监理日记在国家投资项目验收中的作用

王演达

（中航工业沈阳发动机设计研究所，沈阳 110015）

0 引言

对于国家投资航空工业的大型技改项目来说，投资大、项目多、内容复杂。因此档案收集管理是项目管理的重要工作之一。项目实施阶段是建设过程的主要阶段，该阶段档案宏观归档控制和微观实体管理都有一定难度，很难避免“归档文件收集不全”“文档工作滞后于工程实体工作”“个别施工单位无法完全做到保证施工文件的及时性、真实性、准确性”等诸多问题。根据多年的技改管理工作和监理工作经验总结出，在项目实施阶段档案收集工作中，抓好监理工作，记好监理日记，对项目实施阶段档案收集管理，特别是国家对投资项目的档案验收，财务审计，以及国家对建设项目的竣工验收等工作起着至关重要的作用。

1 项目实施阶段监理主要工作

项目实施阶段监理单位受建设单位委托，对建设项目实施全过程的控制与管理，即“三控两管一协调和安全管理（投资、进度、质量和安全控制、合同管理、信息管理、组织协调）。由于监理工作的重点在施工现场，掌握项目实施阶段全过程的第一手资料，并根据工程特点及规范要求，完成全过程的监理记录，形成自身的一套管理方法和档案。这包括编写项目监理规划，项目监理实施细则，施工组织设计施工方案的审查批准，分包单位的审查资质，主持监理工作会议，签发项目监理机构的文件和指令，审定承包单位提交的开工报告、施工组织设计、技术方案、进度计划；审查和处理工程变更；工程签证；拨付工程款控制及参与工程决算，主持或参与工程质量事故的调查，建设全过程的安全管理。调解建设单位与承包单位的合同争议、处理索赔、审批工程延期。编写监理月报、监理工作阶段报告、专题报告和项目监理工作总结。审核签认分部工程和单位工程的质量检验评定资料，审查承包单位的竣工申请，组织监理人员对待验收的工程项目进行质量检查，参与工程项目的竣工验收。主持整理工程项目实施阶段施工档案和监理档案，监理日记既是项目实施过程中所形成的档案，又是监理日常工作的记录，同时是一本监理过程管理的总台账。

2 项目实施阶段监理日记的内容

监理日记是项目实施阶段的日常工作，多年来据我看到的和所了解的情况，大多数项目监理机构对监理日记的书写非常不认真、不及时，监理日记的编写非常不规范、不详细，滞后于工作的现象经常发生，日记内容不连续，造成记录的丢失。体现不出来监理工作的详细情况，不能通过监理日记反映出监理工作重点及内容。特别是日后在形成档案阶段去补写日记，极易造成档案的不真实，经常与施工档案内容以及时间出现偏差现象。因此对项目施工阶段监理日记书写要提高认识，主要应包括以下内容；1）气象情况；2）主要施工项目进度情况；3）当日材料进场情况及使用情况；4）主要分部分项工程质量情况；5）存在主要问题及处理措施；6）其他记事内容。

3 监理日记的编写方法

3.1 气象情况

主要通过日记对天气情况的统计和记载，真实地反映出项目实施阶段天气变化，以及由于气象变化在实施技术上、组织上、进度控制上采取哪些措施进行应对。

3.2 进度情况

要详细的记载已审批过的施工组织设计中进度计划，由于天气、人员、机械设备、材料供应、施工组织、设计更改等因素的影响，如造成计划进度拖延的情况下，项目监理机构采取哪些技术措施和协调手段，来实现进度按照原计划得以实现。

3.3 材料进场情况及使用情况

根据项目进行，及时了解材料供应商的信息，核查进场材料、设备、构配件的原始凭证、检测报告等质量证明文件及其质量情况，并对特种材料生产资质进行审查。根据实际情况对进场材料、设备、构配件进行检验，合格时予以签认；需复试的材料，根据取样方法进行取样复试，以上工作均应及时填写验单，并在日记中做好记录。

3.4 主要分部分项工程质量情况

主要分部分项工程验收及隐蔽工程验收；对承包单位施工过程中出现的质量缺陷下发《监理工程师通知单》，要求承包单位整改，并检查整改结果。对不合格的工序及隐蔽工程拒绝签认，在巡视和旁站等监理工作中，发现问题及时指出并有权要求承包单位整改。以上内容除了根据“规范”要求需要填写档案表格外，非常重要的一点是在日记中作好详细记录。

3.5 存在主要问题及处理措施

这里主要包括进度情况，原材料进场情况，质量情况，投资情况，安全情况等。在实施阶段发现的各种问题以及处理方法，如：进场材料不合格、材料复试结果不合格、供应不及时已影响到施工进度；巡视或旁站中发现不按法律、法规、规范、规程及质量标准进行施工的；未按图纸施工，存在质量通病隐患情况；资金不到位影响下一步工作开展；安全及文明施工存在问题的等。通过技术手段及管理方法及时填写通知单，形成监理档案记录并在监理日记中做好记录，以防止工程竣工验收时施工档案丢项及丧失真实性。

3.6 其他记事内容

主要是记录项目实施过程中合同管理、信息管理、组织协调及建设单位与监理单位间的往来文件记录，同施工单位在管理上往来的记录，并将所有往来文件和施工记录的编号写在日记中，通过各项记录以保证项目在建设过程中所形成的档案。在日期上和工作顺序的真实准确性，便于日后各项档案编制整理，防止过程文件丢失，为档案查找及各项验收时提供依据。

4 监理日记在档案管理和验收中的重要性

多年来在经过技改管理工作和监理工作经验，以及协助国家投资大型技改项目的国家档案验收，笔者深感监理日记在项目实施阶段的档案管理中起着重要的作用，尤其是对大型技改建设项目而言，因工程量复杂、内容多、涉及面广，所形成档案资料数量相当大，监理日记是项目实施阶段全过程的真实记录。在项目竣工后国家档案验收时，监理日记起着重要作用，也是档案验收的一条主线。因为在档案验收时，监理日记具有以下特性，对档案验收有着非常大的帮助：1）监理日记具有及时性、准确性、真实性；2）在项目验收时可以通过监理日记了解项目建设全过程的真实情况；3）监理日记记录的全面就能通过它来反映出施工记录和档案的真实程度；4）能体现项目实施阶段施工档案的全面性、真实性和时效性；5）监理日记记录的全面就能避免“归档文件收集不全”的问题；6）监理工作与监理日记要保持同步，就能有效的防止施工档案工作滞后于工程实体工作现象的发生。

5 监理日记在财务审计中的作用

国家对项目进行财务审计时，通过监理档案和监理日记的记录，全面展现出项目资金的使用情况，以及设计变更现场签证等相关费用支出，这些是财务检查审计的重点。在施工阶段对工程造价的控制主要是在施工过程中的设计变更和现场签证的控制，它不仅关系到施工进度和工程质量，对项目工程造价的控制有着直接的关系。由于设计变更和现场签证而调整的工程造价占整个单位工程竣工结算的比例非常大，尤其在国家投资技改项目工程中所占比例更大，同时又因为设计变更和现场签证发生在施工过程，牵涉内容广，构成原因复杂，难以确定造价等因素。设计变更和现场签证的管理是施工阶段控制工程造价的重要工作。这就要求监理工程师在投资控制管理中，详细记录好资金的拨付使用及设计变更和现场签证。为国家对项目验收时通过监理档案、监理日记了解更多内容。

6 结语

国家投资技改项目，在实施阶段签订的监理合同时，应将档案工作纳入合同管理中，与监理工程管理流程，与业务程序捆绑，以解决档案部门不能及时收集的问题，档案管理人员对项目档案实行定期的节点控制，最终解决影响技改项目档案管理的瓶颈。这一管理模式实现了档案工作在技改项目中的准确定位，为提升档案部门监理单位在国家投资技改项目建设的参与度和融入度，仍有待我们更进一步的经验凝练和实践创新。