环境监测业务技术档案管理的思考

于 莉，彭 华，王兴国，王 琪，彭国伟，王坤丽

河南省环境监测中心，河南郑州450004

环境监测档案是指在环境监测活动中直接形成的，记述和反映环境监测管理和监测活动的，具有保存价值，且按照一定的归档制度作为真实的历史记录集中保管起来的文件材料［1-2］。环境监测档案包括党群工作、基本建设、行政管理、会计档案、人事档案、业务管理、技术管理、科研管理、仪器设备、声像档案、荣誉实物档案及其他档案。其中反映或记录环境监测业务技术活动的档案属于科技档案(包括专业技术人员档案、业务培训档案、仪器设备档案、监测数据及报告档案、质量保证、标准及计量档案、科研档案等)，这部分档案是环境监测档案的主体，是环境监测档案价值的核心所在。

环境监测档案(特别是技术档案)客观真实地记录着一个地区的环境质量变化，为环境保护及规划、科学研究等提供了依据;同时记载着环境监测人员的技术思想、环境监测工作的宝贵经验［3］，是一个环境监测工作部门技术水平的写照。环境监测档案是指导和服务当前环境基础工作、研究环境监测未来发展方向的主要信息载体，直接或间接推动着环境监测工作乃至整个环保工作的开展，促进了环境监测水平的不断提高。因此，加强环境监测业务技术档案管理水平具有重要的现实意义。

笔者对当前环境监测业务技术档案管理中常见的问题进行分析，较为系统地提出了如何做好环境监测业务技术档案管理的思路。

1 环境监测业务技术档案管理常见问题

1.1 监测工作者档案意识不强

在环境监测工作中，由于任务分工的不同，监测工作者往往把主要精力用在完成监测任务或提高监测水平上，在不同程度上忽视了监测文件材料的归档，从而导致了一些重要文件资料的遗漏或散失，待日后需要复查时无迹可循，也给监测档案的开发利用带来了无法弥补的损失。

1.2 体系制度不完善

环境监测工作牵涉面广而琐碎，如果没有一个实用而完善的档案制度体系作保障，就会让监测工作者感到归档范围模糊、归档程序不明确，进而带来归档速度慢、处理效率低、使用效益落后等一系列问题。

1.3 档案管理人员业务能力不高

有的单位(特别是三级监测站)，虽然建立了档案管理体系，但是档案管理人员并非专业人员，没有接受过专业知识培训，而且调动频繁，新接任者缺乏档案管理方面的知识、经验和方法，做不到标准化、规范化管理档案，更谈不上对档案的开发和利用，这也是档案管理工作目前所面临的考验［4］。

1.4 档案管理工作受重视程度不够

虽然环保工作越来越受到政府和社会各界的关注，但环保部门各单位却大都在不同程度上受到资金不足、人员紧缺和场地拥挤等困扰。在这种情况下，监测单位往往首先考虑的是监测力量(仪器设备、技术水平)的软硬件保障，而忽视了档案管理的标准化和规范化，久而久之导致档案管理无法与监测工作平衡发展［4］。

2 环境监测业务技术档案管理建议

2.1 归档建档方面

2.1.1 全面加强各岗位工作者的档案意识

环境监测档案管理问题的根本症结在于“档案意识”。环境工作者只有加强档案意识，充分理解监测技术档案在监测工作中的重要作用，才可能在日常工作中自觉及时地归档，将档案工作彻底融为监测工作的一部分。

对档案工作者来讲，必须认真学习《中华人民共和国档案法》、《环境保护档案管理规范环境监测》等法律和技术文件，充分理解自己的工作性质和工作职责，认识到档案工作对环境监测的重要性和自身肩负的重大责任，按要求做好档案的各项管理利用工作，还要从质量要求出发对本单位的档案工作进行监督和指导。具体包含对单位管理业务人员树立“档案意识”的宣传教育，对环境监测全过程文件材料形成、积累、整理、立卷归档工作进行规范与检查。在监督与指导的同时积极协助监测人员做好文件材料的立卷归档工作［5］。

对环境监测工作者来讲，档案意识的培养要变被动为主动：不仅要遵守单位的各项档案制度，更要体会到环境监测技术档案给单位、个人的工作、生活带来的诸多便利(如为后人提供学习参考资料、为个人今后的择业或职称评定留下成果证明、为环保管理工作提供服务)，从主动层面提升环境监测工作者的档案意识。

2.1.2 合理建立环境监测业务技术档案体系

归档是档案工作的基础，要使档案管理工作标准化和规范化，首先必须明确归档范围，建立合理完善的环境监测业务技术档案体系。

《中华人民共和国计量法》第二十二条规定“为社会提供公正数据的产品质量检验机构，必须经省级以上人民政府计量行政部门对其计量检定、测试能力和可靠性考核合格”。环境监测中心(站)作为为社会提供公正数据机构，必须进行计量认证。在计量认证现场评审的过程中，需要查看质量体系运行的全部记录。这也需要合理完善的环境监测业务技术档案体系的支撑。

环境监测业务技术档案管理除了应该以《中国档案分类法环境保护档案分类表》(HJ/T 7—1994)和《环境保护档案管理规范 环境监测》(HJ/T 8.2—1994)等标准为框架蓝本，还应围绕质量管理体系有效运行，结合环境监测工作的实际情况，按照《评审准则》的要求，建立起一个内容完善、实用性强的环境监测业务技术档案管理体系，详见表1。

2.1.3 完善各项档案制度

没有规矩，不能成方圆。为了做好环境监测业务技术档案管理工作，应当结合实际工作需要，制定和完善一系列档案管理的规章制度、工作制度和管理办法。如《档案管理制度》、《档案查(借)阅制度》、《档案资料保密制度》、《档案鉴定销毁制度》、《技术档案存档细则》等。

档案工作人员应分工协作，建立起专(兼)职人员岗位责任制。①在归档制度方面，归档的文件材料应当规范、系统，成套书写案卷目录，卷内目录一律用耐久材料书写，不能用浅蓝墨水、圆珠笔、铅笔、红墨水等书写;归档的文件材料要以本单位形成的为主，保持文件之间的自然联系，档案内容应符合系统性成套性要求。②在档案保管制度方面，准确划定监测档案材料的保管期限：分为永久、长期、短期3种，凡在工作查考、经验总结、环境科研等方面具有长远利用价值的应永久保存，凡在较长时间内具有查考利用价值的应长期(16～50 a)保存，凡在一定时期内具有保存价值的应短期(15 a之内)保存［3］。

表1 环境监测业务技术档案体系框架

以上只是对档案制度的一般性规定和建议，档案制度的建立应因地制宜，要根据各单位的实际情况制定并随着各项工作的开展而不断完善。

2.1.4 严格监督考核

为使存档人员养成自觉存档、及时存档的良好习惯，需要实行通报制度，要求档案管理人员定期或不定期将各种类型的档案文件归档情况进行通报，通报内容包括归档内容是否完整、归档是否及时等，通报情况与各科室的年终考核挂钩。

由于质量体系相关支持性文件都分别建档，因此通过加强档案管理，能够促进质量体系的有效运行。

2.2 加强档案库和档案数据库的建设

2.2.1 完善档案库房的硬件设备

档案管理工作会形成大量的文件资料，分门别类的文件资料需要完善有效的硬件支持(如房间、档案柜、计算机、打印机等办公用品)。需要上级部门和领导在加强一线监测力量的同时，给予档案库房建设足够的重视，做到档案管理设备与监测设备的均衡发展。

2.2.2 加快档案信息系统建设

目前存在的共性问题是：大多数资料在归档时，只提交纸质文件;档案管理人员在整理档案时只录入资料或文件目录等，缺乏资料具体内容。这种落后的管理方式造成工作人员查阅、参考资料时，案卷调动频繁、磨损严重，且检索速度慢、查找准确率低。

计算机应用于档案管理已成为必然趋势。由于环境监测档案具有信息量大、涉及面广、数据间的关联性强但差异较大等特点，运用计算机数据库系统来管理，不但可以提高档案卷宗检索、查找的速度，更重要的是可利用计算机的快速运算、大容量贮存空间及准确的逻辑判别功能，对现存的档案资料，根据不同的需要从各个角度来计算分析、汇总，从而大大提高监测档案的利用价值［6］。

因此，加快环境监测档案软件系统建设是提高环境监测业务技术档案管理水平的必由之路。

2.2.3 加强档案管理人员业务培训

选拔思想好、素质高、业务精、敬业精神强、工作细致扎实的人员担任档案管理员。在档案管理人员上岗之前要做好岗前培训工作，使其明白应该收集哪些资料，如何进行分类、编目和整理归档等。在资料收集中做到“三勤”，即勤收集、勤督促、勤检查。

2.3 加强环境监测技术档案的开发利用

下面为环境监测档案应用的一个实例。

郑州市是河南省的重要工业城市和交通枢纽。城区环境空气质量污染较重，主要大气污染物有二氧化硫、氮氧化物、一氧化碳、总悬浮颗粒物(TSP)等，污染最严重的是 TSP。1993—1997年“八五”期间，其年平均浓度范围为0.451～0.497 mg/m3，日均浓度超标范围为 67.1% ～87.4%。环境保护管理部门对历年来数千个TSP监测数据变化情况进行分析，制定了一系列污染治理措施(如取缔燃煤锅炉、关闭或整改一些污染严重的企业，减轻二次扬尘，遏止机动车尾气上升等)。1996—2000年“九五”期间，TSP年平均浓度为0.403 mg/m3，年均值浓度范围0.290～0.469 mg/m3，比“八五”期间下降 0.053 mg/m3，平均超标率也下降了2.2个百分点。

档案管理的最终目的是提供服务，环境监测档案管理要积极主动服务于环境管理。环境监测业务技术档案内容翔实、涵盖面广，在专项监测、科研、环境整治、数据溯源、各类检查、依法取证等方面都有独特的参考价值，发挥着重要作用。

随着人们环保意识的加强，社会各界对环境监测技术档案的利用逐年增加。环境监测档案工作者需要遵循科学规律，在保证资料科学性、真实性的基础上，利用现代科学技术手段，把潜在的信息进行加工整理，变成直接的、现实的、方便利用的信息，以便社会各界的咨询利用［7-9］。

3 结语

环境监测档案管理能够对不同历史时期的不同环境状况以及对环境的认识进行详细的记录，不仅能够提高人们对环境的认识，还有利于人类树立正确的环境意识，为治理环境污染、加强环境保护提供重要的依据。档案工作人员应提高自身业务能力，从档案的完整性、准确性、系统性方面保证环境监测技术档案的案卷质量。监测工作者应加强档案意识，做到及时完整地归档。环境监测单位应该在从事监测工作的同时，标准化和规范化环境监测业务技术档案体系与制度。给予档案工作足够的重视，保障档案工作硬件软件水平与监测工作均衡发展。同时，应采取各种措施，加强技术档案的开发利用，更便利地为各项环保工作服务。

［1］HJ/T 7—1994 中国档案分类法环境保护档案分类表［S］．

［2］HJ/T 8.2—1994 环境保护档案管理规范 环境监测［S］．

［3］陆义红．环境监测档案的价值与管理利用浅析［J］．科技信息，2010(11)：203．

［4］张文英．探讨环境监测档案管理的问题研究［J］．办公室业务，2013(15)：97-98．

［5］陈晶，刘震谷．环境监测工作者“档案意识”的探讨［C］//中国环境科学学会学术年会论文集．北京：中国环境科学出版社，2012．

［6］王坤，张檀，李福春，等．对于环境监测档案管理的几点建议［J］．中国科技信息，2011(17)：152．

［7］房立新，王漫雪，王谦．浅谈环境监测档案管理［J］．环境科学导刊，2007，26(5)：91-92．

［8］赵咏．浅谈环境监测档案的管理与利用［J］．山东档案，2007(5)：48．

［9］朱玉萍．环境监测档案的开发利用［J］．甘肃科技，2006，22(8)：29-30．