EXCEL在人力资源管理中的应用

朱雪君

摘要：Excel是办公软件office的组件之一，它可以进行各种数据的处理、图表绘制、统计分析和辅助决策操作，广泛地应用于会计实务、财务管理、市场与销售管理、生产管理、人力资源管理等领域。本文主要介绍EXCEL在人力资源管理中招聘与录用、薪酬管理、人事信息数据统计等的应用，如何利用EXCEL提升电脑办公应用技能。

关键词：EXCEL 人力资源管理 招聘与录用 薪酬管理 人事信息

1 EXCEL在人员招聘与录用中的应用

在人力资源管理六大模块当中，招聘与录用是重要的核心内容之一，招聘实施是整个招聘与录用工作模块的核心，规范化的招聘流程管理是保证招聘到合适、优秀人员的前提，Excel软件可以在这些工作环节中发挥作用，大大提高办公效率。比如在招聘过程中需要制作招聘流程图、招聘中的各种表格、面试通知单、婉拒信、员工工作证等都需要通过EXCEL来完成，并且可以起到事半功倍的效果。就以制作面试通知单、婉拒信、员工工作证为例，首先，用EXCE文档把应聘者的基本信息建立起来，再用WORD文档的邮件合并功能，以电子邮件的形式合成面试通知单或者婉拒信，使用OUTLOOK群发邮件给应聘者，可在短时间内完成此项工作。在制作员工工作证过程中，还需要利用邮件合并来添加员工的照片。具体操作如下：

①用EXCEL文档把数据源——人事信息表建立起来。该表在描述照片的路径时务必与照片本身的名称相符，照片与人事信息表要放在同一个文件夹中。

②用WORD文档建立员工工作证模板，作为邮件合并的主文档。主文档只包含邮件合并内容固定不变的部分，保存到人事信息表和照片所在的文件夹中。建立的员工工作证如图1：

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③在员工工作证主文档里，切换到“邮件”选项卡，单击“开始邮件合并”按钮，选择“邮件合并分步向导”，根据上面的导示，先把姓名、部门、职务、工号信息对应插入，然后切换到“插入”选项卡，在“文档部件”下拉菜单中单击“域”。弹出“域”对话框，在“域名”下方的列表框中选中“includepicture”，在“域属性”下方的文本框中输入任意字符，如“1”，单击确定，然后按ALT+F9，出现域代码，选中“1”替换照片信息，再按ALT+F9，完成合并。合并后的效果如图2：

2 EXCEL在薪酬管理中的应用

薪酬管理也是人力资源管理六大模块内容之一，良好的薪酬制度可以帮助企业更有效地吸引、保留和激励员工，从而起到增强企业竞争优势的作用。在薪酬管理中，需要用EXCEL软件制作加班统计表、员工销售奖金计算表、个人所得税代扣代缴表、带薪年假天数统计表、员工月度工资表、批量制作员工工资条等。企业负有每月为职工代扣代缴工资、薪金所得部分个人所得税的义务，用EXCEL表格里的函数来进行计算，可以快速地计算出来，不管企业员工数量有多大，只要数据正确，运用的函数公式准确，能够快捷、准确得出结果。根据速算扣除数图表，在计算个人所得税时，可以把公式设置为：“=MAX（（月工资收入额-工资基数）*{3，10，20，25，30，

35，45}%-{0，105，555，1005，2755，5505，

13505}，0）”，也可以用其它函数，如IF函数等。薪酬管理工作中还会用到日期函数，主要计算员工的工龄、工作月数、天数等。员工工龄、工作月数、天数的函数公式分别为：“=DATEDIF（参加工作时间，TODAY（），”Y”）”，“=DATEDIF（起始时间，终止时间，“M”）”， “=DATEDIF（起始时间，终止时间，“D”）”。

3 EXCEL在人事信息数据统计分析中的应用

在现代经营活动中，信息已成为重要资源之一，员工信息的收集、统计、分析是人力资源管理中不可忽视的工作。由于企业内部人员较多且流动性大，为了能够及时整理、汇总分析、掌握人员信息的动态，作为企业做各项决策的参考依据，因此做好人事信息数据的整理工作意义重大。在整理员工信息过程中，利用相关函数可实现员工生日、性别等有效信息的提取。例如：某位员工的身份证号码是“440402198806189066”，如果要从中提取员工的出生年月日，可使用函数公式：“=DATE（MID（身份证号码，7，4），MID（身份证号码，11，2），MID（身份证号码，13，2））”，便可得出“1988-6-18”；如果要从中提取员工的性别，可使用函数公式：“=IF（MOD（MID（身份证号码，17，1），2）=0，“女”，“男”）”，该公式是根据身份证号码的特点，第17位顺序码为奇数分配给男性，偶数分配给女性，上述函数公式结果为“女”，因为身份证号码第17位为“6”，能与2整除，余数为0，为偶数分配给女性。

在整理员工信息过程中，我们还可以统计不同年龄段员工信息，分析员工学历水平等。员工不同年龄段信息的统计，人力资源工作者可以借助EXCEL里的统计函数COUNTIF，先统计最大年龄段50岁以上的人数，公式为“=COUNTIF（F3：F12，”>50”）”，统计大于40岁也就是40-50年龄段的人数公式为“=COUNTIF（F3：F12，”>40”）-I5”，以此类推，把其它年龄段的人数统计出来，效果图如下图3。

人力资源工作者可以借助EXCEL里的数据透视表和数据透视图来分析员工学历水平。根据人事信息表的数据进行分析，建立数据透视表与数据透视图，可以一目了然，清晰知道员工的学历水平。建立数据透视表时，把学历字段分别拖到列标签、数值，其中数值是为计数项，隶属部门字段拖到行标签，就可生成图4左边的表格，图4右边的透视图是根据左边的透视表生成的。

4 结论

本文只是介绍了人力资源工作者可以通过EXCEL的部分功能，能更高效地处理招聘与录用、薪酬管理、人事信息数据统计分析的某些工作，同时能及时地解决相关问题。在人力资源管理中，同样可以用EXCEL来处理职工社保管理、培训管理、劳动关系管理等的工作，也能起到高效的作用。作为一名人力资源工作者，如果能够熟练掌握EXCEL的功能，结合自身的工作经验，把EXCEL发挥到极致，可在行业中成为一名出类拔萃的EXCEL高手。

参考文献：

[1]ExcelHome编著.2007EXCEL人力资源与行政管理[M].人民邮电出版社，2013，05.

[2]工业和信息产业职业教育教学指导委员会“十二五”规划教材《办公自动化应用案例教程》[M].电子工业出版社，2012，9.

[3]廖明梅，舒清录，崔赛英.巧用WORD邮件合并批量导入图片制作各种证件[J].科技传播，2011.12（下）.