浅议办公自动化对档案管理的促进作用

杜建民 庞海萍

（1.水利部水利水电规划设计总院，北京 100120；2.江苏省水文水资源勘测局南京分局，江苏南京 210029）

1 办公自动化与档案管理的关系

在信息化的大环境下，为了高效处理单位各项事务，采用办公自动化进行管理是大势所趋。办公自动化（Office Automation，简称 OA）是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。通过实现办公自动化，或实现数字化办公，优化管理组织结构，在提高办公效率的基础上，可增强协同办公能力，实现提高决策效能的目的。

档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动称为档案管理。档案管理系统，通过建立统一的标准，规范整个文件管理，构建完整的档案资源信息共享服务平台，支持档案管理全过程的信息化处理，包括：采集、移交接收、归档、存储管理、借阅利用和编研发布等。随着档案管理现代化的发展，还将对档案管理工作的结构产生新的影响。档案管理的最终目的是提供档案信息为社会实践服务。

办公自动化是档案形成的过程，档案是办公自动化的结果，从档案学角度看，文件实质是一种信息，这种信息要具备真实性和可靠性，而目前的办公自动化技术已经可以在信息分散处理过程中，真实记录和反映文件产生的整个过程，并可通过技术手段准确地将文件归入相应的档案数据库中，形成电子档案。

2 办公自动化环境下电子文件的形成过程

我们水利水电规划设计院办公自动化应用较早，办公自动化环境下公文办理分为收文和发文两种：收文分为上级来文和其他单位来文；发文分为本单位对内发文和对外单位发文。在实践中我们通过以下流程得到电子文件档案。

2.1 收文处理

（1）对收文进行分类和编号。来文分为A（上级来文）、B（其他单位来文）、C（其他部委来文）三类，收文文书按来文单位的不同和时间顺序进行分类和编号，为文件上传和以后的文件查询提供方便。

（2）扫描纸质文件。扫描是纸质文件电子化的一种方法，是电子档案形成的过程。扫描时应注意分辨率的设置，要使文稿达到整齐、清晰的效果。

（3）登记上传。在办公自动化系统的收文管理模块中进行文件登记，包含来文单位、文号、文件名称（标题）、时间、编号、是否涉密等，并将事先扫描好的文件作为附件粘贴上传。此时，纸质文件已转化为电子文件。

（4）文件流转。按照办公系统设置好的程序，将文件逐级流转，流转过程中系统将自动记录相关信息到收文处理单中，包括领导批示、意见处理情况、流转人签名及流转时间等。流转结束后由收文文书将收文处理单打印输出，连同纸质文件一并交予主办部门的文书人员，以便日后进行纸质文件归档。流转结束后的电子文件及流转信息自动保存在办公自动化系统的服务器中。

2.2 发文处理

发文处理包括拟稿、核稿、会签、签发、排版、印刷等环节。拟稿人在办公自动化系统的发文模块下进行拟稿，经部门领导核稿后，提交相关部门或人员进行会签，再由单位负责人签发，最后经发文文书排版后印刷。发文流转过程中，办公自动化系统将自动记录修改痕迹、会签人员、会签意见和日期等相关信息到发文稿签中，同时也包含了标题、文号、成文日期等重要信息。流转结束后，由发文文书将打印出的发文稿签和发文底稿及红头文件一并交予主办部门文书进行纸质文件归档。流转结束后的电子文件及发文稿签存储在办公自动化系统的服务器中。

2.3 数据转换

由于保密的需要，档案管理系统需在内网上运行，而办公自动化系统大多在互联网上运行。因两个系统分别由不同的软件公司开发，两者是相互独立的，没有实现真正的一体化。因此，在办公自动化系统中形成的所有可以成为档案存档的文件信息不能直接进入到档案管理系统中，但此时档案管理员只需通过刻录光盘，就可以将存储在办公自动化系统服务器中的电子文件快速、准确地导入到档案管理系统的文件库中，这为归档提供了方便，为最终形成档案奠定了基础。

3 办公自动化对档案管理工作的作用

3.1 实现了资源共享

在办公自动化环境下形成的电子文件可以直接转入到档案系统的文件库中，转换过来的电子文件包含了标题、文号、成文日期、责任者等完整的背景信息，档案管理人员直接在未归档的文件库中选择要归档的文件，对其进行简单的编目和整理，就可完成电子文件的归档工作，从而省去传统纸质文件数字化归档需要经过扫描、录入等繁琐的操作程序，实现一次输入，多次利用，减轻了档案管理人员的劳动强度，提高了归档效率，节约了人、财、物支出成本，为档案及时归档提供了条件。

3.2 保障了信息的真实性和完整性

在办公自动化环境下形成的电子文件，不仅包含了文件主体，而且包含了流转过程中所记录的各种背景信息和要素。如：收文登记处理过程中的经办者、签阅者、签阅意见、办理情况等；发文处理过程中的起草者、核稿者、会签者、签发者及会签意见、修改痕迹、签发意见等。这些信息均通过数据转换，一并归档，确保了档案信息的完整性、可追溯性。

3.3 有利于档案的查询和利用

无论是在办公自动化系统下形成的电子文件，还是归档之后形成的电子档案，都可以通过系统实现查询、浏览、打印等功能。特别是形成电子科技档案后，可以充分发挥电子档案不同于纸质档案的优势条件，在方便浏览、查询的同时，还可以直接进行复制、编辑等操作，甚至可直接向使用者提供，既避免了传统借阅方式因频繁借阅对纸质档案造成的影响，又提高了档案的可利用性和快捷性。

3.4 为现代档案管理创造了条件

传统档案通常是以“卷”的形式整理成册和归档的，一个卷中包含多个相关的文件，这种归档形式的缺点是不利于查询和借阅。现代档案管理正逐步由“卷”向“文件”转变，而由办公自动化系统形成并转换过来的电子文件，经稍加整理后既可以“卷”的形式形成电子档案，也可直接以单个“文件”形式形成电子档案，从而为现代档案管理创造了条件。

4 问题分析及思考

4.1 存在问题

一是数据转换不够完整。以收文为例，转入到档案库里的收文，有少数只能看到标题，而且打不开附件（文件主体），不能看到文件的具体内容，不得不再次对纸质文件进行重新扫描，再次上传。经分析，主要原因是办公自动化系统和档案管理系统系不同的软件公司所开发，二者之间数据接口采用的库表结构标准不统一。

二是系统运行稳定性有待提高。以办公系统的发文为例，在文件流转、会签的过程中，存在个别附件丢失的现象，导致转到档案库里的文件信息不全。经分析，主要是因为办公系统的软硬件匹配存在问题，导致系统运行的稳定性不高。

4.2 建议

一是选择由同一个软件公司开发的办公自动化系统和档案管理系统，或选择办公自动化系统和档案管理系统高度一体化的产品，以便系统之间数据能顺利衔接。二是协调办公自动化系统的软件商和档案管理系统的软件商，统一数据接口库表结构和标准。三是加强系统的维护管理，针对问题，查找原因，不断完善系统。