事业单位档案工作人员档案意识现状与对策

李 雯

（云南省民族信息中心，云南 昆明 650032）

事业单位是国家为了社会公益目的，由国家机关举办或者其他组织利用国有资产举办的社会服务组织。[1]随着国家综合改革的不断深入，事业单位管理职能、管理理念、管理方式等都发生了很大变化。在这一改革进程中，档案管理为保障事业单位协调、高效运转发挥了基础性作用。档案是社会实践的产物、集体记忆的信息库、民族文化的资源库，又是民族文化的纽带和阶梯。[2]档案是用于单位建设、发展、提供服务以及记录各项活动等的资料，具有凭证、参考和借鉴作用，是事业单位管理工作的重要组成部分，在单位发展建设工作中发挥着不可替代的作用。因此，事业单位档案工作人员对待档案工作的认识和态度，即档案意识的高低，直接关系着档案的内在质量。档案工作人员是事业单位办公室工作的重要抓手，由于多种原因，大多存在重视办公室业务工作，忽视档案管理工作的现象。因此，加强事业单位档案工作人员的档案意识尤为重要。

档案意识是社会意识的一种,指社会成员对档案和档案工作这一客观事物的主观印象和能动制约的精神系统。具体地说，就是人们对档案的性质和价值的认识，它包括全社会对档案和档案工作的认识，以及档案工作者对档案和档案工作的认识。[3]档案工作人员是档案开发利用的主体，其思想观念和素质直接影响着档案开发利用的成效，直接影响着档案事业的发展。

1 事业单位档案工作人员档案意识现状

1.1 档案工作人员对档案的重要性认识不足

档案中所含有的信息要转化成为现实价值，需要一定的时间和过程，但通过对大多数事业单位档案工作进行调查可以发现，档案大部分来自于单位的办公室或综合部门，办公室或综合部门的工作人员，大多成为了档案工作的兼职人员，除了档案之外的其他工作往往会需要其投入更多的工作时间和精力，很难全心全意的从事档案工作。同时，目前许多档案工作人员不是专业出身，对档案及档案工作的重要性认识不足，仅仅把一些文件材料一并归入“石屋金匾”之内，秘不示人，不加以立卷归档，对单位建设发展的基础性作用也就很难体现，最终影响了档案价值的真正所在，使很多有开发利用价值的档案成为了被收藏的摆设。

1.2 档案工作人员归档意识不强

尽管目前许多事业单位都承认档案的重要，加强了档案管理工作，但档案工作人员更多的还只是把处理完毕的文件进行转化后就归为了档案，对档案形成的要素概念模糊，归档意识薄弱。重视党政文件、红头文件及干部人事等文件，而忽视了一些在单位建设发展中有保存价值的文件材料，如教育、科技、文化、卫生、建筑等档案资源。在事业单位文件向档案转化的过程中，查考利用价值是档案形成的关键因素和条件，因此“有文必档”或对文件价值的无法鉴定会导致档案质量的良莠不齐和管理资源的浪费，反之不重视积累档案则会造成工作的被动和历史的空白。

1.3 档案工作人员的服务意识、创新意识及整体素质还不高

档案工作人员是事业单位档案工作中不可缺少的、最有活力的、最关键的要素之一。[4]档案工作人员能否正常发挥其整体功能，不仅取决于档案工作人员之间的协调状况，同时还取决于档案工作人员的主动服务意识、创新意识及其所具有的文化素质、技能素质及职业道德修养等整体水平和结构状况。目前，一方面，事业单位从事档案工作的档案人员多数为兼职，业务能力不强，工作压力大精力不够，档案管理缺乏专业性。另一方面，大部分事业单位对档案的利用具有很大的随机性，这在某种程度上使档案工作人员的劳动得不到体现，导致对档案工作人员存在的价值无法充分认识，致使档案工作人员的地位长期以来得不到提升，从而档案工作人员的主动服务意识、创新意识逐渐减退，整体素质提升越发困难。

以笔者所在的云南省民族信息中心档案工作为例，从2008至今，单位承担的各类信息化建设项目20余项。如云南省民族工作信息化建设项目，具体实施了云南少数民族资源数据库和云南民族关系监测系统的一期项目等，其中云南省世居少数民族文化资源数据库项目是以信息资源利用为核心，立足民族工作需要，利用信息化手段有效收集、整理、保存、展示云南省世居少数民族物质和非物质文化资源，整合采集民族文化、民族教育、民族人才、民族经济以及社会事业发展等多种数据源。该项目自立项至今已6年多，其数据分类、录入时间长，形成的文件、图片、音频视频等资料数量大，记录的载体类型多，对专业性要求较高。在项目进展过程中，对前期原始记录材料、资料的收集，对材料的归档等等都迫切需要档案工作人员的主动介入，全身心投入，并提供积极有效的帮助。因此，档案工作人员的档案意识直接影响到一个单位档案工作的连续性、准确性和完整性。

2 提高事业单位档案工作人员档案意识的对策

2.1 提高认识，从根本上重视事业单位档案工作

档案工作不直接创造物质财富，也不直接从事社会管理、科学研究和文艺创作等活动，而是以间接的形式（主要是向社会传递档案信息）为社会提高经济效益服务，以此来推动社会进步。[5]在事业单位管理工作中，单位领导、办公室人员、档案工作人员及相关部门人员的思想意识影响着单位档案管理工作的成效，通过提高这部分人员对档案工作的重视力度，全面理解档案工作对单位建设发展的作用，档案意识就更容易辐射到单位全体职工，形成一定范围的档案观，让强烈使命感和责任感的档案意识占主导地位。同时，将档案工作纳入到单位日常的议事日程中，切实解决档案工作中的实际问题，保证档案工作资金充足、设备到位与人员齐全。

2.2 依法建档，健全事业单位档案工作制度

《档案法》是在《中华人民共和国宪法》有关原则精神的指导下，制定的唯一的一部专门的档案法律。也是增强全社会的档案意识，维护档案的完整与安全的可靠法律保障。事业单位的档案是单位的重要资产和信息资源，要在单位大力宣传建立档案的重要性和必要性，利用各种新闻媒体网络等现代舆论工具，对档案法律法规进行宣传，增强档案人员依法建档的法制意识。作为档案工作人员要根据单位实际制定具有可操作性的管理制度，将档案管理纳入单位日常管理中，并制定有效的监督反馈机制，做到档案工作有章可循，有规可依。如每个部门配备专人负责档案，严格收集移交程序，严格归档具体时限等，从制度的角度，让单位职工认识到档案对全局工作和自身工作的重要性，使每个人都能成为档案资源的创造者和利用者。

2.3 提高档案利用，强化服务创新意识

档案工作的目的在于为各项工作提供利用，有效发挥档案的参考、凭借作用，促进各项工作的开展。档案工作人员要始终关注档案的开发利用工作，因为档案提供利用工作，不但是衡量档案工作开展的程度及质量高低的指标，更是对档案工作最实际、最有效的宣传，能让广大职工提高对档案工作的重视，而且能在档案的收集等方面得到更多的资料来源，促进单位档案意识的形成和良性发展。将档案工作服务于单位的中心工作放在重要位置，可增强档案工作人员的事业心、责任心，大力加强工作中的主动性，通过多样化的主动服务来满足单位日益增长的档案需求。随着社会的日益发展，档案利用工作的多样化，也更加需要档案工作人员通过创造性的学习，面对档案管理模式的改革，研究新方法，拿出新办法，全面提高创新意识。

2.4 加大培训，提升档案人员专业素养

目前，事业单位档案队伍不稳定，人员素质偏低，知识更新缓慢，需要从创设制度的角度对档案人员素质的培养提出新要求，以提高档案从业人员素质，推动档案事业的发展。[5]事业单位的档案工作内容涉及到古今中外和社会生活的各个方面，涉及的知识面很广，各个领域的专业化水平越来越高，管理手段越来越先进的情况下，也就要求档案工作人员成为既具备档案专业知识又了解其他门类专业知识的复合型人才。如在《云南省档案条例》中就规定档案工作人员应当经过培训，具备档案专业知识，如每年云南省档案局都会组织多期档案基础知识培训班或档案人员继续教育培训班，以提升档案工作人员的综合素养，推动档案事业的发展。

3 结语

事业单位档案来源于事业单位建设发展工作中，服务于事业单位人员，档案工作人员档案意识的高低，直接影响到事业单位档案的准确、完整和规范。随着经济社会的快速发展，事业单位对档案的需求也加剧增长，加强事业单位档案工作人员对档案工作的认识，提高事业单位档案工作人员整体的档案意识，调动档案工作人员的主观能动性、积极性，是事业单位档案管理工作的迫切要求。事业单位档案是单位的宝贵财富，我们要重视档案工作，增强档案工作人员档案意识，进而为档案收集、整理、立卷、保管、利用等奠定基础，为事业单位各项管理工作的开展提供好服务利用。

［1］事业单位登记管理暂行条例实施细则[M].国家事业单位登记管理局,2005,4.

［2］侯志东.高职院校兼职档案管理员档案意识缺失与对策的思考[J].教育理论研究,2013(30).

［3］何讫.档案意识与档案信息化建设[J].兰台世界,2005(6).

［4］刘耿生.档案开发与利用教程[M].北京：中国人民大学出版社,2006,6.

［5］黄凤平.档案工作岗位培训教程[M].昆明：云南民族出版社,2008,4.