科研事业单位办公室管理之我见

刘禹佳/中国水产科学研究院渔业工程研究所

科研事业单位办公室管理之我见

刘禹佳/中国水产科学研究院渔业工程研究所

正确认识和谐在团队建设中的地位，在科研事业单位办公室中加强和谐团队建设，可以引导员工充分发挥聪明才智，增强团队竞争力，本文从基层研究所办公室的工作实际情况出发，对科研事业单位办公室系统的团队建设进行了深入的研究与论述，探讨在组织中如何开发高效的工作小组，如何进行有效的团队建设。

科研事业单位；办公室；管理

团队精神在现代企业中发挥着越来越重要的作用，决定着企业经营的成败。一个企业如果没有团队精神，就会像散沙一样被日益激烈的竞争浪潮所淘汰。在市场经济竞争的浪潮中，科研事业单位，面临跨越式发展机遇与严峻挑战，要想在自己的领域里占有一席之地，除了拥有一流的技术之外，还有一个重要因素，就是依靠团队建设、发扬团队精神，凝聚起全体员工的聪明才智，才能实现“铸民族科技丰碑、创人类科技文明”的企业愿景。

一、和谐团队的含义

1.和谐、融洽、健康向上的人际关系。公室团队活动的主体是人，和谐的办公室团队首先必须要有一个和谐的人际关系。这种关系主要表现在人与人之间相互尊重、相互理解、相互支持，既有个人自由发展空间、充分展示自己的才华、发挥自己的创造力的平台，又有全员之间的相互配合、团结友爱、互守诚信、相互促进的团队精神。一句话，和谐办公室团队就是要人和，人和出凝聚力、出战斗力、出生产力、出效率。

2.高效、规范、运转有序的工作机制。和谐的办公室团队必须有一个良好的工作秩序，这是衡量办公室团队和谐的另一个重要标准。良好的工作秩序包括：一是规章制度科学实用；二是激励机制科学到位；三是工作成效明显突出。因此，构建政令畅通、运转协调、科学有序的工作机制，是构建和谐办公室团队的重点和目的。

3.和谐、优美、舒心的工作环境。构建和谐的优美环境，形成人与环境的和谐，是构建和谐办公室团队的重要方面。为此，一要改善办公条件，要使办公条件逐步满足社会的发展和工作任务的需要，跟上时代的步伐，特别是要注重办公条件的科技含量；二要搞好办公区域的净化、美化工作，形成一个规范、整洁、优美的学习和工作环境；三要开展丰富多彩的文化活动，如小型多样的文体活动，有教育意义的参观考察活动，符合办公室特点的培训交流活动。打造和谐办公室，建设和谐团队，关键是培养团队精神。

二、办公室团队建设的困境

1.办公室团队成员难以获得持续高昂的士气和战斗力。办公室作为整个单位的综合协调部门，工作服务对象既有所级领导，又有基层部门，还直接接触广大干部职工，工作内容涉及办文、办事、办会、接待、宣传、党务等琐碎事项，任务繁杂且艰巨。

虽然办公室成员是经过领导精心挑选的“精兵强将”，但在这样繁杂的工作环境中，个人的自我成功满足感是非常低的。在个人的需求层次上，自我实现感也非常低，无法体会到强烈的自我归宿满足感，从而导致员工的工作热情的丧失，士气和战斗力都受到一定程度的削弱。

2.办公室团队结构层次不合理。团队成员结构合理，素质互补、学科交叉，资源共享，是优秀创新团队形成与发展的关键。研究所办公室的成员大多为文科生出身，所学专业与本单位的主流专业相差甚远，所以，在这样的背景下，很多办公室员工即使工作多年，对本单位的业务工作还是不甚了解，这大大影响了领导参谋助手作用的发挥。

3.办公室团队人员流动率和流失率高。科研事业是一个有利于优秀人才成长，有利于优秀人才聚集的“人才高地”。这是整个科技队伍的优秀，但由于办公室属于科研生产的外围管理部门，对优秀拔尖人才缺少吸引力，而且即使能吸引到优秀人才，又会由于办公室工作的烦琐和无成就感，无法满足员工个人的自我成就感，从而导致办公室员工流动率和流失率增加，尤其是男性员工和具有理工科专业背景的员工。

三、和谐团队精神的打造与培养

1.建设一支素能优良、团结协作的办公室管理团队，筑起团队成功的基石。团队精神的培养取决于团队的组织者和领导者，实现管理团队的效率必须从两方面下工夫。一方面要加强沟通，增强团队凝聚力。一个团队成员之间由于性格、文化教育、宗教信仰各方面的差异，在工作的过程中，出现误解是不可避免的。沟通能够激发团队潜能，汇聚众人智慧，增强团队凝聚力。这既是团队精神的体现，同时也是人生价值的体现。另一方面要用激励去不断焕发团队成员的工作激情和对团队的认同感。在“以人为本”的时代，只有不断开发新的激励模式，才能促进团队的不断创新，才能激发团队成员的工作激情，才能保证团队从优秀走向卓越。对不同层次需求的员工给予不同的激励手段，这样既能达到激励的最佳效果，又能使成本恰到好处。作为领导，应该懂得如何去激励人，如何使人产生自信，对不同层次需求的人员采取不同的激励方式。

2.制定团队目标，塑造高效团队之魂。打造高效团队，首先要提出团队目标，没有目标，团队就会失去方向。因此，办公室主任要在单位宏观目标与规划的基础上，建立办公室明确的工作目标，并对目标层层分解，同时通过组织讨论、学习，使办公室的每一个人都知道本部门和自己所应承担的责任、应该努力的方向，这是团队形成合力，劲往一处使的。另外，员工最感兴趣的是，达到目标后他能获得什么或提高什么，这也要求我们必须把岗位目标分解与员工职业生涯发展的切身利益结合起来，整合员工的思想与心态，这样制定出来的团队目标对员工才有激励作用，才能把建设优秀团队的基础打牢。

3.建立工作体系和规章制度，健全团队的四肢。办公室的团队建设不仅仅是为了完成单位的目标任务，更是为了培养员工，促进员工的职业生涯发展。因此，建立工作体系，既要让员工齐心协力完成好办公室的工作目标，更要提高每一位员工的职业素质。

建立工作体系首先要明确本单位办公室的主要工作业务内容，明确每一位员工的工作职责和工作内容，然后是规范办公室的工作流程和工作方法，并提出每一项工作的检验标准，最后是列出阶段性计划，即年度、季度、每月、每周的工作计划，最终以书面材料的形式固定下来发给每位员工，并建立相应的制度督促每个员工按时保质完成。

工作体系建立起来之后，与之配套的相关制度和规程也应该建立起来。衡量一个单位的管理是否走上正轨的一个重要标志就是制度、规程是否被单位员工了解、熟悉、掌握和执行，是否有监督和保障措施。让员工熟悉、掌握、并按各类制度、规程办事，不但是保证工作质量的需要，也是满足单位发展和员工快速成长的需要。规章制度的制定要遵循简单化原则，尽量减少管理的中间环节，并根据实际情况及时进行修订和完善，使之行之有效。同时更重要的是，制度的执行重于建立原则，制度的建立往往是相对比较容易的事情，困难的是认认真真，持之以恒的按制度规定做好每一件事。

总之，要在团队内部营造健康向上的学习氛围，树立终身学习的心理念。学习型组织的有效实施，能使员工丰富的家庭生活与充实的学习生活相得益彰。只有加强办公室团队建设，充分激发办公室成员的集体战斗力和学习力，才能真正开创办公室工作的新局面，才能发挥办公室在基层单位中应有的作用。