浅述内蒙古科技大学档案管理电子化的几点建议

孙学勤

（内蒙古科技大学 档案馆，内蒙古 包头014030）

随着全球信息化的蔓延，高校作为新世纪人才培养的基地必须紧跟时代的步伐，将科学且便捷的电子校务推广开来。 全国许多高校的校园信息化工作已在大力推进，尤其是在《教育部办公厅关于教育电子政务建设的指导意见》文件中，强调了电子校务的重要性和紧迫性，全国高校各类事务都开始在网上运行， 我校自2006 年在内蒙自治区范围内率先应用电子校务，办公自动化的出现使档案的生成方式发生很大变化，大量亟待总结与保存的电子文件给档案归档工作带来了前所未有的挑战。

1 高校档案管理电子化的必要性

高校学生的档案是未来国家重要人力资源档案信息的基础，所以学生档案管理的现代化是社会发展的必然要求。 然而，现今学生档案的管理基本上还处在传统、原始、手工操作的管理模式阶段。不推行档案管理的电子化，就不能使学生档案材料得到更有效地利用。 例如由于没有建成学生档案信息数据库，就不能为学生就业提供服务，为用人单位服务。《全国档案信息化建设实施纲要》中强调：“适应国家信息化建设和档案事业发展的要求，把档案信息化纳入国家信息化建设的总格局，以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标，加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程，促进档案事业持续快速健康发展，为改革开放和现代化建设服务。 ”我国著名的档案学家吴宝康教授也曾经说过“档案必须利用，通过利用来充分发挥其作用，为社会服务，并同社会的政治、经济、文化、科学、教育等各方面紧密的联系起来，实现档案的自身价值。”在全国乃至全球档案管理电子化的背景下，高校档案管理的信息化、数字化、文档一体化已势在必行。

2 我校档案管理电子化的几点建议

当前，我校已经实现的办公自动化为档案工作的电子化奠定了坚实的基础，为我校广大师生进行灵活的档案查询、用户检索和档案利用提供便利条件，为此，我们应当做到以下几点：

2.1 建立档案馆查询系统，开展网上查询服务

档案部门将充分利用教师办公系统制作自己的档案查询系统，积极组织上网数据和信息， 使档案管理服务系统联上教师办公系统，实现档案信息的网上检索，为广大师生提供更好的服务。

目前，国内许多高校档案馆利用互联网开展的网上服务，已成为提供档案利用服务的一种重要形式。 我们要以网络为基础，进一步加快档案信息资源数据库建设，尤其是档案目录及电子文件全文数据库建设，在网络上实现电子文件的实时管理与利用，实现档案信息资源数字化、数据库化，档案信息服务利用网络化，档案管理工作自动化，档案信息管理法制化。 如，输入目录管理数据库及部分非保密内容文档管理数据库， 在网上公开部分档案目录及部分非保密内容电子文件，方便查询检索；另外，档案棺与宣传部门密切配合，可以将我校重大活动中形成的新闻录像档案数字化并及时归档，建立数字化视频档案数据库，以便于宣传和利用，为各部门的工作提供全面的可靠的资料。

2.2 建立“档案电子文件数据管理中心”

档案馆与各学院及部门的信息管理机构加强密切配合，建立“档案电子文件数据管理中心”。 该中心是我校信息资源库的重要组成部分。档案电子文件数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件，并在系统中提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。 其优点是覆盖面广，内容丰富、及时，利用率高。

2.3 电子文件的自动上传收集

目前在单机上形成的电子文件的收集工作，已成为档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸质档案收集有很大差异的是许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了，因此，档案部门可以改变传统工作模式，在教师办公系统上建立电子文件自动上传的工作窗口或通过内蒙古科技大学教师办公系统上传档案全文， 在第一时间将其收集到，并在档案馆的服务器上归档。 例如：为了方便各学院及部门通过网络传送自己部门非保密的档案全文，档案馆通过内蒙古科技大学教师办公系统下载档案全文，建立“电子文件全文自动上传归档系统”。 该系统可以利用身边联入网站的计算机，足不出户就可将电子文件全文自动上传到档案服务器归档，也不必交光盘。

2.4 开展在线、预约服务

传统的档案利用方式，如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件，特别是到档案部门利用档案原件通过在线预约的方式，迅速准确地将给学院及部门所需的扫描件及时地提供给所需单位。 在信息化时代里信息的需求必然要发生变化，需求量越来越大，随着社会的全面信息化，改变了人们的工作、学习和生活的环境，随着改变人们更注重信息的时效性，希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此，被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。 档案部门可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式，让利用者与档案馆利用电子邮件在网上进行快速通讯， 进行信息交流，回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询， 提供查询服务。对于不便公开的档案文件实行网上预约查询， 提供限制性预约查询，及时提供各部门所需资料。

总之，档案管理通过与校园电子公务系统的整合，真正实现了高校电子校务中文档一体化，为我校档案管理的信息化、数字化、文档一体化做应有的贡献。同时，随着改革开放的不断深入，到档案馆查阅党政文件、学生信息及有关部门制定的文件的人员逐年增多。 采用自动化档案查询，将大大提高工作效率。

［1］教育部.教育部办公厅关于教育电子政务建设的指导意见[Z].2003，3.

［2］教育部.2003-2004 年度教育电子政务建设实施要点[Z].2003，9.

［3］国家教委.普通高等学校档案管理办法[Z].1989，10.

［4］国家档案局.全国档案信息化建设实施纲要[Z].2003，10.