探究分析高职院校人事档案管理信息化

摘要：现阶段，高职院校人事管理工作不断发展，相关改革制度逐渐深化，人事档案的管理工作面临着更大的挑战。在高职院校的档案管理工作中，大力开展信息化建设已经成为了现代人事档案管理工作的发展趋势。高职院校管理者要切实的认识到信息化建设的重要性，并且从不同方面切实的推动高职院校人事档案管理信息化工作的开展。

关键词：高职院校 人事档案管理 信息化

1 概述

高职院校是为我国培养专业技能人才的摇篮，对于我国社会经济发展有着重要的基础性意义。随着现代社会的不断发展，人才需求也不断提高，高职院校的招生规模以及管理规模都在不断的扩大当中。与此同时，伴随着高职院校相关制度改革的推进，人事档案管理工作面临着更大的挑战。人事档案管理工作作为高校管理工作中的重要一部分，是对于高校教职工自身能力、业绩、经历、品质等各方面内容进行记录的文件材料。下文对于高职院校人事档案管理信息化的重要性以及相关对策进行了分析。

2 高职院校人事档案管理信息化的重要性

现阶段，信息化是高职院校人事档案管理工作发展的必然趋势。现代社会科学技术不断进步，信息网络技术的应用，为人类社会的发展带来了巨大的动力。信息资源是现代社会的重要资源，档案也是信息资源战略中的重要内容之一。档案信息化是我国信息化建设的重要组成部分，也是推进档案管理工作管理水平的提高的重要措施。档案信息化是利用信息技术对档案信息进行重新开发、整理、利用与收集，并且实现档案信息的数字化。与此同时，我国相关档案管理信息化建设的规定也对于档案管理信息化建设提出了明确的发展目标。

档案管理信息化也是现代社会高职院校人事管理工作发展与相关制度改革的必要前提。高职院校的管理工作不断复杂化，人事管理工作的压力增加，人员流动量较大，相关新聘任制度的推行，为人事档案管理工作提出了很多新的要求。人事档案利用率的不断提高，使得传统档案管理工作已经不能适应新的档案信息使用需求，采用信息技术进行档案管理，提高档案管理工作效率是人事档案管理信息化建设的重要目的之一。

3 高职院校人事档案管理信息化的相关对策

3.1 提高对档案管理信息化的认识 在信息化建设的过程中，相关管理人员要加强档案管理工作信息化建设重要性的宣传，并且通过合理的教育培训，提高各级工作人员对于档案管理工作的配合程度。在人事档案管理制度的制定上，要保证管理制度的规范化、制度化、信息化与科学化。在档案管理工作上，管理者要将人事档案管理信息化作为日常管理工作的内容来对待，并且将其作为高职院校发展的重要战略性内容。在相关硬件投入以及人员配备上，要保证信息化建设工作具有良好的开展环境，保证后续工作顺利的开展。

3.2 实现档案管理规范化 人事档案管理工作是一项严谨的工作，在开展工作过程中必须要保证管理工作的规范化，实现科学化的管理。在管理制度的建设上，要保证针对信息化建设有相配套的规范标准。在档案管理工作中，严格执行相关规范标准，提高档案信息的质量。针对于档案信息的内容要不断的细化，并保证人事档案的全面性，从不同角度来对于在岗人员进行综合的反映，突出档案信息的客观性，真正的形成科学、全面、准确、客观的材料。另外，人事档案管理工作要与实际情况相结合，保证档案更新的及时性，提高人事档案的应用价值。

3.3 完善档案管理信息系统 档案管理信息化由以往的手动管理转变为现阶段的计算机管理，人事档案管理工作的实效性得到了大幅度的提高。在档案管理过程中，要建设全面的信息管理系统，通过计算机管理、查询、存储、更改等一体化的操作，来有效保证人事档案数据的科学管理。通过档案数据库的建设，实现人事档案管理工作的动态化，有效的落实档案管理信息系统的应用目的。另外，档案管理信息系统的实现，同时使得网上档案管理工作成为了可能。网上信息管理可以更好的对人事档案资源进行共享，通过对相关权限的分配，保证了档案管理工作有条不紊的进行，优化了档案管理工作的流程，减少了档案管理工作的开展成本。

3.4 加强信息管理人员的素质建设 档案管理工作开展的过程中，相关从业人员的自身素质水平直接决定了档案信息管理工作的质量。在人事档案信息化建设的过程中，要注重对相关人员的专业能力培养，并且保证从业人员的职业道德和爱岗敬业精神。信息化的档案管理工作，需要相关人员具有计算机技术和网络技术。在开展人员培训的过程中，要通过定期举办专业技能培训，培养具有档案管理知识与信息技术知识的综合人才，以适应知识结构不断更新、信息处理能力不断提高、知识面不断拓宽的人事档案工作环境的新要求。

4 结束语

人事档案真实的反映了教职工的成长过程，并且是对教职工素质评定的重要材料，也是新时期高校用人的重要参考依据，是人力资源管理工作中不可获取的一部分内容。信息化是现代社会发展的重要趋势，信息化技术的深入应用，使得人事档案管理工作的效率得到了大幅度的提升，并且很好的改善了传统人事档案管理工作中的种种弊端。

参考文献：

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[2]李源波.浅谈高职院校编外聘用人员人事档案的管理[J].科技资讯，2010（32）：231.

[3]周桂芳.高职院校后勤档案中存在的主要问题与对策[J].山东商业职业技术学院学报，2011（04）：93-94.

作者简介：魏薇（1981-），女，河北保定人，馆员，保定职业技术学院，研究方向：人事档案管理。endprint