浅谈信息化建设在档案工作中的作用

李一群

（白山市统计局，吉林 白山134300）

0 引言

档案工作是管理档案和提供档案信息为社会实践服务的一项业务系统,它深深植根于人类社会的生产、生活之中,与人类社会发展同步,并随着社会文明程度的提高越来越深入到社会生产、生活的各个领域,在经济发展、科技进步、精神文明建设中发挥着越来越重要的作用。在网络技术、信息技术、计算机软硬件和现代管理学知识飞速发展和普及应用的当今社会,我国已步入信息化稳定发展期,随着信息社会和档案事业的发展,档案信息化建设已经成为现代档案管理的重要组成部分。档案信息化是以计算机、网络,信息技术为手段,以档案资源为对象,以档案工作为依托,以档案管理学最新理论为指导,按照信息社会和国家档案行政管理部门的要求,开展档案的收集、整理、保管、开发和利用的现代化管理过程。

1 当代档案信息化建设存在的问题

不少档案人员存在“为保管而保管、重保管轻利用”和“等、靠、要”的思想以及“闭架借阅、你查我调”等传统做法，另外,有部分长期从事档案管理的档案人员对手工管理模式很满意、很熟练,认为自己干了十几、二十几年的档案工作,业务“熟练”，于是就沾沾自喜、不求进取,抱有混日子的思想。虽然部分人员是凭借长期从事档案工作和资格老获得了专技高级职称,可谓多年的媳妇熬成了婆,其实这些人自身素质较差,文化程度较低，根本无法开展档案编研、开发利用工作,就更谈不上懂计算机网络技术、对现代化管理和信息化应用知识的了解几乎为零,不想了解,也不想接触,更没能力掌握,依赖性较强、存在安于现状、不讲求社会效益和经济效益等旧观念,这些都成为制约档案信息化建设的内在因素。缺少档案信息化的软件,满足不了档案管理的需要。即使添置了档案信息管理软件,逐步在将档案目录录入到计算机中,能够实现简单的目录查询、统计等功能,但由于专业技术跟不上,根本不能运用自如。 在平时商家售后培训、技术服务等一系列工作都不能及时到位,致使档案信息化建设、发展受到制约。 一些有丰富纸质档案管理经验的人员在管理理论基础、馆藏原则、管理方法和技术上已熟门熟路，但对以电子计算机、应用软件、信息存储、电子检索、发布、利用等技术“一窍不通”，而年轻、掌握计算机知识的档案管理人员确仅仅懂得信息化建设所需的技术，对档案管理的基本原则和管理流程却知之甚少。 在档案信息化建设过程中,基础设施是条件,标准系统是手段,信息资源是核心,信息利用是目的,安全管理是保障,人力资源是关键。 人才是档案信息化的建设者,更是档案信息化建设的重要组成部分。 当前,档案队伍中大多数专业人员,还不具备档案信息化管理素质。 因此首先,有的领导对档案工作不够重视,认为档案工作很简单,只是保管些材料,负责给利用档案者提供材料即可,所以在经费投入方面,相对其他工作而言,投入的资金非常少,导致档案部门不具备档案保管和管理的最基本的条件,更谈不上购置现代化档案管理设施设备。 领导应重视档案信息化人才队伍建设,优化组合档案工作者队伍,应配备档案信息化专门技术研发方面的信息专业人才,负责档案信息化管理系统的设计、建设,给档案信息化建设提供强有力的智力支持,其次,应立足现有人员的培养提高,培养从业人员的现代信息素质、现代信息意识、信息管理能力。

2 档案信息化建设的新思路

加大投入，实现档案现代化。要保证档案工作现代化的实现，和缓政府要值得投入财力，配置与档案信息化相适应的基础设施，改善档案工作软硬件环境，增加库房面积，购置档案装具，扩大室藏种类。 改革档案信息服务方式。 信息时代，传统的服务方式已经不能适应档案事业发展需要。档案部门迫切需要运用当今高新技术和知识开发档案信息资源，创新档案信息服务方式，为经济和社会发展服务。一是计算机管理服务。 这种服务在一些档案部门已基本实现了，如档案馆管理系统、小型档案馆室管理系统等都已应用和推广。 目前市场上各种档案计算机管理系统很多， 国家档案部门应制定统一的标准和规范，避免重复开发，并规范市场管理；二是缩微技术服务。目前不少地方档案馆通过缩微设备，对一些珍贵的档案保护，取得了一定的成效；一些大型国有企业在科技档案图纸的管理过程中缩微技术运用颇多，节约人力和馆库空间；三是光盘存贮服务。由于光盘具有存贮容量大、处理速度快的特点，可广泛用国防于档案信息全文检索、编目和参考查询服务；四是现代通讯网络服务。 充分利用现代通讯技术，如通讯卫星、邮电信息网络寺，将档案信息发布出去，使利用者在不同地域、不同时空利用档案；五是公共信息网络服务。 档案信息部门充分利用地区公用信息网、国家公用信息网和国际公用信息网进行服务；六是视听传播服务。 运用电视网、电影、广播、录音、录像等制作档案信息，并向公众发布。培养人才，提高档案队伍素质。信息化时代，一切竞争，最终都反映在人才的竞争上。知识经济时代的档案工作需要大量“专”与“博”相结合的“通才”。这种专是跨学科的“多专”，而不是过去的“专一”；这种博是随现代化科技发展的“动态广博”，而不是过去传统不变的“知识广博”。这样的人才有着更强的适应性和更好的稳定性，才能适应解决复杂性、综合性和跨学科的档案工作问题的需要。因此，档案部门必须加大人才培养力度，为提高档案人员工作素质创造良好环境。 一是档案部门在进行培训前，应做好需求调研，按需设计内容，将培训课程内容与工作相结合，也就是说，培训应该是因需产生的。二是制定科学系统的培训计划，注重提高教学者层次，注重教学、自学、研讨和实践的有机结合。三是增加档案工作者之间、相关专业工作者之间的交流，为他们提供学习进修的机会，使其拓宽知识面，借鉴优秀经验，掌握和运用现代技术的方法，更新知识储备。

总之，档案信息化建设是档案工作的重要内容，是一个全面、长时间而且特别详细的工作， 而且它要求档案管理人员主要的参加到其中。它们的管理意识、管理形态、管理设施和档案管理人士的水平等等都对档案管理的信息化有着十分主要的作用。在互联网发展的如此之快的这个时代，档案管理进入电子信息管理是这个时期所赋予我们的使用，它的推动也一定是所有档案管理工作的必然发展动向，由于档案服务的对象是广大人民群众，从这一点来说，档案管理人员要逐步完善档案在收集和整理过程中的科学化、系统化，方便档案的利用和查找，增加档案的使用价值，发挥档案应有的作用。

［1］薛四新，彭荣，陈永生，主编.档案信息化应用系统建设[M].机械工业出版社,2006，1.