浅析公文写作的规范性以及语言运用的正确性

王颖儒

摘  要：公文是国家党政机关、社会团体和企事业单位等在进行公务活动时的活动产物;它也是传达某项指令，宣布某项政策等的一种重要工具。总而言之，它是一种极为规范的书面材料。公文的写作需要按照一定的格式、规则，还要有一定的情感以及语言方面的要求。本文立足于现实，对公文写作的规范性以及语言运用的正确性进行探究。

关键词：公文写作;规范性;正确性;语言运用

[中图分类号]：H1  [文献标识码]：A

[文章编号]：1002-2139（2014）-32--02

一、公文的写作规范

（一）公文写作用语要具有准确性与客观性

公文语言的基本要求就是尽可能地使用最简练的语言表达出发文单位的主要意图。在公文的书写中，洋洋洒洒的大片赘述会给人滥竽充数的感觉，容易使人抓不住重点，这就使公文失去了其传达指令的作用。公文对语言的准确性以及客观性都有较高的要求。在我们普通的写作中，经常会运用夸张的手法，偶尔会把一个捡到一元钱拾金不昧的交给警察叔叔的故事夸大为路见不平拔刀相助与歹徒英勇斗争最后负伤的故事。这样的手法在平时的写作中是很常见的，也是文章为了突出主人公的良好品质而做的努力。但是在公文中，这样的描述就属于虚假内容，与客观事实不相符，是公文写作中的大忌。如果政府发给地震灾后抢救的部门的公文中将一个2级地震绘声绘色的描绘成了一个7级地震才有的破坏力，那么抢救所需的物资以及人力都会远远超过了实际需要，造成了不必要的浪费，而且使得政府部门失去了其本该有的威信。因此，准确性与客观性是公文写作的基本准则。公文书写者必须尊重客观事实，对事物的程度、演变过程以及发文单位的立场、观点等都能够进行准确的描述，不得有丝毫的夸大其词。除此之外，公文书写者在进行公文写作时对于语言的使用也有很多讲究。首先词语的搭配不可以出现错误，这样会使得内容有失威严;其次，语法使用要符合规范，这样会使得内容更加庄重大方;句意要明确，不能有让人产生歧义的话语，模棱两可的语言是公文写作时的大忌;最重要的一点就是保证该公文的意思可以准确无误的进行传递，使得公文的接收者可以对其内容能在最短时间内进行准确的领会，这样有利于公文内容的正确执行以及更好地体现出公文的时效性。

（二）公文写作禁忌华而不实的语言

战争时期我们的解放军战士利用电台来传递情报，如果内容过于冗长，容易被敌人破译，而且发送这样的指令也太浪费时间，会使得地下电台被暴露，最终导致很多不必要的损失。其实在我们的现代生活中，电台传递情报跟我们用公文传递指令有不少相似之处，简练的语言是它们共同的特点。公文写作用语要尽可能的简练，书写者要学会用最精炼的文字来表达发文单位的主要意图以及主要思想，言简意赅是公文写作中极力推崇的。所谓的炼字以及炼意就是对于公文写作的具体要求。一份语言精练，内容精炼的公文有利于收文单位的快速理解，便于快速准确的执行公文中的指令，能够高效率地完成工作内容。语言的魅力是我们有目共睹的，它是一种无声的音乐。但是作为一位职业公文书写者要隐藏起自己引以为豪的文字功底，用最直接的方式对事实进行准确的描述。

（三）公文写作用语要大方得体不失庄重

公文与我们普通的写作不一样，它要时时刻刻保持它的权威性，这样才能保证它所承载的指令被快速的执行。公文独有的权威特性，以及它的约束力、严肃性、强制性等使得公文的写作者必须严谨对待。在公文的写作中，公文写作者的严谨处处都有体现。比如说我们在公文中很少见到有比较潮流的网络语言，这就是公文的严谨之处。网络语言具有诙谐幽默的特點，使用网络语言可以拉近彼此的距离。但是在公文之中若使用了这些网络语言，阅读者就会像品读笑话一样去品读它，由于公文权威性的丧失，对于它所指派的内容大家也无法用最认真的态度去对待。又比如说，在公文中我们也很少见到有方言的出现。方言作为一种地方语言，它的使用范围还是有一定的限制的。书写者在书写公文时若掺杂了方言，不仅仅会使得发文单位丧失权威，也可能会造成阅读者的阅读障碍，使得公文的传达作用出现阻断现象。在论文的写作时，公文书写者们一般都具有很好的语言功底，对于词汇所表达的含义有着深刻的了解以及认识，不会出现错用词汇的问题。其实注意词汇的使用也是公文书写者们书写公文的严谨之处。总而言之，公文写作所推崇的是大方得体又不失庄重的语言，这样才能保证公文功能的快速准确的实现。

（四）公文写作时要保持清晰的立场

一个公文中是绝对不允许掺杂有书写者的个人感情的，它应该是一个理智的体现者。公文的发布者不是书写者本身，但是书写者要明确的表达出发布者的意图，若掺杂了个人感情或多或少都会对原有的内容造成一定程度的扭曲，这样会使得公文的传递出现偏差。比如说当政府需要颁布一个允许夫妻双方都为独生子女的可以生二胎的公文，但是由于笔者为农村户口，心中对这个规定有着一定的不满。怀着这种态度而写出的公文显然是很难与发布者的意图完全相符的，对于阅读者来说，字里行间的不满或多或少都会有所感受。在这种情况下，公文的果断性强制性都有所损害，在其被执行时的执行效率也会因此而大打折扣。因此，作为一个公文书写者，要认识到自己是一个企业，一个机构的代言人，自己在公文中所表达的是自己所代表的单位，对于个人情感的掺杂是绝对不允许的。

二、公文写作中影响语言正确运用的因素

公文是一种实用性比较强的文体，它是在比较正式的场合进行指令的颁布，对上级进行请示等重要活动的载体。它关系到法律的执行，人民的利益以及企业、国家等团体的利益，因此公文的重要作用是我们不可忽略的重要内容。语言是文章内容的载体，在公文写作中所运用的语言也是这样。但是，在公文写作中对于语言运用的正确性有了更高的要求。较口语化的词语，老套的语言结构体系以及词语的误用等都属于公文语言运用中的错误。这些错误在不同程度上对公文内容的执行产生了一定的影响，严重的还会造成无法挽回的严重后果。

（一）套用老旧的结构体系

在我们开始学写作文的时候，老师教给了我们万能的三段论。在公文的写作中也是这样，有一个由语言构成的大体框架。有些人为了省事直接用现在的文字放置于那个固有的框架之中，对于语言的措辞使用也是套用的老一套，所谓的新完成的公文只是主语、宾语、状语的修改之后的产物。其实这种现象在公文写作中十分的常见，是一种文过饰非的不良现象。在古代为了加强中央集权出现了八股文，而这种千篇一律的公文其实就是一种现代的八股文。虽然公文写作要求语言的规范性较强，但是一味的套用公式会使得它失去了活力，是一种公文写作的主要误区。

（二）對文言的错误使用

在公文的写过过程中，有些公文书写者为了实现公文的言简意赅，经常会使用一些文言词汇。但是，对于文言的掌握并不如白话文那样简单，文言词汇具有更广泛的含义，有些是公文书写者们所不熟知的。比如说在公文中使用了“圣明”这一类已经被淘汰的文言，虽然可以使文章看起来精炼很多，但是会使公文的威严、严谨性大打折扣，阅读者们会因为公文中所出现的错误或多或少的对公文的内容产生怀疑。因此，对于文言的使用要谨慎，一些细小的差错都会对公文的执行效果产生一定的影响，甚至会对企业、单位甚至是国家的利益造成一定程度的损害。

（三）对简称的错误使用

为了满足公文语言精练的要求，很多公文书写者采用简称来概括某些单位、机构等，但是因此而产生的不良后果却是十分令人头疼的。简称虽然简练，读起来也比较顺口，也方便人们的记忆。但是，如果使用不够恰当，就会容易造成一些误会，无法明确地对事物进行描述，使文意的表达出现扭曲。有人在书写有关于城市环保的有关的公文时，常常将城市容貌标准简写为市标。对于具有特定意义、特定含义的词汇随意地进行概括，这是一种不正确的行为，是语言运用不正确的一种表现。

综上可知，公文写作是一项严谨的工作，需要符合一定的规范，对于语言运用的正确性也有较高的要求。有规范进行约束的公文才能显示出公文的权威性，正确的语言更是增强公文权威性的另一重要筹码。因此，公文书写必须要遵守一定的规范，要注意语言应用的正确性，以确保公文的快速执行。

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