如何缩短长周期设备的采购时间

□刘广春 韩艳冬 朱新丽

长周期设备采购是管道工程建设中的重要一环，从设备选型到设备正常投入运行等各个环节均存在较大风险，一旦风险控制不当，将导致工期滞后、效益下降，最终致使项目失败。因此，运用科学先进的手段使长周期设备的采购风险降至最小，已成为采购部门关注的重中之重。长周期设备的延迟交货将影响采购方的生产和工程建设，供货方也将按照合同承担相应责任，从而给双方带来严重损失。长周期设备是管道工程建设质量的重要保障，唯有风险控制得当，才能确保设备的高质量，从而保证管道的建设质量。

一、长周期设备的采购时间

管道建设项目涉及的长周期设备主要有泵、压缩机组、锅炉和过滤器等，由于设备制造工艺复杂、采购金额较大，为确保工程项目的技术经济可行，长周期设备的采购工作更应提前进行。长周期设备采购的主要流程为：招标前技术交流→下发请购文件→准备及发售招标文件→技术答疑→开标、评标及定标→上报采购结果并批复→签订采购合同→厂家生产及发运。

根据以上采购流程，长周期设备的采购时间主要由7个部分组成：标前技术交流时间；招标采购时间；评标定标及中标批复时间；合同签订时间；生产制造时间；物流运输时间；到货验收时间。

1.标前技术交流

对于长周期设备采购（如泵、压缩机等设备），一定要重视招标前的技术交流等工作。标前技术交流由设计部、业主、监理单位和使用单位等部门参与，通过与厂家面对面的沟通，可以充分了解厂家的生产技术特点，了解设备能否达到设计要求，以保证技术文件的完整准确。在技术交流后，要与供货商签订技术协议，将交流中确定的技术要点予以充分体现，从而避免后期出现问题而造成对生产时间的影响。

2.招标采购时间

由于长周期设备一般采购金额较大，根据《招标投标法》规定，金额大于100万人民币的物资需要采用招标采购方式。根据规定，采用招标方式采购自招标文件发售之日起至投标截止时间最短不得少于20天，所以一定要重视招标文件的编制，要与设计部门、使用单位共同做好评分标准的制定。尽量减少或避免招标过程中的答疑时间，避免招标时间延期，保证投标截止时间符合规定。

3.评标定标及中标批复

评标委员会根据已确定的评分标准对各厂家的投标文件进行综合评比，按照得分情况进行综合排名，提交评标报告。采办部根据评标报告及时上报请示，待收到批复后及时给中标厂家下发中标通知书。

4.合同签订时间

中标厂商在收到中标通知书后30天内要与采办部签订合同。根据已确定的技术协议和中标结果及时签订合同，合同条款要明确，避免模棱两可，以保证合同履行过程中有据可查。

5.生产制造时间

为抓好合同履行过程中的进度控制工作，采购人员需编制采购实施计划来控制整体进度，需负责设计资料的提交和信息的反馈工作，还需负责监督设备的制造进度，并在项目要求的交货期变化或供应商因故延迟交货时，及时将信息反馈给对方。

6.物流运输时间

长周期设备一般都是超大超宽超重设备，为了保证运输时间，必须在合同签订中明确物流种类，细化运输方式，并要求厂家出具货单证明，尽量减少司机在运输过程中造成的时间损失。同时，应将物流运输作为合同金额的参考，并以违约罚金加以约束。设备发运后，厂家要将发运清单及送货人员联系方式通知采办部，以便采办部可以实时了解运输动态，提前做好接货准备。

7.到货验收时间

采办人员在设备到货时应及时组织相关人员进行验收，对照技术协议认真核对供货是否齐全、设备的规格型号及各项参数是否符合要求。设备随机资料需要与技术协议认真核对，产品质量证明文件、产品说明书、检验报告等资料应完整齐全有效，核对后及时进行归档，验收合格后方可办理入库手续。

二、延迟交货或交货周期长的主要原因

1.可能出现的变更

如果设计部编制技术规格书的时间仓促，可能会导致设备的某些技术参数、设计条件等问题考虑不全面，在供货商制造或设计人员详细设计时发现问题，则会出现变更。如果变更较大，会造成费用增加和交货期的延长，使整个项目陷于被动。因此，需要从源头严格控制可能出现的变更，在严格审查技术规格书的同时，设计人员需要根据自己的专业知识和工作经验，提出可能会出现变更的问题，提醒设计部门注意。

2.重视招标前的技术交流

招标前的技术交流，是设备采购活动中的重要一环。在设备开始招标前，总包商应组织设计部、用户、监理单位和短名单中的厂商进行技术交流，让设计人员充分了解各个厂商的制造能力，在编制技术规格书时也让厂商了解设计部门对设备的具体使用要求，这样可以减少设计和实际生产时可能出现的矛盾，减少可能的变更。

3.中标厂家及时提交设备制造图以供设计审核

招标后要根据综合评比结果推荐中标厂家，确定中标厂家后，要及时下发中标通知书，并及时通知厂家开始进行设备制造图的设计工作。厂商要严格按照已中标的技术要求进行设计，禁止严重偏离技术要求。设备制造图经厂商技术负责人签字后应及时反馈给总包商，由总包商负责组织设计部和监理单位共同进行审核，审核无误后，由负责人签字认可后通知厂家立即按制造图要求开始生产。

4.加强设备的检验和驻厂监造

对于长周期设备的生产制造，建议在合同中约定委托第三方在制造单位进行现场监造。对于采用监造的，必须在监造大纲中明确不同的物资的原材料复检、半成品控制、成品检验。

5.设备吊装及长途运输的影响

长周期设备一般均为工艺制造复杂、超大超宽超重型设备，这就要充分考虑生产制造完毕后物流运输对工期的影响。货物到达现场前，要提前做好吊卸准备，测算货物的体积重量，选择能够适合吊卸设备的吊车，严格按照吊装操作规程进行，避免装卸过程中对设备造成损坏。

三、延迟交货或交货周期长的主要解决措施

1.采购订货前，要求设计部门在初设阶段提出详细的制造工艺设计

详细的工艺设计是对设备生产最好的支持性文件，这就要求设计部门在初设阶段提出详细完整的技术文件，保证生产厂商能够完全了解现场使用条件，从而生产出合格的产品。

2.选择有资质的制造厂，设计及制造一并发包，统一管理

由于长周期设备一般都是压力容器类或者特种类设备，这就要求生产商必须具有合格有效的生产资质。根据生产厂商的制造业绩，可以由设计部提出详细的技术要求，由生产商根据要求进行设计工作，可以确保设备在设计制造阶段最大限度的节省时间。

3.进行第三方监造，实时监督制造进度，严格按照生产节点进行监督

为保证生产厂商严格按照生产节点生产，必须要委派有资质的第三方监造人员进行现场设备监造，要求生产厂商严格按照已承诺的制造节点生产，遇到问题及时和委托方沟通，及时解决问题，保持生产的连贯，避免出现生产商订单多而排队生产的情况出现。

4.要重视出厂验收前的工作，避免设备到现场后发现问题进行返修

设备生产完毕后，一定要重视出厂检验工作，检查设备是否满足使用要求、是否达到设计的技术要求。如在出厂检验阶段发现的设备问题进行解决，比在货到现场后发现问题进行解决要省时省事。

5.设备装卸及运输过程的注意事项

由于长周期设备大部分为超大超宽超重设备，这就要求设备在吊装发运过程中必须做好准备工作。如吊车的吊装能力能否满足要求、设备的吊耳等是否考虑周全、长途运输过程中的路线选择、卸车过程中须注意的事项等，采办部均要提前考虑，做好准备工作，防止装卸及物流过程影响施工进度。

6.重视到货设备的质量验收

采购人员要在设备到货时及时组织相关人员进行验收，对照技术协议书认真核对供货是否齐全、设备的规格型号参数是否符合要求。到货时如发现设备有明显的锈蚀、外观破损等质量问题，应立即要求供应商解决，避免到货设备影响现场生产进度。