用Co rem ail邮件系统组织会议不再烦

■马汉

用Co rem ail邮件系统组织会议不再烦

■马汉

最近，负责行政工作的小陈开始忙碌起来，“因为接下来内部的会议非常多，按照往年的惯例，组织会议将非常费时。”

销售经理小华也有同样的烦恼，“销售人员经常出差，组织一次会议，前前后后要打几十个电话，发几十封短信和邮件，才能确定开会时间并通知到位，工作效率实在太低了！”

关于组织会议的问题，其实用户都可以通过邮件系统完成的，只要一分钟就能快速组织会议，无需烦恼！

据介绍，盈世Coremail的协同办公体系提供了“会议管理”功能，组织者只要给与会者发送一封“会议邀请”邮件，注明会议的主题及内容，就可以坐等所有与会者的反馈。

由于“会议邀请”邮件的格式与其他邮件格式完全不同，所以与会者很容易区分，并做出“同意”或“拒绝”的回复，再也无需复杂、繁琐的流程，可以极大地提高组织会议的效率。

然后会议组织者就可以根据反馈情况，知道有多少人能够参会，及时做好会议安排，或重新确定会议时间。

此外，Coremail邮件服务器软件的“会议管理”非常智能，组织者发送“会议邀请”时，点击“添加会议室”就可以预定会议室了，无需另外登记，更无需到会议室门口张贴时间表。

只需要一封邮件就可以组织会议、预定会议室，简单又方便，不仅可以帮助员工提高工作效率，而且可以帮助企业高效管理会议室资源，真是一举两得！

最值得一提的是，开会前，会议组织者再也不用频繁奔走，或者电话通知与会者。因为只要组织者发起“会议邀请”邮件时，勾选提醒选项，那么Coremail邮件系统就会自动发出邮件提醒。而且，邮件提醒的时间可以自主设置，例如选择提前10分钟、20分钟或其他时间，以便提前通知与会者做好准备。

“如果销售人员出差在外，不能时时刻刻在电脑前查看邮件，怎么办”，销售经理小华的担心不无道理。但其实与会者只要使用CoremailPush，把日程提醒推送到手机、平板电脑等移动终端，就可以随时查看会议、日程等信息。此外，Coremail Push可以把日程直接推送到手机内置的日历本上，那么用户查询日程的时候就会很方便。

“Coremail邮件服务器软件的设计实在太人性化了”，负责行政工作的小陈表示，与同事约定时间、提前通知同事开会是最繁琐的流程，“想不到现在通过邮件系统就可以完成，我相信可以大大提高工作效率。”