内部控制制度在出版发行部门中的应用分析

李伟华

摘要：

随着国内自办发行出版社的规模不断的壮大发展，他们现已经成为中国出版界的一支强有力的生力军，破了过去新华书店独家发行一统天下的局面，繁荣了图书市场。但是如此众多的出版社效益非常突出的却不多，究其原因，是因为他们在管理的宏观层面和精细度层面的出现了一系列问题。现就此问题，初步探讨一下内部控制制度在出版发行部门的运用

关键词：

内部控制制度；出版发行部门；运用

中图分类号：

F23

文献标识码：A

文章编号：16723198（2014）22012301

在过去的二十年中，国内自办出版社发行的规模逐步扩大，成为发行图书的重要方式，打破了原本新华书店在中国图书市场的一统局面，促使出版社生产型角色转换为生产营销型。作为一本书出版业和市场信息中介，从某种意义上来说，它是读者和出版社之间的连接纽带和桥梁。优秀出版社必须有自我经销部的大力支持。然而，随着市场经济的发展，出版业的竞争，图书市场从卖方市场进入买方市场。出版社宏观管理和精细度方面又存在诸多问题。出版社面临的这些诸多问题，阻碍了自身的发展和强大。而能促使进出版社做大做强的最有效方法，就是良性的营销管理体系，因此建立完善的自内部控制制度，运用在出版发行部门，具有重要意义。

本文试图从以下几个方面来阐述内部控制制度在出版社发行部门的具体运用。

1品种控制

每年大多数出版社出版的图书品种过于杂乱，花样繁多。平均约在200个左右，再多的达500个左右，更有甚者品种达到上千个。200个品种真正的经营好，就是一件很吃力的事情，且如何操作数千个品种？这显然是想“薄利多销”的“合作出版”。这是一个企业的“战略”，但风险大，尤其是政治风险。实则此种营销策略是在砸自家的牌子，危害不说自明，一些出版社的经验教训是难忘的。因此经营者真正的有头脑有远见，应该压缩年度图书出版业务品种，把注意力集中在两个效益更突出的“品种”。每年将最好的书的品种进行分类和排序，这样可形成一个系列，然后从系列中策出精品系列。精品确定后，就有必要将自己的财务和人力资源进行倾斜，并将业务重点投入到精品图书。所谓重拳出击，归根到底，是实施精品图书经营管理。精品是具体而定的，比较大的出版社有大社的精品，小有小的精华，每年精品也各有不同。总之，各家有各家的特色和不同，每年有每年的不同，品种控制好，才能让全面效益站住脚。

2相关岗位责任制度控制

销售与收款的岗位责任制建立，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保不相容岗位相互分离，对销售与收款相互制约、相互监督。发行部或销售人员图书销售与收款操作不能同时操纵。

2.1发行部

发行部主要负责处理新客户和老客户的业务订单，开拓市场，开发市场，签订销售合同书，对销售和信用政策予以执行，对图书货款催收。

2.2储运部

储运部主要负责运输和接收，做好衔接印刷部的工作，且要负责审核在图书销售发货的单据，对发货的具体事项要及时办理。

2.3财务部

在发行部门建立属于出版社财政部管理的结算中心，主要负责如下业务：结算图书销售款额；对货款的记录，按时、足额收回货款；对货款的监督和管理。

2.4客户信用管理部

此外，客户信用管理部门要建立起来，且要不断完善。按照延迟的付款，书的销售水平，盈利能力，机会成本的支付，坏账损失，信用管理的成本和其他因素，制定一个切实可行的信用政策，对信用审批制度要公平公正使用，销售人员对上述的管理岗位必须回避。

3自办发行的人员及其岗位分工控制

专业人员配置问题。做图书发行人首先要具备的第一要素就是，要对图书发行工作充满激情，对图书有感觉，业务操作能力有一定的经验和较高的业务素质，对图书市场的动态能熟稔掌握，且善于开拓市场、开发市场。

4资本控制的营业额

（1）迈入市场经济的时间一般情况下，大多地方社要早于出版社。由计划经济长期的限制，企业化管理往往比实业性管理的成分低的多。此种管理状态下，图书的出版经常放慢步伐，节奏缓慢。出版的节奏的含义如下：一是印刷周期，二是投资市场的收益率，三是书的再版率。所谓的发布节奏快，即对图书印刷周期缩短，资金回笼快，再版率高。这种节奏下的出版，资金周转率自然会提高。而资金周转率提高了，出版社的按经济实力也就愈加强大。因此作为出版社的当家人点掌握了，就意味着掌握了图书出版的。

（2）加快出版速度的直接受益就是加快了回笼资金，如此我们可以加快资金周转率。资金周转速度可以说是能否使得出版社盈利的关键。通常许多运营商忽视了这一点。而作为出版社想创造利润，这部生意经，是必须要驾轻就熟的。

加快出版的速度节奏，首先要对短版图书和一次性图书出版发行节奏要掌握好。这种书的特点是内容的及时性和实效性。如果发布周期控制不好，对时间没有判断准确，就会导致滞销从而失去市场。因此对此类图书的销售决策在必须当机立断。如出版，在第一时间出版。要么就干脆不涉及。不要犹豫拖拉，优柔寡断。如果一旦出现了此类图书的滞销，应迅速和坚决降价处理，本着少赚或不赚保本的原则，千万不要抱着侥幸的心理，存入库房，而坐以等待。因为内容和实效都没有价值的图书，对读者已经没有丝毫的吸引力，即使一段时间后赔钱处理，也几乎处理不出去。所以，必須在最短的时间内，通过折扣策略或特殊的策略来及时做出决定。这可以早日回笼资，尽快进入下一轮的资金周转。同时这样还可以减少库存，减免无效劳动。此外，

决策者们必须具备价格上涨意识和资金周转意识。要注意到这一年收回600元，其价值或许要高于明年的800元。因为今年600元可以立即进入周转，加上价格上涨指数，将远远超过800元。第二，图书的再版是突出节奏加快的不二法门。因为衡量书的内容质量以及出版社是否成熟的重要标志就是图书的再版率。因此，出版社的领导者，一定要把把人力，物力和财力，致力于图书再版的工作上。

5收款的资金流控制

图书的销售收入应及时入账记录，不允许发行部门设立账外账，不准坐支现金。销售与收款功能应当与发行部区域经理隔开，避免直接接触的书款。

（1）賬龄分析系统应建立应收账款和逾期应收账款的管理制度。书籍的出版社销售的最终目的是要盈利，应收账款最终安全性直接影响到出版的可用资源的数量，直接影响着出版社终极目标的实现。因此，应收账款的控制是在销售过程中，整本图书的销售流程的一个关键的控制。每个地区发行部门的经理，在负责图书安全的销售之外，还要一并负责催收账款，应收账款全部收回，才能算改单业务的结束。这种责任不能因人员变化重新划分而消除。出版社的财务结算中心、会计部门应继续敦促发行部门加强应收账款的回收。

（2）根据所建立的客户应收账款明细账。及时登记每个客户的应收账款余额应实施情况和信贷的变化。常规的应收账款余额核对表的建立，并定期与客户核对，如有不符，应找出病因并及时进行处理，做到回收及时、足额支付。表的编制人员不能同时值班记录或调整应收账款的工作。总账、明细账应收账款应当由不同的人员登记承担，第三方人员定期检查总帐和明细帐。

（3）对于可能成为无法收回的应收账款要向有关决策机构报告，判定是否是坏账要由决策者来决定。坏账的发生应查明原因，明确责任。坏账即使注销也要登记备查，一旦有收回要立刻入账，杜绝形成账外账。

（4）加强管理对应收票据，必须由保持票据的主管人员的书面批准后，方可进行交接和贴现。票据贴现应当如实在备忘录中登记，以便在今后的跟踪管理。

6监督反馈机制

定期检查下达的销售和应收账款的授权批准制度的实施，对授权的手续是否健全要作为检查的重点，检查在审批过程中，是否存在越权行为。对发行销售的管理情况进行定期检查，信用政策以及销售政策在实施过程中，按照规定是否符合。定期坏账核销和应收款项的管理是否符合规定，检查应收账款的管理情况，对发行部门缩回手的账款是否及时入账作为重点检查内容，还有就是是否有效进行应收账款的催收。对退货要及时检查和清理，对图书退货程序检查的重点是手续要完整，数目要清点。

7结束语

内部控制制度在出版发行部门的运用是一个广泛而深刻的话题，唯有能通过控制，在营销层面获得可观的效益；又能通过协调，促进出版社其他环节在管理上的共同进化，最终才能实现整个出版社的总体发展战略。

参考文献

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