浅谈档案信息化建设

张 华

（中国国际贸易促进会 白山支会，吉林 白山134300）

档案信息化建设是指运用信息技术提高档案工作现代化水平，重新思考档案管理的新情况、新原则与新理论，确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法， 实现档案信息的社会化服务。档案信息化建设在档案管理活动中全面应用现代化信息技术，对档案信息资源进行了处置、管理和提供利用服务的工作。

1 档案信息化建设的原则

在档案管理过程中，要注意以下三个原则：规范性原则：制定和实施档案工作标准和规范，是档案工作现代化的需要，是提高工作质量和效率的需要。 实现馆(室)藏档案信息化，一方面可以将馆(室)藏的档案通过扫描等技术手段转化成计算机可识别和处理的数字化信息，另一方面可以通过接收电子文件进馆，但不管是通过馆(室)藏档案数字化还是接收电子文件，都应该坚持规范性原则，制定相应的标准、规范和法规；安全性原则：随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入，网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现出来。 因此，我们必须加强网络安全技术的研究与开发，采取有力的安全策略，充分保证档案信息的安全性。 在保证档案信息的安全性方面我们可以采取物理安全策略、访问控制策略(如入网访问控制、网络的权限控制、目录级安全控制、属性安全控制、网络服务器安全控制、网络监测和锁定控制、网络端口和节点的安全控制、防火墙控制等)、信息加密策略、网络安全管理策略等。效益性原则：由于档案信息数字化建设是一项巨大的系统工程，需要投入相当大的人力、物力、财力，因此必须要遵守效益性原则，讲究信息化工作的效益，要根据自身的能力，根据馆(室)藏基础，分析用户需求，研究馆(室)藏体系还要考虑馆(室)藏档案的利用率。 选择数字化的内容要“经典”，主题要与社会利用“热点”相结合，把重要的、利用率较高的档案进行数字化，把那些利用率较高且利用后能产生较大经济效益和社会效益的档案数字化，可以带来巨大的效益。实行信息化后，档案管理达到自动化、实时化、网络化。数据只需一次录入可以多次利用，即可在档案管理内部进行数据共享，提高了工作效率。 数据录入后，可以方便地打印出相关的收发文单据、汇总表，打印出档案的背脊、封面、案卷目录、文件目录、备考表等。 档案库中的信息需要统计，并形成报表，由计算机处理，可以极大地提高管理人员的效率，同时使检索查询更加方便，传统的检索方式，档案管理人员从一本一本的目录中找出所需的档案来，然后根据记录到库房中查找，费时、费力。 档案管理信息化后，可以实现即时查询，管理人员从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式，在档案库中检索出需要的档案信息。极大的减轻了工作人员的负担。另外档案查借工作可控，档案管理实现信息化后，查借阅采用计算机管理，操作方便，可以自动产生催还记录，对过期不还的借阅者进行有效的催还。档案管理的信息化，科技人员可以在自己的计算机上查阅档案资料，提高了工作效率。 开展档案工作规范化管理的单位在日常工作中要注重加强基础工作，规范组卷，保证案卷和归档文件质量，规范分类号，为确保检索的完整性，在分类过程中， 要根据每一文件具体特征辅以关键词标识加以区分，打牢信息化基础。 同时在做好档案工作规范化管理过程中，发挥网络优势，强调信息化应用，我市在档案工作规范化方面做得较好的单位，有部分是在网上进行归档文件的前期管理，一般文件、工作动态、信息简报、会议通知、工作安排等日常工作在网上发布，档案室根据工作人员的工作职责分别设置个人权限，将信息发布系统按模块授权给各部门负责人，发表、审核科室文件。

2 加强档案信息化建设的对策

在档案管理中，总会有各种问题的出现，如何才能更加有效的加强档案信息化建设呢？首先制定规划，突出重点，扎扎实实地推进档案信息化建设工作。档案信息化工作应该破除对信息化建设工作中存在的认识误区，坚持以利用为中心，充分发挥信息化工作的效用。档案信息化工作要以利用为本，充分考虑档案利用需求与特点，结合本单位信息化工作发展水平来开展。要从本单位实际出发，讲求实效，追求投资效益，做到建一个成一个，发挥效用，不能搞形式主义。 作为一项庞大的综合性工程，档案信息化建设必须通过设置高效率的工作机构来协调其工作的开展。其工作机构应包括：信息化建设的组织管理机构、网络系统的设计建造机构、网络信息管理服务机构等。 其中组织管理机构是建设的决策指挥者和组织实施者， 是整个信息化工程的策动力：网络系统设计建造机构是具体负责档案信息网络的规划、技术设计和工程建造的机构；网络信息管理服务机构是档案信息网络的实际运作者，负责网络的运行维护和档案信息的组织、发布与更新，并加强档案信息标准化和规范建设，为信息化建设提供必要条件。 档案信息化标准规范主要包括管理性标准规范、业务性标准规范和技术性标准规范。 其中，管理性标准规范是对电子文件档案信息进行管理的一套规划，包括计算机安全法规与标准及数字档案信息资源合法化确认标准等；业务性标准规范是对档案文件信息化处理的规范，其范围包含电子文档的标准及管理规范； 技术性标准规范是指电子文档数据存储、压缩、数据交换、数据加密、水印技术和系统软硬件设施技术标准规范等。在档案管理中要增强保密意识，采取有效措施，构筑档案信息的安全保障体系。 档案部门应树立科学的正确的档案信息安全观念，坚持“积极防御、综合防治”的方针，以《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》、《计算机病毒防治管理办法》 等法律法规为依据，结合本单位档案管理工作的实际，制定严格的规章制度，形成计算机网络管理档案信息的安全保障体系。档案管理人员必须要有保密意识，认真地对档案信息做出鉴定，确定档案的密级程度和开放范围，严格审查，严格管理。 同时，在现代信息社会中应树立高度的安全意识，有效地防止人为的干扰破坏，注意防毒杀毒，确保档案信息的安全性和完整性。 另外要加强高素质创新人才的培养，为档案信息化建设提供人才保障。首先要改变旧观念，树立正确的档案人才观。人才是档案信息化建设的关键，档案信息化建设要树立人才观，针对在具体管理中对人才的评价标准，立足于“人人皆才”、“人人皆可才”的观念，在具体的人才建设中树立整体观念和动态观念，这样人才资源才不至成为无源之水，人才管理才可能取得人尽其才、才尽其用的效果。

总之，档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，信息化的实现不是档案馆(室)某一部门的工作，也不是单靠几个计算机技术人员就能实现的，它需要所有档案人员的积极参与与配合，档案队伍素质对档案工作信息化建设的质量起着至关重要的作用。

［1］薛匡勇.论档案馆的未来发展[J].档案学通讯，2004(03).

［2］黄培.档案信息化有多远[J].中国管理信息化,2007.