加强社会保险档案管理提升服务参保职工水平

崔少丽 徐小娟

（五莲县人力资源和社会保障局，山东 五莲262300）

目前，社保工作正向法制化、社会化、规范化、广泛化方向发展。社保档案工作是社保事业发展的一个基础前提，是社会保险经办机构对参保对象“记录一生”的基础资料、“管理一生”的根本依据、“保障一生”和“服务一生”的重要保证，这些档案构成了维护广大参保职工根本权益不可替代的重要依据。随着社保制度改革的深入，如何做好社保档案工作，就成为社保工作的一个重要内容。笔者就从事档案工作的切身体会，对社会保险档案管理谈几点粗浅的认识。

1 社保档案的特点

社保档案在整个社保工作中具有非常重要的地位，是实现社会保障信息交流与共享的保证，是参保者维护其合法权益的重要凭证，也是社保部门进行科学管理、提高工作效率的必要条件。作为一项专业的管理工作，社会保险档案具有以下特点：一是，数量庞大。随着我国社保制度的改革，参与社保的人口已从城市覆盖到农村，最终实现全民参保，这就是社保档案数量的庞大。二是，动态变化。个人的社保档案会随着个人工作单位的变化，而发生关系转移，各项社保缴费情况也会依据个人工资的增减发生变化，这就决定了社保档案的动态变化。三是，以人为本。社保档案以人为基本对象来办理的，个人是社会保险档案的最基础的形成单位。社保档案是个人参与社保的原始凭证，也是维护个人利益的重要凭证。就如人事档案一样，随着个人变化，产生相应变化。四是，规范性。社保档案是按国家的有关规范来办理的。具体表现在：一是，办理活动的规范，即各类社会保险都有统一的办理程序、缴付费标准；二是，形成材料的规范，即各类社会保险都有规定有规范的记录卡，登记清册及报表，不论是哪个单位的职工，其形成的相关材料具有一致性。

2 加强社保档案管理的必要性及重要意义

一是，加强社会保险的档案管理，是深化社会保险改革的需要。随着社会保险改革的逐步深化，“单位人”势必要变成“社会人”。社会保险部门不但要履行社会保障的责任，同时还要承担起对离退休人员的社会化服务与管理职能，如此庞大的社会系统工程，若无完整准确的个人资料记载，即安全有序的社会保险档案管理，社会保险部门的工作就会陷入困境，甚至会影响到社会保险改革的进程。二是，加强社会保险的档案管理，是社会保险业务本身的必然要求。一个参保人从办理参保手续到离退休以及中间失业等享受社会保险的各项待遇，要经过诸多环节。在办理参保手续时，首先要填写保险卡及个人详细情况表等作为最原始的资料存入个人档案，其后要不断缴纳社会保险费、划拨个人账户、计算利息，有时还要对缴费比例、缴费基数及养老金发放标准进行调整。伴随人才的合理流动，还要办理保险关系转移和基金的转入转出手续等，这些详细的个人档案记载，就成了今后支付社会保险待遇的重要依据。社会保险档案管理的好坏，将直接关系到参保人的切身利益。三是，加强社会保险档案管理，有利于社保部门提高业务质量和办事效率。档案资料的收集、整理实际上是对业务工作进行有序的梳理和有效的归纳。对已完成的业务工作进行回顾整理、总结，从中找出经验教训，将对正在进行或进一步开展的工作提供良好的借鉴和推动。可以为决策者提供准确的各项统计数据，为领导科学决策提供服务，提高办事效率。档案资料的收集、整理、归档与利用是我们做好社会保险工作的前提条件。

3 完善八个环节，提高社会保险档案管理水平

基础不牢，地动山摇。要想社会保障事业取得长足健康的发展，首先就需要从基础工作抓起，夯实档案在社会保险工作中的基础地位，充分发挥好档案的服务作用重点做好以下八个方面的工作。

3.1 科学分类

档案分类不仅是档案文件整理中的一个工作程序，更重要的是在整个归档文件整理工作中具有主导的作用。没有合理的分类，归档文件收集整理工作就无法开展下去。归档文件只有赋予鲜明的特征，才能加以区别和联系，便于保管和利用。所以，确定社会保险档案的分类标准，实现科学分类，是档案归集、整理和保管的基础，同时又指导着其它各项工作的有序展开。

3.2 日常归档

平时归档是立卷人员依照档案分类与范围。将已经办理完毕的文件材料，随时归入临时卷夹（卷盒）内，这就是平时归档。平时归档要“随办随归”，今日事今日毕，不得积累到第二年立卷时再归卷。这样，有利于保持文件材料之间的联系，保证归档文件材料的齐全完整。归档文件材料的排列，要按照各类文件材料归档的范围、发生时间、重要程序分门别类地收集和整理，依次进行排列。档案在整理后，要去掉金属物，对破损的应按裱糊技术要求进行托裱。

3.3 合理编号

整卷装订的案卷其全部卷内文件要编统一的顺序页号。并以“件”为单位在文件材料的首面加盖归档章。同时，搞好编制目录。归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、所在页号（或件号）、备注等项目。件号即文件材料的排列顺序号。责任者是指制发文件材料的组织或个人。文号即发文的字号。题名即文件材料的标题。日期即文件材料的形成时间。页数即填写一件文件材料的总页数。备注即需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等。

3.4 标准化装订

按照国家最新的档案管理办法，文书类档案可以不装订，可按件和保管期限直接装盒。而会计类和社会保险业务类档案必须装订成册。装订材料，必须选用经档案行政部门认可，符合档案保护要求的安全材质。装订档案，一律采用案卷左侧装订，并将左、下侧对齐，采用“三孔一线”的方法装订。

3.5 填写卷面和档案装盒

案卷封面项目包括：全宗名称、案卷标题、起始时间、保管期限、件、页数和归档号。案卷封面项目的填写，要求内容完整、概括准确、字迹整洁、一目了然。这里需要明确几个栏次的概念：（1）全宗号。全宗号栏内按同级档案局给定的全宗号填写，暂未给定的此项可空置，待同级档案馆给定全宗号后再行填写。（2）年度。年度栏内填写盒内文件的形成年度。填写时要采用公元纪年，以4位阿拉伯小写数字表示，不得简化。（3）保管期限。保管期限栏一般以汉字全称表示，分为“永久”、“长期”、“短期”。长期为 16-50 年，短期为 15 年以下。（4）机构或问题。机构或问题栏是指按哪种类目进行分类。如果档案按科室分就是“机构”，如“办公室、业务科”；如按照业务类目分就是“问题”，如“基金核定表”、“业务台账”。卷面填写完毕后，根据不同类别、不同年度、不同保管期限的归档文件材料不能放入同一档案盒。档案盒的厚度与归档文件材料的厚度相适应，避免归档文件材料弯曲受损。

3.6 定期移交

按照有关规定，凡在工作中形成的在归档范围内的文件材料，均由相关责任部门进行整理、立卷、装订，并定期移交档案部门归档。各职能部门应在次年初向档案管理部门移交档案，交接双方根据移交目录清点核对，并履行签字手续。应归档的文件材料要齐全完整。

3.7 规范排列

案卷移交档案室后，管理档案人员要将一个年度、一个类别的案卷进行系统化的排列，使卷与卷之间保持一定联系，固定顺序。便于查找利用。

3.8 建立数字档案

数字档案，就是以计算机、数据库和网络为基础，把纸介文字和数据、图像、声音等档案资源存贮在计算机和光盘中，以计算机和网络等方式为各项工作服务，它具有档案资源共享化、信息传输网络化和服务对象广泛化的数字化的基本特征。相对传统纸介档案以阵地服务为主，通过档案室案卷内各种文本文件来提供服务的手工管理办法，更具有存储量大、检索方便、便于提供利用的特点。实现档案管理数字化，是我国社会保障体系建设、社会保障信息化建设和提高社保经办机构管理服务水平的必然要求、紧迫任务和发展方向。目前，很多地方已经实现了档案的数字化管理，纸质材料先行扫描，再利用系统进行储存和管理，既方便了管理者，也方便了使用者为保证档案的安全完整和档案工作的顺利开展，在完成上述步骤的同时，社保经办部门还应建立健全各类档案管理制度。如档案销毁制度、档案保管制度、档案借阅制度和考核与奖惩制度等等。与此同时，还要加强对档案工作人员的教育和管理，要求档案工作人员认真履行岗位职责，坚决杜绝档案遗失、毁损、泄密等事件的发生。如果发生上述事件，要依据相关法律法规追究当事人和有关责任人的责任。情节严重的，将依法追究其法律责任。