在时空上的冲突，档案信息化管理可以使我们在任意的网络位置，任意的时间快速查询到我们所需求的档案信息资源，大大解决了时间、地点的限制，提高了事业单位档案资源的利用率，起到了服务事业单位和促进档案管理建设的双重作用。

3事业单位档案管理信息化建设的建议

3.1加强事业单位档案管理的信息化

要想完善事业单位档案信息化管理的建设，必须要提高事业单位档案管理人员对档案管理信息化的认识，不断提高档案管理人员对档案信息化管理的重视程度，深化档案的信息化管理，使事业单位档案管理人员充分认识到档案管理信息化的优势和意义，逐渐接受档案管理形式的新转变，支持档案信息化管理建设工作。另外，还要对事业单位的档案管理人员进行定期的教育培训。通过对事业单位档案管理人员的计算机技术培训，快速提高档案管理人员的计算机操作水平，只有档案管理人员的计算机操作水平得到一定程度的提高，才能保障事业单位档案管理工作的顺利进行；同时还要提升档案管理员的信息获取能力、鉴定能力以及评估能力，促进档案管理人员各项专业能力的不断提高，使档案管理人员在进行档案管理工作时能够充分发挥出自身的价值，促进事业单位档案管理信息化的有效实施。

3.2明确事业单位档案管理的最终目标

随着事业单位科学化和现代化管理的逐渐深入，事业单位的档案管理更应该以信息化管理作为保障，在现代科学技术和网络信息手段不断更新的大环境下，信息技术已经成为事业单位档案管理工作中必不可少的工具。所以，事业单位管理者必须要在单位档案管理的目标中及时明确信息化管理这一发展方向，通过网络技术的信息化，对事业单位的档案管理工作实现彻底的改造，将现代化的信息技术真正融入到事业单位的档案管理工作体系中，只有这样，才能更为明确的指引事业单位的档案管理目标，才能将事业单位档案管理的各项工作业务变得更加的准确、快捷和方便，从而使档案管理工作更好的为事业单位、广大群众以及社会进行全面的服务。

3.3加强事业单位档案信息化管理平台的建设

对于事业单位档案管理信息化建设来说，信息技术是事业单位档案管理工作中最核心的部分。信息技术不仅可以提高企业的工作速度和安全性，还逐渐深入到各行各业，成为各个行业工作中不可缺少的工作手段。科学有效的档案信息化管理手段可以加强单位内部各种档案的录入、检索、整合以及存储等多项工作，使复杂、无聊的信息数据统计和材料传送工作变得简约方便。事业单位的档案管理中实现信息化管理，可以利用信息化平台，在事业单位内部实现资源的共享，通过网络信息平台帮助单位内部的工作人员共同解决工作中各种问题，使工作人员之间可以经常沟通并交换意见，并方便单位内部人员及时的查找、检查、调整、档案信息，使单位的档案管理工作变得更加系统、科学和规范。所以说，加强档案信息化管理交流平台的建设可以有效地加强事业单位的档案管理工作，将网络信息化技术及时应用到事业单位的实际的工作中。另外，在事业单位的档案管理信息化工作中还可以引进先进的计算机技术，将单位档案进行合理地保管，不断提高档案管理和保存的安全性，为现代化信息技术在事业单位档案管理工作中的逐渐深入利用奠定一定的基础。

4结束语

总而言之，随着我国社会经济进步与科技技术发展，档案管理信息化成为事业单位现代化管理的必然趋势。档案管理的信息化保证了单位档案的准确性和安全性，使事业单位的管理更加科学有效。所以事业单位的管理者必须要紧跟时代的发展，采取必要的措施，完善档案管理的信息化建设，明确单位档案管理的目标，将传统的档案管理与信息化管理相结合，并采用先进的计算机技术与网络平台，对单位的档案实施数字化信息管理，不断提高档案管理工作完整性和时效性，不断提高事业单位的现代化管理水平。

参考文献

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